Правила користування електронною поштою

Електронна пошта — зручний спосіб швидкого та ефективного спілкування. Він, очевидно, ніяк не схожий на написання довгих документів, але водночас це і не телефонна розмова чи бесіда з людиною, що знаходиться поруч з вами. Електронна пошта позбавлена надзвичайно важливих елементів спілкування — виразу обличчя, жестів, поз, тону та інтонації голосу. Враховуючи ці особливості, етикет встановлює правила використання e-mail у ділових ситуаціях:

· Пишіть коротко, чітко і зрозуміло. Використовуйте короткі речення та короткі абзаци. Речення мають висловлювати закінчену думку. Викладайте думки у логічній послідовності.

· Стежте за своєю мовою. Перевіряйте правильність написання слів та граматичних конструкцій. Ніколи не виправляйте помилок у чужих електронних листах.

· Уникайте жартів. Без відповідних жестів, пози, тону голосу (які відсутні при електронному спілкуванні) те, що вам здається смішним, може бути розцінене адресатом як «плоске», а ще гірше — вороже чи образливе.

· Використовуйте зручний для читання формат: друкуйте в інтервалі один; між абзацами робіть інтервал два.

· Використовуйте як малі, так і великі (де потрібно) літери. Такий текст читати легше, ніж написаний лише малими або тільки великими літерами. Уникайте використання великих літер для виділення головної думки.

· Використовуйте адекватне, відповідне звертання до особи, якій направляєте лист: електронний діловий лист має в усьому бути діловим та відображати ваш професіоналізм.

· Уникайте прийнятих у неформальному електронному спілкуванні скорочень та «смайликів» («smileyз»), вони більше підходять для листування з вашими друзями та приятелями.

· Завжди підписуйте свої електронні листи. Ви можете створити автопідпис у своїй програмі електронних листів: ваше ім’я, назва вашої компанії, відповідні адреса, телефон та номер електронної пошти будуть автоматично з’являтися у кінці кожного вашого листа.

· Не надсилайте довгих додатків до ваших листів. Якщо вам необхідно відправити великий обсяг матеріалу, зв’яжіться з адресатом та з’ясуйте, чи слід відправляти цей матеріал електронною поштою (можливо, адресат згоден отримати його звичайною поштою), чи може їх система прийняти великий обсяг матеріалу.

· Відправляйте електронні листи лише тоді, коли в цьому є реальна потреба. Не закидайте комп’ютери колег, ділових партнерів та клієнтів неважливими і непотрібними повідомленнями. Наприклад, не варто відправляти колезі електронний лист з повідомленням про те, що ви передаєте йому меморандум. Однак якщо ви очікуєте від колеги відповіді на переданий йому меморандум до певної дати і не отримали її вчасно, абсолютно допустимо надіслати йому електронний лист з нагадуванням.

· Відправляйте своє повідомлення лише тим, на кого воно розраховане. Якщо ви маєте адресний лист, кожного разу перевіряйте, чи всі внесені до нього люди потребують вашого конкретного повідомлення.

· Не передавайте електронною поштою інформації, яка розрахована лише на одну людину. Коли ви пишете електронний лист, особливо людині, яку знаєте мало, завжди враховуйте можливість того, що ваше відправлення можуть прочитати й інші. Якщо ви хочете уникнути такої ситуації, попередьте про це адресата. Для того, щоб не допустити будь-якої можливості поширення інформації, переданої вами, використайте телефон чи звичайну пошту.

· Не читайте електронної пошти інших без відповідного дозволу.

· Не давайте чужої електронної адреси іншим особам без відповідного дозволу.

· Перед тим, як відправити ваш лист, ще раз перевірте правильність адреси та зміст. Якщо написане не повністю задовольняє вас, перепишіть, адже те, що не подобається вам, навряд чи сподобається адресату.

· Ніколи не відправляйте лист, будучи роздратованим чи розгніваним. Заспокойтеся; обдумайте ситуацію, що склалась; уявіть, як би ви відповіли людині, коли б вона знаходилась поруч. Ще раз подумайте перед тим, як відправити e-mail: ніколи не пишіть нічого такого, що ви не могли б сказати людині в обличчя. Натиснувши кнопку «Send», ви втрачаєте контроль над своїм відправленням.

· Відправляючи діловий електронний лист за необхідності вкажіть, коли ви очікуєте (вам потрібно отримати) відповідь. Якщо відповідь не передбачається, також зазначте це.

· Щоденно перевіряйте вашу ділову електронну пошту.

· За можливості давайте відповідь на отримані листи у найкоротший строк. У тому випадку, коли підготовка відповіді на лист забере більше часу, ніж звичайно, у кількох словах повідомте про це відповідну особу.

· Ніколи не надсилайте спам («врат») — різного роду рекламу, повідомлення про розпродажі і т. ін. — колегам та діловим партнерам. Це є виявом поганих манер і непрофесіоналізму.

ЩО КОЛИ ВІДПРАВЛЯТИ: ДІЛОВИЙ ЛИСТ, МЕМОРАНДУМ, ФАКС, E-MAIL?

Завжди вибирайте відповідну форму письмового спілкування залежно від необхідного у кожній конкретній ситуації рівня формальності, конфіденційності та швидкості відповіді. При цьому пам’ятайте, що, незважаючи на те, яку саме форму ви вибрали — діловий лист, меморандум, факс чи e-mail, стиль викладу має залишатися незмінним (ви завжди повинні намагатися викласти необхідний зміст чітко, зрозуміло і поважливо).

Якщо необхідний високий рівень формальності

Ділові листи, меморандуми Факси, електронні листи

Якщо необхідна швидка відповідь

Використовуємо Не використовуємо

Факси, e-mail Ділові листи, меморандуми

Якщо необхідна конфіденційність

Робота з електронною поштою

1. Для чого вам електронна пошта?

Електронна пошта – дуже зручний спосіб комунікації між людьми. З її допомогою можна не тільки передати повідомлення, але й переслати файли. Оскільки поштові скриньки розміщені в Інтернеті, то ви можете користуватися своєю поштою з будь-якого комп’ютера. Для цього досить знати адресу свого поштового сервера, пам’ятати свій логін і пароль.

Щоб користуватися зручностями електронної пошти потрібно спочатку зареєструвати власну поштову скриньку.

2. Як зареєструвати поштову скриньку?

Якщо у вас ще немає електронної скриньки, то треба її створити. Електронні скриньки розміщуються в Інтернеті на спеціальних поштових серверах (сервер – це дуже потужний комп’ютер). Далі я розповім як зареєструвати свою електронну скриньку в одній з найзручніших українських безплатних поштових служб.

Відкрийте Internet Explorer (це програма для роботи в Інтернеті, в перекладі «дослідник Інтернету»). Один з варіантів дій: ПУСК/ВСЕ ПРОГРАММЫ/ Internet Explorer. Інший спосіб – просто двічі клацнути лівою клавішею мишки на любому значку Internet Explorer’а – це така синя буквочка Е з жовтим колом навколо неї.

В адресний рядок відкритого вікна введіть http://www.i.ua/ — це великий український портал, який надає поштові послуги. Клацніть на кнопці ПЕРЕХІД справа від адресного віконця і завантажиться головна сторінка порталу.

В правому верхньому кутку сторінки знайдіть кнопку РЕЄСТРАЦІЯ. Натисніть на неї – один раз клацнути лівою клавішею мишки. Відкриється сторінка РЕЄСТРАЦІЯ, на якій треба заповнити поля форми.

Заповнюємо поля форми. Перше поле ЛОГІН. Логін це ім’я, яке собі обирає користувач (користувач – це ви). Він буде відображатися в назві поштової скриньки. Логін може складатися з латинських букв і цифр. Щоб зручно було ним користуватися, не потрібно придумувати складні й довгі імена. Можна взяти своє ім’я або прізвище дописати до нього, наприклад, перші букви населеного пункту чи кілька цифр: olena74, dimakm і т. п. В перше поле введіть вибраний логін. Над віконечком з’явиться повідомлення: логін … зайнятий або логін … вільний.

Якщо побачите перше повідомлення, то дещо змініть в своєму логіні, поки повідомлення не зміниться на друге. Це означає, що сервер прийняв ваше ім’я. Нижче цього поля прочитайте назву своєї скриньки (її ще називають e-mail) і запишіть її, щоб не забути.

У другому полі введіть символи, зображені на картинці поряд.

У поле ВАШ ПАРОЛЬ введіть придумане вами секретне слово. Введіть його в наступне поле ще раз для підтвердження. Відразу запишіть собі цей пароль, щоб не забути. Після цього клацніть на кнопці ПРОДОВЖИТИ ( клацнути на кнопці – це значить підвести до кнопки вказівник мишки і натиснути на її ліву клавішу).

Відкриється сторінка ДОДАТКОВА ІНФОРМАЦІЯ. Заповніть її поля. Поставте прапорець в клітинку коло Я приймаю умови Угоди користувача і клацніть на кнопці ЗАРЕЄСТРУВАТИСЯ

Відкриється сторінка ПАСПОРТ. На ній побачите вітання: Ви успішно зареєструвалися на порталі I.UA. В розділі ЗАГАЛЬНІ НАЛАШТУВАННЯ виберіть мову інтерфейсу (тобто, на якій мові буде інформація у вікні вашої поштової скриньки) та форму звертання до вас (по імені чи по логіну). В середньому стовпчику із списку ДОСТУПНИХ СЕРВІСІВ виберіть ПОШТУ. Клацніть на ній і перейдете на сторінку своєї поштової скриньки.

Щоб зручно було працювати з листами, встановіть на своєму персональному комп’ютері поштовий агент (це така програма, яка допомагає вийти на поштовий сервер, перевіряє поступлення пошти й виконує ще різні корисні справи). Посилання на цю програму ви знайдете під списком ПАПКИ. Натисніть на посилання CheckerI.UA. На сторінці, що з’явилася клацніть на кнопці ЗАВАНТАЖИТИ. Відкриється діалогове вікно. В ньому клацніть на кнопці ВЫПОЛНИТЬ. Далі виберіть мову. У вікні ІНСТАЛЯЦІЯ (Встановлення) клацніть ДАЛІ, потім знову ДАЛІ, ще раз ДАЛІ, ще раз ДАЛІ, ВСТАНОВИТИ і нарешті, ГОТОВО. Користуйтесь на здоров’я.

3. Як прочитати електронного листа?

Поштовий клієнт періодично перевіряє поступлення пошти на сервер і сигналізує вам, мигаючим конвертиком в ТРЕЇ (трей – це панель швидкого доступу, яка знаходиться в правому кінці ПАНЕЛІ ЗАДАЧ – синій смужці внизу вікна – тій самій, на якій розміщена кнопка ПУСК). Якщо ви двічі клацнете на цьому конвертику (коли нових листів нема, то поштовий клієнт має вигляд великої жовтої букви і), то відкриється вікно ВХІДНІ вашої скриньки. Щоб перечитати одержаний лист, треба на ньому клацнути. Прочитаний лист можна перемістити в папку ВИДАЛЕНІ: для цього треба поставити прапорець в квадратику навпроти вибраного листа і клацнути на кнопці ВИДАЛИТИ.

Якщо ви працюєте не на своєму комп’ютері, то потрібно спочатку вийти на поштовий сервер. Для цього в адресний рядок введіть http://www.i.ua/. Вийшовши на сторінку сервера Знайдіть вхід в пошту: у відповідні поля введіть свій логін і пароль і клацніть на кнопці ВХІД.

4. Як написати електронного листа?

Завантажте свою поштову скриньку. Знайдіть кнопку СТВОРИТИ ЛИСТА, клацніть на ній і вийдете на сторінку створення нового листа. У відповідне поле введіть e-mail свого адресата. Нижче наберіть своє повідомлення. До листа ви можете приєднати файл із свого комп’ютера. Для цього натисніть на відповідну кнопку і виберіть потрібний файл. Потім натисніть на ВІДПРАВИТИ і операція завершена.

Взагалі інтерфейс поштової скриньки очевидний. Уважно читаючи інформацію у її вікні, ви легко розберетеся з її можливостями. Зокрема, дуже зручно користуватися адресною книгою.

Якщо у вас виникли питання з приводу електронної пошти чи ви захочете написати відгук про дану статтю, то пишіть на адресу: [email protected]

Ваші зауваження й побажання можуть допомогти мені вдосконалити цю статтю. Я бажаю вам приємної й легкої роботи з поштою.
Медулич В. В.

5 корисних правил, як правильно користуватися електронною поштою

Повідомлення у соціальних мережах та на електронній пошті завжди відволікають від важливих справ. Тому важливо правильно організувати свій підхід до роботи з e-mail.

«Час – це найцінніший ресурс, який не відновлюється. Перевірка пошти та спілкування у соціальних мережах крадуть наш час. Це впливає на результативність праці. Саме тому потрібно вміти планувати та організовувати свій час. Так можна збільшити продуктивність праці та вивільнити більше годин для відпочинку», — каже Gazeta.ua бізнес-тренер із тайм-менеджменту, керівник компанії «Квадрат Зданевича» Михайло Зданевич.

Фахівець дає 5 порад, як правильно користуватися електронною скринькою.

1. Від професійної зайнятості та обов᾽язків залежить, як часто потрібно опрацьовувати листи у поштовій скриньці. Головне, особисто для себе конкретизувати час та визначити кількість «заходів» на пошту. До прикладу, виділяйте по півгодини зранку та ввечері на роботу з електронною поштою. Це допоможе правильно організувати робочий день і не відволікатися впродовж дня на перегляд пошти. Винятки можна робити тоді, коли ви чекаєте на конкретний лист. Але навіть тоді важливо обумовити з відправником час, щоб не перевіряти часто пошту.

2. Л исти слід опрацьовувати відразу : прочитали, зберегли необхідну інформацію, відповіли або позначили як «спам». Непотрібні листи варто відразу видаляти, щоб не засмічувати скриньку.

3. Багато поштових серверів дозволяють створювати папки для сортування повідомлень. Створіть кілька тематичних папок , до прикладу, «Робота», «Проект», «Особисте» тощо і зберігайте туди усі необхідні листи. Це – зручно.

4. З усіма повідомленнями потрібно працювати в одному місці. Це зекономить час, адже не потрібно заходити у різні акаунти. Щоб оперативно реагувати на листи, налаштуйте переадресацію на одну поштову скриньку.

5. Архівація – корисна функція електронної пошти. Якщо у листі важлива інформація – архівуйте повідомлення . Воно збережеться, а знайти його можна, скориставшись функцією пошуку. Таким чином у «вхідних листах» можна лишати тільки ті повідомлення, на які потрібно відповісти за короткий проміжок часу. Архівація допоможе не накопичувати листи у папці «Вхідні».

Вислів «Точність — ввічливість королів» підкреслює важливість пунктуальності навіть для перших осіб. Утім людей, які люблять спізнюватися, ця фраза не дуже турбує. Багато з них вважають, що ця риса у них закладена з дитинства і змінити це дуже важко. Але це не так, переконані фахівці.

Правила електронного етикету: 11 підказок для поведінки в цифровому світі

Щодня людина витрачає на спілкування в інтернеті чотири години, згідно з даними дослідження Оксфордського університету. Також, перше повідомлення людина зазвичай відправляє в 9:04, а останній – близько 22:00. У бізнес-середовищі склалися свої правила цифрового спілкування. K.Fund Media вибрав 11 з них, які допоможуть зробити вашу ділову електронну переписку зручніше.

Забудьте про смайли

Один із головних принципів електронного етикету – не витрачати час свого співрозмовника дарма. Ваша відповідь (або ж питання) повинні бути лаконічними та логічними. Тому про кумедні стікери і милі смайли потрібно забути та використовувати їх лише у спілкуванні з друзями.

Погані новини

Не варто повідомляти погані новини через пошту або месенджери. Дослідники з Оксфорду впевнені – це потрібно робити при особистій зустрічі. Інтонація та міміка можуть пом’якшити неприємну звістку.

Відповім пізніше

Після того, як отримали повідомлення – напишіть: «Дякую, я отримав лист». Якщо розумієте, що для повноцінної відповіді знадобиться час, теж повідомте про це. Наприклад: «Я дам відповідь через годину/завтра/ніколи». Ваш співрозмовник зрозуміє, що ви звернули увагу на його послання.

Тверезі повідомлення

Алкоголь та надсилання листів – несумісні. Це стосується не лише роботи, а й особистого життя. Тому, щоб не підмочити свою репутацію, вимкніть телефон, коли розважаєтесь та вживаєте алкоголь.

Коротко і по суті

Якщо ви користуєтесь месенджером для робочого листування, не розділяйте повідомлення. «Привіт», «Хочу тобі сказати», «Сьогодні збори розпочнуться об 11». Пам’ятайте, повідомлення з несформованою думкую лише відволікає вашого співрозмовника. Є загроза, що останнє повідомлення, де і був головний посил, просто можуть не побачити.

Тема листа

Від теми листа залежить, коли його прочитають. Тому, перше правило, – тему завжди потрібно писати. Наступний етап – вона повинна бути чітко сформованою. Уникайте висловів на кшталт «Важливо», «Питання», «Уточнення». Натомість краще писати «Питання щодо наради», «Запрошення на вечірку».

Соціальні мережі

Соціальні мережі не найкраще місце для ділового листування. І на це є кілька причин. По-перше, у соціальних мережах люди здебільшого відпочивають. По-друге, там більше шансів на те, що ваш лист просто не побачать. До речі, згадайте, коли ви востаннє переглядали папку «інші» у месенджері.

Чутки і плітки

Все таємне стає явним. Пам’ятайте про це, коли хочете написати своєму співробітнику, що бос – мудак. Також варто зауважити, що вашу пошту або ж акаунт у соціальній мережі можуть просто зламати і тоді всі дані стануть надбанням громадськості. У тому числі і розмірковування про норов боса.

Великі файли

Хмарні технології – це не майбутнє, а сьогодення. Якщо вам потрібно надіслати файл, що займає кількадесят мегабайт, користуйтесь спеціалізованими сервісами та файлообмінниками. У листі варто надсилати не сам файл, а лише посилання на нього.

Нічні повідомлення

Писати повідомлення вночі – ознака поганого тону. Якщо ви можете надіслати повідомлення зранку – так і зробіть. Цінуйте чужий час і сон. Є лише два винятки – це питання життя і смерті, або ж ви попередньо домовились із співрозмовником про нічний чат.

Зустрічають за ім’ям

Ваша поштова адреса – це візитівка. Сумнівно, що до людини з іменем supermen_91, або ж vira_pypsik будуть ставитись серйозно. Таку електронну адресу краще залишити лише для приватного спілкування. Також варто зробити підпис для вашої робочої електронної скриньки. Там варто написати ім’я, прізвище, посаду та альтернативний спосіб зв’язку (наприклад, номер телефону).

Протягом останнього року ми впровадили digital-технології, користуємося корпоративними соціальними мережами, зберігаємо документи у хмарі та спілкуємося по проектах у онлайн-групах. Тому давати завдання, обговорювати статус проектів та відкриті питання через соціальні мережі для нас стало повсякденною нормою. Це поліпшило швидкість спілкування між колегами в різних куточках України.

Щодо електронного листування, то найбільша проблема – це великі за об’ємом листи. В сучасному ритмі бізнесу дуже важко виділити час на читання довгого тексту. І якщо потрібна швидка і якісна реакція – писати треба по суті, лаконічно та звертати увагу на мету повідомлення. Ще одна помилка – вказувати тему листа, яка не стосується наповнення, або й зовсім її не вказувати. По темі можна визначити важливість листа та термін на ознайомлення або відповіді на нього.

Запит має бути зрозумілим і прозорим для адресата, лист – з чіткою структурою: коротким описом проблематики, вашим баченням/пропозицією та її рішенням. Краще уникати незрозумілих абревіатур та професійного жаргону, аби спілкування було однією мовою.

Я б також радила використовувати форматування в Outlook, адже правильне візуальне оформлення листа дає можливість швидко структурувати інформацію, акцентувати окремі питання та швидко ознайомитись із контентом.

Для рішення робочих питань я зазвичай використовую електронну пошту. Я дотримуюсь правила, що треба відповісти на всі листи в той самий день, коли вони прийшли на пошту. А це не менше 100 повідомлень.

Щодо стилю спілкування у листах, усе залежить від того, як часто ви переписуєтесь. Якщо я вже не перший раз веду бесіду із людиною, то можу опустити офіційну частину і обійтися без умовних «реверансів». Наприклад, на питання у листі «чи ми будемо це робити?», я відповідаю без зайвих розшаркувань «так, будемо».

Якщо я пишу перший раз, або малознайомій людині, то дотримуюся всіх стандартів.

За такого великого об’єму переписки буває, що лист йде не тій людині, якому планувалося. У мене була неприємна ситуація, коли людина мені вислала листа, я до нього написала коментарі, пов’язані з роботою, і замість того, аби відправити колезі, вислала його тому, хто мені його надіслав. Та історія закінчилась добре, ми продовжуємо спілкуватися з цією людиною.

Тепер, перш, ніж натиснути «відправити», я перечитую листа кілька разів і перевіряю адресу.

Правила користування електронною поштою

Як користуватися електронною скринькою. Як користуватися електронною поштою

Маючи електронну скриньку ви можете писати листи і пересилати файли. Врешті решт функція електронної скриньки нічим не відрізняється від самої звичайнісінької пошти. Єдине що ви відправляєте електронні листи, електронні файли.
Електронні скриньки різняться своїм інтерфейсом (оформленням), проте принцип як відсилати листи чи іншу інформацію не міняється.
Для наочності ми вибрали поштовий сервіс яндекс.

Як користуватися електронною поштою.

1. Для початку зайдіть у вашу електронну скриньку. На сайті вводимо логін, пароль.

2. Коли ви зайшли у вашу електронну скриньку, справа ви можете побачити перелік листів, які ви отримували і відсилали раніше. Зауважте також, що відображатиметься кількість листів: вхідних, надісланих, видалених і т.д..
Вхідні — листи, які ви отримуєте.
Надіслані — те, що ви комусь відправили
Видалені — цікаво, що ви можете видалити лист. Але перед тим як «стертись», він поміщяється в «видалені». Щоб видалити лист остаточно вам потрібно зайти в це меню і видалити його назавжди.
Спам — це ті листи, які на думку сервісу вважаються нав’язливою рекламою, чи небажаною кореспонденцією. Справа в тому, що не завжди листи які ви отримуєте є спамом. Іноді так трапляється, що «нормальні» листи можуть бути поміщені саме сюди. Але ви завжди можете перемістити їх в папку «Вхідні» вказавши що «Це не спам».
Чернетки — чернетки. Заготовки листів. Лист, який ви можливо не закінчили писати і зберегли щоб повернутись до нього пізніше.

3. Якщо до вас прийде новий лист, ви побачите що відповідний пункт буде виділений. Щоб відкрити лист просто натисніть по виділеному жирним і ви зможете прочитати його.

Тепер ми розглянемо як відправити листа на іншу пошту.

1. Надсилання листа завжди починається з пункту «ниписати». Він знаходиться вверху з ліва. Натисніть на нього.

2. Перед вами з’явиться форма в якій треба вказати електронну пошту отримувача. Ви можете також вказати тему вашого листа.
Примітка: тему листа бажано вказувати завжди. Так зменшується йомовірність того, що ваш лист може випадково бути сприйнятий як Спам.
Тепер кожен пункт
Від кого: цей пункт ми не рухаємо. Це адреса вашої скриньки і ваше ім’я
Кому: вкажіть адресу отримувача (електронну скриньку. Наприклад: [email protected])
Тема: тема листа
Текст пишеться нижче.

3. Коли ви напишите листа для його відправки натисніть на кнопку «надіслати».

Як переслати файл по електронній пошті.

1. Для пересилки файлу через електронну пошту, потрібно скористатися функцією «прикріпити файл». Натисніть на цій кнопці.
Примітка: щоб відіслати файл, ми вибираємо пункт: написати листа. А вже разом з листом, ми можемо прикріпити файл.

2. Тепер виберіть потрібний файл.
Примітка: Якщо в вікні що відкрилося ви не знайшли потрібний файл, тоді ви можете знайти його. Вкажіть шлях до файлу. Це може бути робочий стіл, якась папка на диску D чи інший шлях. Виберіть те місце, де знаходиться файл.

3. Для відправки файлу натисніть «надіслати»
Примітка: коли файл буде прикріплений до листа і готовий до відправки він буде відповідно відображатися (буде виділений). Ви зможете також побачити назву і об’єм файлу. В нашому випадку це — 0 КБ. Чому «0»? Тому що я відсилаю пустий файл.

Важливо: перед відправкою не забудьте вказати адресу отримувача

При копіюванні статті посилання обов’язкове.

Конспект уроку №3. Етикет електронного листування

Конспект уроку з інформатики для 7 класу по темі «Етикет електронного листування« за новою програмою починаючи з 2015 року

Урок 3

ТЕМА УРОКУ. Використання адресної книжки та списків розсилання. Етикет електронного листування. Правила безпечного користування електронною скринькою

МЕТА УРОКУ:

Навчальна: Сформувати в учнівнавикироботи з адресною книгою та списками розсилання.

Розвиваюча: Розвивати логічне мислення, просторову уяву, збагачувати мовлення учнів; розвивати в учнів інтерес до предмету, інформаційну культуру та вміння аналізувати та робити висновки.

Виховна: Виховувати коректність і тактовність при електронному листуванні; прищеплювати навички самостійної роботи

ОБЛАДНАННЯ: комп’ютери кабінету з виходом в мережу Інтернет, мультимедійний проектор, програмне забезпечення.

ТИП УРОКУ: урок засвоєння нового матеріалу.

ХІД УРОКУ.

І. Організація класу до уроку

Перевірки наявності та готовностіучнів до уроку.Створенняпозитивного настрою для проведення уроку.

ІІ.Перевірка домашнього завдання.

— Які стандартні папки існують у поштовій скриньці на поштовому сервері? Поясни призначення кожної.

— Які розділи в службовій частині електронного листа є обов’язковими для заповнення? Чому?

— Які дії можна виконувати з електронними повідомленнями?

— Чи можна записати в полі Комупри заповненні бланка електронного листа кілька адрес?

— Чим відрізняються дії Відповістиі Переслатипри електронному листуванні?

— За якими ознаками можна визначити, що до електронного листа було при­кріплено та надіслано файл? Як переглянути вміст вкладеного файла

ІІІ. Мотивація навчальної діяльності.

«А чи знаєте ви, що…»

Дослідження англійських учених глибоко шокували лінгвістів. Виявляється, абсолютно неважливо, в якому порядку розташовані букви в слові. Головне, щоб перша і остання були на своїх місцях. Що стосується всіх останніх букв, то вони можуть бути поставлені в повному безладі – все одно ми прочитаємо текст без проблем.

У словах всі букви переплутались, вам треба правильно прочитати електронного листа.

IV. Повідомлення теми і мети уроку.

На сьогоднішньому уроці ми з вами познайомимося основними правилами безпечної роботи в Інтернеті при електронному листуванні.

V.Вивчення нового матеріалу

Пояснення вчителя з елементами демонстрування

Як користуватися адресною книгою та створювати списки розсилання?

Роботу з великою кількістю електронних листів від різних адресатів можна організувати ефективно. Доцільно скласти список людей, з яки­ми ви постійно листуєтесь, та внести їх електронні адреси до адресної книги. Адресна книга призначена для зберігання на поштовому сервері різних відомостей про адресатів: адреси електронної пошти, домашні та службові адреси, номери телефонів і факсів тощо. У разі потреби можна внести на сторінку нотаток будь-які додаткові відомості.

Для роботи з адресною книгою призначена вказівка Контакти. Записи, що додані до адресної книги, можна переглядати, редагувати та видаляти. Для створення нових записів в адресній книзі викорис­товують вказівку Додати контакт.

Коли адресна книга заповнена, то можна замість введення елек­тронної адреси в полі листа Кому або Копія скористатися списком адрес, що розкривається. Адреса, вибрана з адресної книги, автома­тично вставиться до заголовка листа.

Часто на практиці одного листа потрібно відправляти кільком адре­сатам. Для прискорення такого процесу можна об’єднати адреси в гру­пи під одним іменем, а потім за допомогою однієї вказівки розсилати повідомлення за всіма адресами групи.

Що передбачає етикет електронного листування?

Більшість користувачів, які проводять в Інтернет досить часу, сприймають електронну пошту як щось дуже природно. Вони вже не дивуються чаклунству, яке переносить повідомлення за долі секунди на край світу.

Електронна пошта це засіб, призначений для обміну інформації між користувачами. Щоб користуватися нею, вам потрібно створити поштову скриньку з певною адресою, на яку будуть приходити листи.

Що ж таке етикет? Та чи існує він в Інтернеті?

Етикет електронного спілкування — це неформальний кодекс поведінки, за яким регулюється спілкування між користувачами

Як ввічливий співрозмовник,та людина, яка не хоче ділитися своєю інформацією зі сторонніми людьми ви повинні дотримуватися певних правил.

1.Уважно стежите за тим, що стоїть в полі Кому, перш ніж відправити лист. (інформація яку ви вкладаєте в електронний лист, може потрапити не до того адресата)

2.Тема – це декілька слів, що коротко повідомляють, про що лист. Тема листа видно до відкриття листа, поряд з датою і відправником. Рекомендується завжди заповнювати це поле. Тема листа має бути по можливості змістовною і унікальною.(листи без теми, або з рекламою — є спамом, та можуть містити віруси)

3. Розбивайте текст на логічні абзаци. Ставте пропуски після розділових знаків. Перевіряйте помилки. Не забувайте про підпис. (це допоможе одержувачу якісніше обробити отриману інформацію, та говорить о вашій освіченості)

4. Не відкривай листи від незнайомців та стороннього змісту

5. Не відсилай свої дані, копії документів, номера телефону, відомості про родину та інше невідомим адресатам, та не переходь по незнайомих посиланнях

6. Не відповідай на листи з погрозами та провокаціями

7. Листи, що викликали підозру — видаляй до папки Спам.

8. Важливу інформацію відправляй у архівах з паролем, який буде відомий лише відправнику та одержувачу.

9. У будь-якому випадку повний розмір листа не повинен перевищувати 1МБ, і перш ніж слати такі великі повідомлення, потрібно заздалегідь погоджувати це з одержувачем

10. Не відсилайте без попередження програми.

Це головні правила, які ви повинні запам’ятати та дотримуватись, при спілкуванні через електронні листи.

Листуючись в Інтернеті, ти зазвичай не бачиш співрозмовника, тому не можеш знати, які емоції він вкладає в те або інше повідомлення. Для передавання своїх емоцій у листах часто використовують смайлики

Яких правил слід дотримуватися для безпечного електронного листування?

Електронна пошта часто використовується для інформаційних атак рекламодавців. Листи, що містять такі повідомлення, належать до спа­му, а люди, які займаються їх розсиланням, називаються спамерами.

Спамом називають небажані електронні листи, тобто пошту, що над­ходить без згоди користувача.

Щоб убезпечити себе від спаму, дотримуйся таких правил:

не зазначай свою електронну адресу на сумнівних сайтах;

якщо спам все-таки потрапив до твоєї поштової скриньки, ніколи не відповідай на ці повідомлення й не користуйся вказаними в них посиланнями.

Як можна впорядковувати листи в електронній скриньці?

Електронна скринька на будь-якому поштовому сервері містить на­бір стандартних папок, наприклад, Вхідні, Відправлені, Видалені та ін. Для ефективної роботи з листами можна створювати додаткові вкладені папки аналогічно до структури папок на дисках.

Для внесення змін у структуру папок електронної скриньки слід обрати вказівку Керування папками. При цьому можна ство­рювати нові папки в папці Вхідні, перейменовувати раніше створені папки або видаляти їх за допомогою відповідних інструментів.

VI. Фізкультхвилинка

Проведення комплексу вправ для зняття м’язового напруження

VII. Робота з підручником

VIII. ФОРМУВАННЯ ПРАКТИЧНИХ УМІНЬ І НАВИЧОК

Робота за комп’ютером.

IX. ЗАКРІПЛЕННЯ, СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА УЗАГАЛЬНЕННЯ ЗНАНЬ

  1. Для чого використовують адресну книгу? Які переваги її використання? Де в житті ти користувався адресною книгою? Де в житті ти бачив, як використовується адресна книга?
  2. Порівняй роботу з адресною книгою на електронній пошті та адресною книгою в мобільному телефоні.
  3. Як створити групу контактів? У яких випадках зручно користуватися група­ми контактів?
  4. Що таке етикет електронного листування? Як бути ввічливим при корис­туванні електронною поштою? Чи завжди потрібно починати лист із звер­нення й завершувати подякою?
  5. Для чого в електронних листах використовують смайлики?
  6. Які небажані листи ти можеш отримати електронною поштою? Яких правил слід дотримуватися, щоб робота з електронною поштою була безпечною?
  7. Для чого створюють нові папки в електронній скриньці? Як перемістити листи до створеної папки?

X. ДОМАШНЄ ЗАВДАННЯ

Опрацювати відповідний параграф підручника.

Правила етикету для електронної пошти

За кількістю листів електронна пошта давно перевершила звичайну, і її популярність продовжує рости. Про правильне використання цього нового засобу зв’язку написано немало книг, проте ще є люди, які нічого про це не знають.

Найбільша гідність електронної пошти в тому, що вона дозволяє практично миттєво зв’язатися з будь-якою людиною у будь-якій точці земної кулі, якщо, звичайно, у цієї людини є комп’ютер. Це дуже зручно для тих, кому це необхідно в роботі. Проте електронні листи не замінять живого спілкування. Один з недоліків електронної пошти полягає в тому, що одержувач може невірно сприйняти тон листа.

У особистій розмові або по телефону співрозмовники бачать або чують один одного, тому помічають емоції і настрій співрозмовника. З листа ж можна неправильно зрозуміти, що насправді мається на увазі. Наприклад, пропозиція: “Я чув, що збори в четвер були дуже результативними!” звучить зовсім по-іншому, якщо вимовити його саркастично. У розмові співрозмовники вживають уточнювальні питання, наприклад: – Ви відіслали цю доповідь Майклу? – Майклу Котячому? – Ні, Майклу Мишкіну. Він хотів, щоб я додав туди інформацію про СИР. – Ну, я взагалі-то послав його Майклу Котячому. А що таке СИР? Зрозуміло, що якщо співрозмовники так писали б в листах, останні втратили б всякий сенс. Тому, написавши лист, спочатку перечитайте його, а потім вже відправляйте. Якщо довго не отримуєте від партнера відповіді, передзвоніть йому.

Ось деякі помилки, які допускають автори електронних листів. Орфографічні і граматичні помилки. Електронна пошта визнається багатьма як неофіційний засіб спілкування, але неофіційність не означає неохайність. Звертайте увагу на: 1) незавершені пропозиції. Не використайте пропозицій без підмета чи присудка; 2) неправильне написання слів. Якщо у Вас проблеми з грамотністю, користуйтеся спеціальними комп’ютерними програмами. Пропуск вітання або кінцівки. Невже так важко надрукувати “Шановна Лариса” чи “Усього доброго, Денис”?

Використання тільки ПРОПИСНИХ букв. Текст, що складається з прописних букв, важче для сприйняття, ніж звичайний. До того ж такий лист сприймається як крик.

Використання тільки рядкових букв. Імена власні і перші слова пропозицій потрібно писати з прописної букви.

Використання лайок. Вимовлені вголос лайки вмить випаровуються в повітрі, вставлені в лист залишаються там назавжди.

Відправка повідомлення занадто великій кількості людей. Чи усім співробітникам потрібно знати подробиці підготовки актового залу до наступних зборів? Звичайно, ні. Пишіть про це тільки відповідальним за підготовку.

Використання “Відповісти усім” замість “Відповісти відправнику”. Якщо Ваш менеджер послав повідомлення подяки за виконану роботу кожному членові Вашого колективу, не відповідайте усім колегам, що були раді старатися і що Ваш начальник найкращий. Цим Ви заробите репутацію догідливого підлабузника. Перед відправленням обов’язково перевірте, кому Ви відправляєте лист, особливо якщо він написаний в різкому тоні. Одного разу співробітниця великої компанії написала своїй приятельці, що у їхньої колеги очікується збільшення в сімействі. Вона думала, що відправила лист подрузі, а виявилось, що у бухгалтерію! Уявіть, як бурхливо обговорювалася в колективі ця, загалом, інтимна новина.

Інші неприємні дрібниці пов’язані із заощадженням часу. Переадресація ланцюжка електронних листів. Якщо інформація попередніх повідомлень не важлива, видаліть їх.

Переадресація ланцюжка електронних листів без зміни теми повідомлення. Результат цього може виглядати таким чином: “FW: FW: RE: FW: RE: Наші збори”. Не дивно, що адресат може просто видалити такий лист, не читаючи. Чітко вказуйте тему, наприклад: “Питання з приводу зборів 15 червня. Потрібна відповідь”.

Відправка листа співробітникові, що сидить в сусідньому кабінеті. Якщо повідомляєте про терміни здачі звіту, це нормально, але якщо Вам треба обговорити якесь питання, краще використати старий добрий спосіб – розмову.

Корисні поради на усі випадки відправка і отримання листів особистого характеру на роботі. Комп’ютери і доступ до Інтернету – власність компанії, тому, ведучи особисте листування на роботі, Ви порушуєте трудовий договір. Дізнайтеся, чи дозволено у Вашій компанії користуватися електронною поштою в особистих цілях, і якщо так, не зловживайте цим. Надмірно нагадувати, що розсилати з робочого комп’ютера образливі листи і спам абсолютно неприпустимо. Ці служби дозволяють перевіряти поштову скриньку з будь-якого комп’ютера, тому для особистого листування ми радимо Вам користуватися послугами таких сайтів.

Ось ще декілька помилок, пов’язаних з електронною поштою. Усім подобаються жарти, але вони не завжди доречні в листах. При складанні електронного листа раз і назавжди забудьте вирази ніби: “Мабуть, ви з Уралу…” чи “Ось чому я радий, що я не жінка” Не виключено, що такі жарти неприємні навіть Вашим друзям. Не відповідайте на листи про порятунок дикої природи, попередження про нові різновиди раку, не реагуйте навіть на благання послати листівки людям, хворим СНІДОМ. Не пересилайте їх своїм знайомим. Корисними можуть бути попередження про електронні віруси, але у більшості випадків це або розіграші, або власне віруси. Краще відразу видаляйте такі листи, заздалегідь повідомивши про них системного адміністратора.

Якщо Ви отримали один з численних листів, що закликають переслати його десяти своїм знайомим, просто видаліть його.

Чого ще не можна робити за допомогою електронної пошти? Не використовуйте електронну пошту для критики і тим більше не розсилайте копії такого листа іншим. Це рівноцінно зневазі співробітника у присутності підлеглих. Якщо у Вас є зауваження, висловіть їх віч-на-віч або, в крайньому випадку, по телефону. Якщо отримали образливий лист, подавіть в собі бажання відповісти в тому ж дусі. Будьте вищі за це – не втрачайте гідності. Ну, або хоч би не відповідайте на цей лист.

Ніколи не пишіть в електронному листі того, чого не хотіли б побачити в пресі. Навіть якщо пишете людині, якій довіряєте, Ваше повідомлення може бути переадресоване комусь іншому. Електронні листи дуже зручні для таких випадків.

Сповіщення про збори. “На початку місяця в конференц-залі відбудуться збори, присвячені майбутній конференції. Будь ласка, прогляньте прикріплений файл і підготуйтеся до обговорення вказаного в ньому порядку денного”. . “Можливі дні проведення зборів 1, 2 або 15 липня. Повідомте, який день Вас більше влаштовує”.

Підтвердження усних розмов. “Як ми сьогодні і говорили, корпорація Плюш і Сини вишле 75 м’яких крісел до наступної суботи”.

Поширення новин, звітів і іншої інформації, пов’язаної з роботою компанії. Електронна пошта – хороший помічник, якщо не замінювати нею звичайне спілкування і телефонні розмови. Менеджери деяких компаній отримують до двохсот повідомлень в день пожалійте їх – пишіть коротко. Якщо Вам не відповідають, зателефонуєте. І звичайно, відразу ж відповідайте на повідомлення, хоч би так: “Я отримав Ваш лист, але детальну відповідь зможу вислати тільки наступного тижня”. Якщо Ваша служба електронної пошти надає послугу “електронного автовідповідача”, скористайтеся нею, якщо знаєте, що Вас не буде на роботі декілька днів.

Популярність чатів росте. А чи знаєте Ви, як поводитися в чаті? Не вживайте грубих слів, не ширте злі чутки, не розкривайте секретну інформацію. Не “висіть” у чаті годинами – можливо, Ви відволікаєте від роботи Вашого співрозмовника. Якщо від роботи відволікають Вас, ввічливо повідомите співрозмовника, що зараз зайняті і зв’яжетеся з ним пізніше. Звичайно, краще під час роботи зовсім не виходити в чат.

Київ, Львів, Тернопіль, Івано-Франківськ, Луцьк, Рівне, Чернівці, Вінниця, Хмельницький, Дрогобич, Калуш, Ужгород, Виноградів, Стрий, Самбір, Коломия, Черкаси, Житомир, Біла Церква, Жовква, Полтава, Кам’янець-Подільський, Золочів, Червоноград, Харків, Хуст, Дубно, Надвірна, Ковель, Чернігів — відвідувачі саме з цих міст найчастіше знаходять відповіді у нас на сайті.

Теги: у чому полягає етикет електронного листування?, основні правила етикету при роботіу чатах

Смотрите еще:

  • Правила обращения граждан в суде Электронные обращения граждан в суды общей юрисдикции Порядок обращения граждан в суды общей юрисдикции, поступающие в электронной форме, и их рассмотрение, регулируется Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции […]
  • Правило внутреннего распорядка в торговле Правила внутреннего трудового распорядка Упростите работу с документами! Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов Узнать больше >> Автоматическое заполнение типовых форм документов Печать документов с изображением […]
  • Звездный юрист Юрист - юридические услуги (адвокат) Звёздный бульвар Телефоны: 8-919-722-05-32, 8-985-445-55-95 Сайт: www.mashenkof.ru E-mail: [email protected] Юридические услуги я оказываю уже более 9 лет. Основным из моих правил при оказании […]
  • Филичкин александр александрович адвокат Федеральная палата адвокатов Российской Федерации Адрес: г. Москва, Сивцев Вражек, д.43. тел.: 8(495)787-28-35 факс: 8(495)787-28-36 e-mail: [email protected] Президент Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации: Пилипенко Юрий […]
  • Заявление на переоформление лицевых счетов Заявление на переоформление лицевых счетов Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт». Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена. После […]
  • Департамент семьи опеки и попечительства городского округа самара Органы социальной защиты, опеки и попечительства г.Самары Комитет по делам семьи администрации городского округа Самара. Почтовый: 443099, г.Самара, ул.Куйбышева, 44. Юридический: 443010, г.Самара, ул.Фрунзе, 124-Б. Этот […]
  • Штраф гибдд по фамилии в пензе Штрафы ГИБДД - Пенза Проверка по базе ГИБДД и оплата штрафов 24/7. Юридическая помощь Оплата штрафов 24/7 - Пенза. Проверить штрафы на сайте ГИБДД. УГИБДД УМВД России по Пензенской области Индекс: 440008Пензенская обл, г Пенза, ул […]
  • Следственный комитет г кирова СУ СК России по Кировской области Информация Описание: Официальная страница СУ СК России по Кировской области Адрес: 610004, Кировская область, г.Киров, ул.Ленина, д.1 Телефон: +7 (8332) 485-104Факс: +7 (8332) 485-107e-mail: […]