Закон служебная командировка
Служебная командировка
Неизбежной частью рабочего процесса многих организаций являются командировки. Причем в этом процессе участвует не только сотрудник, который командируется организацией, но и кадровая служба.
Кадровая служба является тем органом, на который ложится основная работа по документальной подготовке. Однако перед тем как перейти к оформлению документов, попробуем ответить на некоторые вопросы. Что такое командировка? Какова ее максимальная продолжительность? Кого можно отправлять в командировку?
Что такое служебная командировка
Служебной командировкой называется поездка работника на некоторое время для выполнения служебного задания, полученного по распоряжению руководителя, вне постоянного места работы. Служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, носящей разъездной характер. Об этом говорится в ст. 166 ТК РФ. Командировкой также является ситуация, когда сотрудник головного офиса едет в подразделение или филиал, которые находятся в иной местности. Цель служебной командировки определяет непосредственно служебное задание, которое получает сотрудник и которое оформляется в соответствующих документах.
Поездки водителей, экспедиторов, курьеров, работа которых осуществляется в дороге или имеет разъездной характер, командировками также не считаются. Но это совсем не означает отсутствие необходимости возмещения таким сотрудникам расходов, связанных с их служебными поездками. Так, ст. 168.1 ТК РФ гарантирует работникам соответствующих специальностей возмещение:
В любой организации должны быть соответствующие документы: коллективный договор, нормативные акты или дополнительные соглашения, которые будут регулировать данный список работ или должностей сотрудников.
Кого по законодательству можно отправить в служебную командировку
В соответствии с определением слова «служебная командировка» в командировку должны направляться только те сотрудники, с которыми заключается трудовой договор.
ТК РФ четко регулирует вопрос: кто не может быть отправлен в командировку. К соответствующей категории граждан относятся:
Согласно Трудовому Законодательству РФ есть исключения: спортсмены, сотрудники СМИ, работники цирков, театров, концертных организаций и т.д.
Действующий ТК РФ четко выделяет категории граждан, которых работодатель имеет право отправить в служебную командировку, но при одном и важном условии: данные лица не имеют запрета с медицинской точки зрения на соответствующие поездки, а также лично дали в письменной форме согласие отправиться в командировку, о чем говорится в ст. 259 ТК РФ.
К таковым можно отнести следующие категории граждан:
Срок командировки
Срок командировки регулируется в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Положение о служебных командировках утверждено в Постановлении Правительства РФ от 13 ноября 2008 № 749. В соответствии с ним срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.
День отправления любого транспортного средства, которое использовал командированный сотрудник, является датой выезда в командировку, а день прибытия данного транспорта на постоянное место работы – датой приезда из командировки. Есть один нюанс: если сотрудник выехал в командировку до 24 часов включительно, то будут считаться текущие сутки, а начиная с 0 часов и позже – последующие сутки.
Служебная командировка может продолжаться неограниченное количество времени, поскольку ни максимальный, ни минимальный сроки служебной командировки нигде не установлены.
Как оформить командировку в 2018 году: инструкция с образцами документов
Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.
В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.
Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.
Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:
Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.
К ним относятся:
Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.
Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.
Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.
Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.
Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.
Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.
В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.
Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.
Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.
Документы для командировки
Обязательные
С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:
Дополнительные документы
Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:
Внимание! Закрепить применение данных документов можно, например, в положении о командировках сотрудников.
См. Как оформит служебное задание на командировку, скачать бланк.
Как оформить командировку сотрудника в 2018 году: инструкция для бухгалтера
Шаг 1. Составить приказ на командировку
Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.
Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.
Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.
Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.
Шаг 2. Выдать деньги подотчет
При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.
Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.
Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.
При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.
Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.
См. подробнее – Суточные при загранкомандировках в 2018 году нормы и учет.
Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)
Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.
Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.
Как правило, в журнал включаются следующие сведения:
Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.
Шаг 4. Оформить и сдать авансовый отчет
В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.
Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.
К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:
Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.
Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)
Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен приходный кассовый ордер.
По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.
Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.
Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)
Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по расходному кассовому ордеру.
Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:
Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.
Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.
Можно ли отправить сотрудника в выходной день
Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.
Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.
Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Закон определяет, что ежегодный оплачиваемый отпуск — это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.
Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.
Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:
Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в график отпусков. Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.
Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать — пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.
Как оформить командировку в 2017 году
Деятельность фирмы затрагивает часто многих контрагентов, которые могут находиться в иной местности, чем местонахождение компании. Чтобы с ними взаимодействовать, организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных производственных целей в служебные поездки. Необходимо правильно производить оформление командировки, чтобы в дальнейшем у фирмы не было проблем.
Изменения по командировкам с 2015 по 2017 года
До 2015 года действовало старое Постановление по регулированию командировок, которое было отменено вступлением в силу новых норм права.
Введенные новшества в большей степени направлены на снижения объема обязательно оформляемых документов при направлении в служебные поездки.
Теперь хозяйствующий субъект самостоятельно решает, какие именно документы он будет составлять во время направление командировки. Свое решение по документообороту он должен закрепить в Положение о командировках и других локальных актах предприятия.
Обязательные документы:
Не обязательные документы, которые оформляются по усмотрению организации:
В связи с этим еще одним изменением стал порядок определения суточных по командировкам. Если организация не применяет командировочное удостоверение, то она должна определять время убытия и прибытия сотрудника, а также длительность командировки в днях, по представленным им документам оплаты проезда, квитанциям оплаты за жилье, чеков на приобретение топлива и т.д.
Кого нельзя направить в командировку
Как правило, служебная поездка считается выполнением работником его обязанностей. Поэтому в обычных условиях он не может отказаться от нее. Однако, законодательством закреплены случаи, когда направление в командировку нельзя оформлять определенным категориям людей.
В командировку отправить нельзя следующих работников:
Данных сотрудников запрещается отправлять в командировку, даже если от них будет получено письменное согласие.
К ним относятся:
Когда кадровые специалисты осуществляют оформление командировки данных категорий сотрудников, письменное согласие, получаемое от них на поездку, обязательно должно содержать информацию, о том что они уведомлены о своем праве на отказ от нее.
Часто встает вопрос у специалистов, когда оформляется командировка внутреннего совместителя. Их можно отправлять в командировку. Однако проблема возникает при отражении времени командировки на втором месте работы.
Длительность служебных поездок
Период командировки определяется руководителем компании самостоятельно, исходя из возникшей производственной необходимости. Он должен быть отражен в изданном приказе на командировку, а если составляется служебное задание, то и в этом документе тоже.
При этом в связи с возникшими обстоятельствами длительность поездки может либо сокращаться, либо продлиться на определенное время. Для этого также необходимо издание письменного распоряжения руководства фирмы.
Ранее действующие нормы права определяли максимальный период командировки в 40 дней, не считая времени, затраченного на путь. Также было закреплено, что командировка должна была быть больше одного дня.
Но вступившие в силу новые Постановления Правительства, в соответствии с которыми в настоящее время регулируются командировки, отменили действия этих нормативов и не ввели новые сроки. Поэтому сегодня нигде не закреплена минимальная и максимальная продолжительность служебной командировке на законодательном уровне.
Как оформить командировку сотрудника в 2017 году
Шаг 1. Оформить приказ о направлении в командировку
При оформлении приказа можно использовать стандартные формы Т-9, Т-9а, либо применять фирменный бланк, в котором текст распоряжения излагается в свободной форме.
До 2015 года основанием для оформления приказа служило предварительное составленное служебное задание, реквизиты которого нужно было вписать в соответствующую строку документа. Теперь же в качестве основания можно использовать распоряжение руководителя, служебную записку и т. д., либо вообще оставлять это поле пустым.
Работник, на которого оформляется приказ, должен ознакомиться с ним и поставить свою подпись.
[vc_btn title=”Как оформить приказ приказ на командировку по форме Т-9?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fkomandirovka%2Fdoc%2Fprikaz-na-komandirovku.html||target:%20_blank|”]
Если сотрудник для поездки использует собственный либо служебный автотранспорт, это также необходимо отметить путем включения соответствующей строки в имеющийся приказ, или издания нового в свободной форме.
Шаг 2. Выдать денежные средства
Если работнику предстоит служебная командировка, то ему необходимо получить в кассе денежный аванс на оплату проезда, проживания в месте назначения и прочих незапланированных расходов, а также суточные за каждый день пребывания в поездке.
Для оформления выдачи денежных средств из кассы применяется расходный кассовый ордер. Размер финансирования всех этих расходов должен быть закреплен в локальном акте компании.
В качестве основания для выдачи денежных средств является приказ на направление в командировку. Кроме этого, работник сам может составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат, то она должна быть утверждена руководителем компании.
При выдаче денег необходимо учитывать следующее:
Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если необходимо)
Если это закреплено в локальных актах компании, то в оформление командировки входит составление командировочного удостоверения. В зависимости от применяемой формы, в нем могут указываться задание на командировку, отчет сотрудника о работе, производится расчет суточных.
Также в бланке есть место для проставления печатей о прибытии и убытии на место поездки. Однако, их проставление теперь не является обязанностью, и если они не проставлены, нарушением это являться не будет.
Необходимость в ведении журналов уезжающих в поездку сотрудников теперь отменена. Однако организации могут это делать в добровольном порядке. Для этого им нужно установить форму журнала, порядок его ведения в локальных актах.
Обычно, журнал содержит такие графы:
[vc_btn title=”Как оформить командировочное удостоверение?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fkomandirovka%2Fdoc%2Fkomandirovochnoe-udostoverenie.html||target:%20_blank|”]
Шаг 4. Сделать отметку в табеле рабочего времени
После того, как сотрудник был отправлен в служебную поездку необходимо отметить время его отсутствия в табеле учета рабочего времени. Для этого применяется код “06” либо буквенное обозначение “К”.
Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет
В срок трех дней с момента возвращения из поездки, работник обязан составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это выполняется при помощи стандартной формы АО-1.
Если это закреплено в локальных актах, то вместе с авансовым отчетом сотруднику также необходимо предоставить отчет о проделанной в поездке работе. Это можно сделать в произвольном виде, на форме, разработанной в компании, либо использовать графу 12 бланка служебного задания (форма Т-10а), если он входил в оформление командировки.
К авансовому отчету нужно прикрепить документы, подтверждающие произведенные расходы. К ним относятся:
Шаг 6. Возврат неиспользованных средств в кассу (если остались)
Если во время поездки работником была потрачена не вся сумма, то ее остаток он обязан внести в кассу в течение 3 дней с момента подачи им отчета. Операция оформляется приходным кассовым ордером.
Закон дает право работодателю удержать из зарплаты невозвращенную сумму, но это можно сделать только в течение месяца с момента истечения срока на добровольный возврат. По прошествии месяца удержать деньги можно только через суд, оформив иск на возмещение ущерба.
Шаг 7. Компенсация перерасхода денежных средств (при необходимости)
Если работник израсходовал в поездке больше денежных средств, чем ему было выдано, в первую очередь нужно проверить его авансовый отчет, и если превышение трат было вынужденным, произвести выплату перерасхода из кассы, оформив расходный кассовый ордер.
Для определения обоснованности перерасхода нужно определить следующее:
В противном случае работник имеет право обратиться в суд не только за взысканием долга, но и за получением процентов. Если у предприятия нет возможности выплатить всю сумму сразу, то лучше составить соглашение между сторонами с указанием сроков погашения долга.
Можно ли продлить или перенести служебную поездку?
Законодательство не устанавливает запрет на продление срока уже имеющейся командировки, либо переноса будущей, на которую уже оформлены все необходимые документы. Но в то же время, нигде не содержится четких указаний о том, как именно это нужно оформить.
Если необходимо произвести продление командировки, правильнее всего это сделать путем издания такого приказа. Он оформляется в произвольной форме (стандартного бланка на такой случай не разработано), и должен содержать причину, по которой производится продление, и новый день завершения.
Также во все документы для командировки вносятся исправления — неверная дата зачеркивается одной чертой, и сверху надписывается новая.
И, наконец, работодатель обязан рассчитать суточные за дни продления, а также расходы на проживание, и перечислить эту сумму работнику. Закон запрещает обязывать работника использовать на эти цели личные имеющиеся средства, даже если они будут потом возмещены.
Перенос сроков командировки также должен быть оформлен дополнительным приказом в произвольной форме. В него включается причина переноса, а также новые даты начала и завершения поездки. Их же необходимо внести во все оформленные командировочные документы, путем зачеркивания старого значения и указания нового.
Можно ли совместить отпуск с командировкой?
По закону ежегодный отпуск — это период, на который работник полностью освобождается от выполнения любых рабочих обязанностей. Поэтому, если возникла необходимость произвести оформление командировки по время отпуска, сначала необходимо произвести отзыв из отпуска.
Необходимо помнить, что ТК устанавливает случаи, в которых произвести отзыв из отпуска невозможно. Также необходимо получить от работника письменное согласие.
Пошагово это оформляется следующим образом:
- Создать приказ об отзыве сотрудника из отпуска;
- Получить его согласие путем проставления на приказе фразы «Не возражаю»;
- Создать приказ о направлении в командировку;
- Выдать денежные средства (суточные, на покрытие предстоящих расходов).
- женщины с детьми до 3 лет,
- женщины с медицинскими запретами на командировки,
- родители, в одиночку воспитывающие ребёнка в возрасте до 5 лет,
- иностранные работники,
- инвалиды с медицинскими запретами на командировки.
- наименование работодателя,
- фамилия имя и отчество командируемого,
- цель, место, сроки командировки.
- проездные билеты;
- квитанции об оплате услуг по найму жилья;
- кассовые чеки и прочее.
Нужно учесть, что такая процедура как отзыв, требует обязательного внесения изменений в график отпусков. Поэтому необходимо с работником сразу обсудить, когда он возьмет оставшиеся дни отдыха. Если он хочет продолжить отдыхать после выполнения обязанностей, придется снова произвести оформление отпуска.
Отправляем сотрудника в командировку
Командировка — это не праздная поездка, а путешествие, вызванное производственной либо служебной необходимостью. Следовательно, сотрудники должны понимать поставленные перед ними цели и успешно выполнить все задания. Кроме этого, компенсация расходов на транспорт и проживание требует подготовки отчётов. Уметь составлять их должен каждый человек, в должностные обязанности которого входят командировки.
Что значит служебная командировка
Работодатель даёт задание направить сотрудника выполнить поручение в каком-либо отличном от рабочего месте в течение некоторого срока, а работник отправляется выполнять поручение — это точное описание служебной командировки. То есть такая служебная поездка подразумевает, что сотрудник в течение заданного срока будет выполнять какое-то вполне определённое задание вне своего рабочего места. Рабочим местом при этом считается то подразделение (филиал, офис), где сотрудник компании ежедневно выполняет свои должностные обязанности.
Если обязанности работника осуществляются в разъездах, то командировкой они не считаются. И также не является служебной командировкой поездка к месту работы вахтовым методом. А вот направление сотрудника выполнить свои обязанности в филиал компании или подразделение в другом городе будет служебной командировкой. И для работающих дистанционно вне рабочего места работодателя сотрудников (Письмо Минтруда России от 09.06.2017 № 14–2/ООГ-4733), а также надомников, выполняющих свою работу на дому, поездка в головной офис является служебной командировкой.
Дистанционная работа выполняется в месте, отличном от организации работодателя. А надомная работа выполняется в рамках трудовых отношений на дому, то есть, как и для выполняемой дистанционно, рабочее место и головной офис не совпадают.
Консультант плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100042#0
Отправка сотрудника на учёбу от предприятия также является командировкой.
Важно, чтобы работодатель письменно распорядился об отправке сотрудника в командировку. Для этого обычно издаётся приказ или распоряжение. Не менее важно, чтобы отношения работника и компании были официально оформлены, то есть сотрудник был именно трудоустроен, а не трудился в рамках, например, договора подряда. Как долго работник будет пребывать в командировке, и что именно он там будет делать — зависит от содержания задания на поездку.
Служебная командировка отличается от служебной поездки своими целями. Командировка предполагает решение сотрудником рабочих вопросов в месте, отличном от постоянного места работы. Например, требуется заключить договор с организацией, которая находится в другом городе. Или работник направляется для выполнения ремонтных работ оборудования заказчика или консалтинговых услуг сторонней компании. И если сотрудник направляется в филиал организации для выполнения своих должностных обязанностей — это тоже служебная командировка.
Служебная поездка же предусматривает выполнение должностных обязанностей сотрудником в процессе разъездов. Например, сопровождение груза в пути следования, выполнение рейса на маршрутном автобусе — это служебные поездки.
Для штатного водителя поездка в другой город будет считаться служебной поездкой, а для пассажира — командировкой
Что гарантирует закон о труде
Направляя коллегу в командировку, компания гарантирует, что за ним сохранится занимаемая должность и зарплата. В период командировки работнику выплачивается средний заработок.
Сотруднику, отправляемому в командировку, оплатят проезд к месту назначения, компенсируют плату за проживание и возместят все расходы по проживанию вне дома (суточные), а также другие разрешённые руководством расходы (услуги связи, например). В течение всего срока командирования и времени в пути (и вынужденные задержки) за работником сохраняется средний заработок по графику, установленному на постоянном месте работы. Выход на работу в выходные и праздничные дни во время командировки оплачивается по законодательству.
Кого отправим в командировку
Оформляя командирование, следует проверить саму возможность отправки конкретного должностного лица. Действительно, отправлять беременных женщин и лиц моложе 18 лет вы не можете, даже если работники с этим согласны. Правда, к людям творческих профессий и спортсменам (даже если они моложе 18 лет) это ограничение не относится.
Есть категории работников, которых можно отправить в служебную командировку только с их письменного согласия. Это:
Можно ли отказаться от командировки
Те работники, которых возможно командировать с их согласия, могут легко отказаться от поездки, составив служебную записку (в произвольной форме на имя руководителя). Всех остальных сотрудников можно направлять, не интересуясь их желанием.
Если есть производственная необходимость, любого работника без учёта согласия можно отправить в командировку. С другой стороны, в компании может действовать внутреннее положение о командировках, в котором нужно чётко описать ситуации, когда и при каких обстоятельствах сотрудник может отказаться от командировки.
Некоторых работников можно направлять в командировку только с их письменного согласия, остальные обязаны подчиниться соответствующему приказу руководства
Как рассчитать срок командировки
Длительность командировки определяется поставленными руководством задачами, какие бы то ни было рекомендации по определению сроков командировки отсутствуют. Определить её необходимо, чтобы рассчитать сумму, выдаваемую командируемому специалисту. Командировка, кстати, может длиться и один день.
Время на дорогу засчитывается в общий срок, но есть пара тонкостей в расчёте общей длительности. Временем выезда считается время выезда транспорта, а время прибытия — время приезда транспорта в место назначения. То есть если поезд отправляется 31 января в 23:35, то в срок командировки включается весь день 31 января.
Далее, командируется работник с постоянного места работы. Поэтому время на путь от организации до станции будет включён в общую длительность, только если станция находится за чертой города.
Рейс из аэропорта отправляется 31 января в 0:10, аэропорт находится за чертой города. Началом командировки будет 30 января, хотя в билете стоит дата 31.01, так как сотруднику ещё требуется добраться до аэропорта.
Как оформить командировку
Итак, отправляя сотрудника в командировку нужно сначала убедиться, что его можно туда отправить: проверяем наличие ограничений и запретов, если необходимо, получаем согласие на командировку. Далее рассчитываем срок командировки, тут чётких рекомендаций нет, зато есть здравый смысл у начальников, им и пользуемся.
Следующим этапом оформляется приказ о направлении в командировку, потом задание, которое предстоит выполнить командируемому, а также командировочное удостоверение. По окончании поездки работник должен представить отчёт.
Стоит отметить, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по итогу в 2018 году отменены (Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями ещё в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015 года). Однако использование этих документов не запрещено.
Указание работодателя об отправке сотрудника в командировку
Нормативные документы не ограничивают работодателя в формулировках его письменного распоряжения, стало быть, приказ может писаться в свободной форме. Важно, чтобы в тексте приказа были явно записаны:
Подписывает приказ руководитель организации или лицо, уполномоченное отправлять в командировки. Если отправляется работник на своём личном или другом определённом транспорте, это следует отразить в приказе. После подписания и издания приказа командируемого необходимо ознакомить с ним под расписку.
Приказ о направлении в командировку подписывается уполномоченным отправлять в командировки
Служебное задание оформляется, если это необходимо. В задании прописывается, что конкретно нужно сделать (изучить станок, обучить персонал) и содержание отчёта. С заданием сотрудник также знакомится под подпись.
В служебном задании прописывается, кто направляется, куда направляется, на какой срок и с какой целью
Выдача денежных средств
Отправляемому сотруднику компенсируется поездка в пункт назначения, наём жилья и проживание на весь срок.
Расходы на проживание во время командировки называются суточными. Их величина зависит от длительности поездки и фактических трат. НК РФ определяет предельный размер суточных для командировок по России в 700 рублей, за рубеж — 2500 рублей. Расчёт суточных может сделать бухгалтер или командируемый сотрудник. Смету подписывает главный бухгалтер и руководитель, после чего работнику выплачивается аванс.
Оплачиваются траты на поездку к месту командирования, на перемещение между населёнными пунктами, если это является целью поездки, на выписку проездных документов. И также оплачиваются траты на жильё, если бесплатно оно не предоставляется. Компенсируется оплата жилья и в случае вынужденной задержки в пути.
Если командировка однодневная, то жильё не требуется и деньги на это не выделяются, а вот если пришлось задержаться по уважительным причинам, тогда эти затраты компенсируются.
Возможны и другие траты, например, на услуги связи, получение заграничного паспорта и визы. Подтверждаются траты документально — билетами, квитанциями об оплате.
Учёт рабочего времени командируемого
Рабочее время сотрудника учитывается в табеле по форме Т-13: отработанные часы в дни командировки не проставляются, а отмечается код К. Заполняется форма на основании приказа о командировании работника.
Табель учёта рабочего времени отражает трудозатраты командируемых работников
Авансовый отчёт как окончание командировки
После возвращения (в ближайшие три дня) сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт о расходах. Можно использовать форму АО-1, если только речь идёт не о государственном учреждении. К отчёту прикладываются:
Если жильё принимающая сторона не предоставляла и работник сам решал этот вопрос, то в качестве подтверждения затрат может быть приложен также договор аренды жилья и расписки о получении платы за проживание.
Видео: нюансы учёта командировочных расходов
Возврат неиспользованных средств в кассу или компенсация перерасхода
Примеры документального оформления командировки
Командирование сотрудников сопровождается оформлением целого списка документов начиная от приказа о направлении, который, кстати, хранится 75 лет, до авансового отчёта. Покажем примеры заполнения некоторых наиболее важных документов.
Журнал регистрации командировок позволяет систематизировать информацию обо всех поездках. Стандартной формы для него нет, в качестве примера можно использовать документ, форма которого приведена ниже.
В журнале фиксируются фамилии сотрудников, дата поездки, организация и город назначения
Если организация регулярно отправляет своих сотрудников выполнять трудовые задачи в иные рабочие места, то имеет смысл формировать график командировок.
План командировок заполняется при частых командировках, позволяет вести учёт цели командировок
На предприятиях с частыми командировками актуальна разработка положения о командировках. В нём имеет смысл прописать все нюансы отправки сотрудников в командировки, а также указать, при каких обстоятельствах можно отказаться от поездки, какие дополнительные расходы компенсируются и в каком виде следует готовить отчёт.
Видео: оформление командировки
Особенности оформления отдельных видов командировок
Командировка в районы Крайнего Севера ничем не отличается от командировки в пределах страны. Сотруднику полагаются те же гарантии, применяется тот же порядок расчёта сроков командировки и оплаты суточных.
Командировка сотрудника, работающего по совместительству, выполняется в описанном выше порядке. Во второй организации отсутствие на рабочем месте оформляется отпуском за свой счёт.
Командировка на личном транспорте
Проезд к месту командирования на личном транспорте должен быть письменно разрешён руководством организации. Этот момент обычно фиксируется в приказе. Так как проезд выполнен на личном транспорте, то для компенсации расходов на ГСМ и ремонт после возвращения необходимо сдать в бухгалтерскую службу служебную записку. В ней сотрудник указывает период пребывания в пункте назначения, сюда прикладываются путевой или маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и прочие документы, подтверждающие маршрут.
Если был взят больничный в командировке
Если в течение командировки был оформлен больничный лист, то на время болезни выплачивается пособие по нетрудоспособности, компенсируется оплата жилья (если сотрудник не находился на стационарном лечении), а также суточные.
Можно ли продлить или отменить командировку
Командировку можно продлить, для этого издаётся приказ о продлении с указанием даты окончания командировки. Его отправляют сотруднику в место командирования для ознакомления. С приказом о продлении командировки работника необходимо ознакомить под подпись, это можно сделать после его возвращения. Следует учесть при продлении срока, что увеличить время пребывания в командировке для некоторых категорий работников можно исключительно с их письменного согласия. Это те самые работники, отправлять которых можно с их письменного разрешения.
Командировку можно отменить раньше срока, это также оформляется в виде приказа.
Командировка может длиться один день или несколько месяцев. Её длительность можно увеличить или, наоборот, сократить. Во время отсутствия сотрудника за ним сохраняется его должность и зарплата. Если во время командировки человек берёт больничный, то за этот период ему выплачивают пособие по нетрудоспособности и компенсируют все траты.