Служебная записка на новую штатную единицу

Штатное расписание: дополнительная штатная единица

Как вводится дополнительная штатная единица? Возникла потребность в расширении штата организации. Нужно увеличить штатное расписание. Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. Общую информацию о «штатке» знает каждый, а как должна быть оформлена дополнительная штатная единица? Основание в приказе и других внутренних документах какое следует указать? На эти и другие вопросы ответим в статье.

Информация для управленцев

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли фирме «штатка», или можно обойтись без нее.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). А как вводится дополнительная штатная единица? Обоснование зависит от конкретной ситуации, при которой требуется расширение штата. В то же время порядок закрепления новой единицы один и тот же.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому дополнительная штатная единица (образец служебки см. в статье «Служебная записка о введении штатной единицы: образец» должна быть оформлена без ошибок.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.

Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.
  • Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

    Готовим приказ

    Понятно, что внесение изменений в штатное расписание (дополнительная штатная единица) – это прерогатива руководителя организации. Именно генеральный директор принимает решение о целесообразности приема в компанию нового сотрудника, подписывая соответствующий приказ.

    Понятно, что приказ об увеличении «штатки» является завершающим этапом в процедуре расширения штата. Дополнительная штатная единица это процедура, состоящая из нескольких этапов, начинающаяся со служебной записки начальника структурного подразделения и заканчивающаяся приказом руководителя компании.

    Когда вся процедура пройдена, и в наличии положительная резолюция директора, кадровику нужно правильно оформить введение штатной единицы. Для чего вводится дополнительная штатная единица тракториста, например? Для того, чтобы компания могла справиться с возросшим объемом работ.

    Подробнее о приказе на введение новой штатной единицы см. в статье «Штатное расписание: вводим штатную единицу».

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

    Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

    Как ввести новую должность в штатное расписание?

  • Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
  • Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

    Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

  • Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.
  • Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

    Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

    В примере обоснования указывают:

  • Количество ежегодно формируемых дел;
  • Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

  • Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
  • Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

    Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

  • Расчет объемов образовавшихся работ;
  • Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
  • Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.
  • Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

    Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

  • Выявить необходимость во внесении изменений;
  • Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

    Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

    Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

    • Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.
    • Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

      В приказе указываются следующие пункты:

      • Название вводимой вакансии;
      • В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

      • По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
      • Объемы работ были увеличены;
      • Внедрены дополнительные технологии или направления;
      • Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

        Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

      • Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
      • Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.
      • Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

        Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

        Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

        Обоснование для введения штатной единицы

        Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:

      • исходящие письма (1219) (в скобках – показатели за 8 месяцев прошлого года);
      • входящая служебная корреспонденция (1215);
      • обращения граждан (510);
      • распоряжения вышестоящих организаций (429);
      • распоряжения руководителя (232);
      • входящие телефонограммы (155).
      • Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе. Как это сделать?

        Оценить трудозатраты можно на основании информации об общем объеме документов в организации и о количестве ежегодно создаваемых архивных дел, используя следующие государственные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:

        – «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;

        – «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72;

        – «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152.

        У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез. Во всех нормативах, помимо наименований выполняемых работ, приводится развернутое описание их содержания.

        Пример

        «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти»

        Наименование работы: обработка отправляемых документов

        Содержание работы: Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

        В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ. Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно:

        1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник.

        2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

        Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте». Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме. Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

        3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится. Желательно выполнить подобные расчеты для всех сотрудников подразделения. К сбору данных и выполнению расчетов можно привлечь самих сотрудников, особенно при составлении перечня выполняемых ими видов работ.

        4. При расчете минимально необходимой численности персонала следует учесть возможность болезни сотрудников, используя для этого статистику выдачи больничных листов в вашей организации.

        Свои аргументы можно усилить такими данными:

      • Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15–30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2–3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.
      • Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации. В средних и мелких организациях штат службы ДОУ составляет примерно 2–3 % от общей численности работников.
      • Еще один способ приблизительной оценки необходимого числа сотрудников для обслуживания архива организации – поделить количество хранящихся в архиве дел на 3000 (примерное среднее количество дел, обслуживаемых одним сотрудником архива). Если точное количество хранящихся дел неизвестно, то его можно оценить, измерив суммарную длину полок с документами и разделив полученную цифру в метрах на 0,025 м (среднестатистическая толщина дела – 2,5 см).
      • Приведенные выше цифры отражают практический опыт работы коммерческих организаций с большим объемом документов.

        Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ (см. таблицу).

        Смотрите еще:

        • Срок уплаты имущественных налогов до 1 октября Предельный срок уплаты имущественных налогов для физлиц может быть вновь перенесен на 1 октября Законопроект 1 , внесенный в Госдуму депутатом Ильдаром Гильмутдиновым, предусматривает возвращение предельного срока уплаты налога на […]
        • Налоги уроки Бизнес-уроки для руководителей "Хочу всё знать! «Объединенная Консалтинговая Группа» запускает серию бизнес-уроков для руководителей «Хочу всё знать!» в режиме on-line. Это будут 4 практических урока по налогам, бухгалтерскому учёту, […]
        • Образец приказа о приеме по срочному трудовому договору Приказ о приеме на работу по срочному трудовому договору: образец На временные работы организация берет сотрудника и заключает с ним срочный трудовой контракт (договор). Как составитьприказ о приеме на работу по срочному трудовому […]
        • Сколько долг налога Налоговый долг: когда и как можно признать его безнадежным Законом предусмотрена возможность признать в судебном порядке долги по налогам безнадежными, если инспекция их так и не взыскала за трехлетний срок. Однако на практике у судов […]
        • Ребёнок имеет право свободно выражать свое мнение Комментарии к ст. 57 СК РФ Согласно ст. 12 Конвенции о правах ребенка, ребенку, способному сформулировать свои собственные взгляды, должно быть обеспечено право свободно выражать эти взгляды по всем вопросам, затрагивающим ребенка, причем […]
        • Бланк заявления главному врачу ПРАВА И СВОБОДЫ ЧЕЛОВЕКА В ПСИХИАТРИИ Нередко, когда посещаешь психиатрическую больницу, приходится писать заявления главному врачу, как самому гражданину, который подвергся недобровольной госпитализации, так и посещаемым его людям. Здесь […]
        • На запросы суда нет ответами Какова ответственность юр лица за не предоставление информации на запрос районного суда? Какова ответственность юрлица за непредоставление или несвоевременное предоставление информации на запрос районнного суда? В данном случае […]
        • Субсидия для военнослужащих очередь Льготная очередь по получению жилищной субсидии для военнослужащего Здравствуйте! Подскажите пожалуйста: В конце 2016 г. ВВК был признан негоден к военной службе с категорией «Д». 2.01.2017г. закончился контракт по предельному возрасту. […]