Нужен ли приказ на изменение штатного расписания

Оглавление:

You are here

Издание приказа об изменение штатного расписания необходимо при корректировки окладов сотрудников, при добавлении дополнительных штатных единиц или в других случаях, когда требуется незначительное изменение штатного расписания предприятия. При выпуске приказа об изменении штатного расписания, выпуск новой редакции штатного расписания не требуется, но выпущенные приказы становятся приложениями к действующей редакции штатного расписания.

При необходимости, актуальное штатное расписание может быть оформлено в электронном виде работниками кадровой службы.

Изменения в штатное расписание может быть внесено следующими способами:

  • Для существенных изменений в структуре организации, изданием и утверждения нового штатного расписания за следующим регистрационным номером;
  • Для незначительных изменений, изданием приказа о внесении изменений в штатное расписание.
  • Приказа должен содержать соответствующее наименование и состоять из констатирующей и распорядительной частей. Заголовок приказа может содержать следующие формулировки: «Приказ о внесении изменений в штатное расписание», «Приказ об изменении штатного расписания», «Приказ о частичном изменении штатного расписания».

    В приказе рекомендуется отразить основания, послужившие причиной вносимых изменений. В случае значительных изменений в структуре организации, желательно выпустить отдельный приказ об утверждении штатного расписания.

    Штатное расписание не относится к документам, созданным на длительное время. Кадровые перестановки, увеличение или снижение оплаты за труд и другие моменты трудовых отношений требуют корректировки. Внесение изменений в штатное расписание допустимо, но должно проводиться в соответствии с требованиями закона и правами граждан. Рассмотрим основные моменты процедуры, чтобы исключить ошибки в кадровой документации.

    Исправить или создать новое

    Причины, требующие корректировки документа, бывают разными. Они определяют последовательность дальнейших действий кадровика или человека, назначенного руководством на ведение таблицы Т-3. Их порядок зависит от масштаба исправлений. Предусмотрены два варианта правок в штатном расписании:

  • Корректируется действующий документ, если изменения незначительны и касаются некоторых граф. Печатается акт-приказ с перечислением позиций, подлежащих изменению или дополнению.
  • Создается новое штатное расписание с присвоением очередного номера форме. Прежний перечень по кадрам теряет свою актуальность и остается на хранение.
  • Замена происходит из-за серьезных кадровых перестановок, сокращения или расширения трудовых единиц, реорганизации предприятия, перевода сотрудников в другое подразделение, отдел, филиал или других серьезных новшеств, которые должны быть включены в кадровую структуру.

    Небольшие правки

    Основания для появления в ячейках документа новой информации должны быть оформлены приказом, изданным руководителем до внесения правок. Поводом могут служить кадровые перестановки относительно:

    • Переименования подразделений, отделов.
    • Сокращения штата (согласно ст. 81 ТК РФ).
    • Переименования должности.
    • Перерасчета зарплаты у части сотрудников.
    • Исключения или введения вакантной должности.
    • Реорганизации любого вида.
    • Этот перечень причин может быть поводом для корректировки действующего штатного расписания. Основной этап преобразований – приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен содержать пояснение перемен. Если акт составлен неправильно, то изменения в штатном расписании могут быть признаны недействительными в случае какой-либо проверки или спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

      Рассмотрим конкретный пример.

      Переименование должности сотрудника и увеличение оклада

      Сотрудник отдела продаж, должность которого – продавец-консультант, прошел обучение по направлению «менеджмент». Пошел на повышение по кадровой ветке. Изменился круг обязанностей, должность и оклад.

      Директор издал указ о внесении изменений в штатное расписание по причине оптимизации деятельности торгового отдела. Акт-приказ был составлен следующим образом:

      10 сентября 2017 года № 78 г….

      О внесении дополнений в штатное расписание

      По причине оптимизации торгового отдела

      Внести в штатное расписание № 4 от 01 февраля 2017 г. следующие дополнения с 15 сентября 2017 г.

    • Дополнить «Торговый отдел» должностью «менеджер по продажам», одна шт. ед., оклад – 17 800 рублей.
    • Перевести Иванову Н.Н. с позиции «продавец-консультант» на позицию «менеджер по продажам».
    • Позицию «продавец-консультант» оставить вакантной, с окладом 11 300 рублей.
    • Ответственным за внесение изменений назначить помощника бухгалтера Васильеву Е. А.
    • Директор: Салтыков Д.Г.

      Помимо этого вносятся коррективы в трудовой договор и создается должностная инструкция менеджера по продажам. Для этого необходимо правильно оформить соглашение к ТД № … от …, где указываются причины изменений:

    • Перевод сотрудника с должности «продавец-консультант» на должность «менеджер по продажам».
    • Оклад 17 800 рублей.
    • Новые должностные обязанности, которые прописаны в специальной должностной инструкции и даны сотруднику для ознакомления под подпись.
    • Договор составляется в двух экземплярах и подписывается двумя сторонами. Изменения должны быть внесены в личную карточку Т-2 и трудовую книжку, чтобы не было разногласий в документах. Все данные по сотруднику должны быть идентичны в трудовом договоре и штатном расписании. В противном случае законными считаются условия, прописанные в договоре.

      После соблюдения всех этапов можно вносить правки в штатное расписание. Новая редакция вступает в силу с 15 сентября 2017 года, как указано в приказе директора. Это образец приказа о внесении изменений по конкретной причине, но может быть взят за основу для любой ситуации кадровых перестановок.

      Сокращение штатных единиц

      Часто поводом для внесения правок в форму Т-3 становится сокращение численности или штата сотрудников. Правки в штатное расписание должны быть оформлены правильно, чтобы избежать судебных разбирательств в необоснованности увольнения работников. До сокращения отдела, подразделения или конкретных должностей люди, являющиеся кандидатами на увольнение по сокращению, должны получить уведомление за два месяца до наступления этого часа (ст. 180 ТК РФ). Издается приказ, с которым сотрудник должен ознакомиться и который должен подписать.

      Есть определенный нюанс при сокращении штата и введении в действие новой редакции расписания – в нем не должно быть вакантных должностей или штатных единиц, на которые могли бы претендовать сокращаемые сотрудники методом перевода. Если работник был уволен по ст. 81, п. 2, ТК РФ, а на его место через некоторое время приняли нового человека с теми же трудовыми функциями, то можно предположить, что увольнение было незаконным. Через суд предприятие или индивидуального предпринимателя обяжут восстановить уволенного и/или выплатить компенсацию.

      Новая редакция расписания вступает в силу только через два месяца после его утверждения, если вопрос корректировки относится к сокращению работников. При возникновении спорных вопросов этот документ будет доказательством, что работодатель не нарушил прав бывшего сотрудника.

      Реорганизация предприятия всегда влечет за собой перестановку кадров и внесение изменений в штатное расписание. Если процесс масштабный, то лучше издать приказ о формировании нового бланка, а не обновленной редакции прежнего расписания.

      Серьезные корректировки

      Иногда основания для переоформления штатного расписания имеют большой масштаб. Обычно это касается не одного-двух сотрудников, а всего предприятия в целом. Тогда приказа о внесении изменений в действующее расписание по штатным единицам, даже в самом подробном изложении, недостаточно. Проще и правильнее оформить новую «штатку», чтобы исключить путаницу. Делают это, например, при повышении МРОТ на региональном уровне, если оклад сотрудников ориентирован на этот показатель.

      Изменение условий труда нескольких сотрудников тоже лучше оформить новым штатным расписанием. Это происходит при сокращении занятости, то есть количества часов работы.

      Некоторые предприятия вынужденно принимают меры по переоформлению работников на сокращенный рабочий день или неделю, когда возникает экономический кризис, спрос на продукцию уменьшается. Чтобы не закрывать производство полностью и не оставлять людей без работы, руководители принимают подобное решение, согласовав его с сотрудниками и раздав коллективу уведомления о грядущих переменах. При этом не забудьте подписать дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах.

      Внести исправления по всем штатным единицам в прежнее расписание сложно. Количество сотрудников не меняется, но они будут занимать лишь ½ общей ставки. Количество штатных единиц и фонд заработной платы уменьшатся. По приказу руководителя формируется новая кадровая структура, присваивается следующий номер по порядку и утверждается подписью директора.

      Обычно предложения поступают от других представителей администрации или руководителей отделов, подразделений, самих работников. Создается служебная записка, в которой излагается предложение для рассмотрения руководством. Она может быть составлена в произвольной форме. Для первого раза можно найти образец служебной записки в интернете и скорректировать под свою ситуацию.

      Издавая приказ по любому поводу, о внесении изменений в штатное расписание или о создании нового документа, нужно быть внимательным в заполнении реквизитов.

      В приказе обязательно указывается:

      1. Тип документа – «приказ».
      2. Две даты – подписания и вступления в силу новой редакции «штатки».
      3. Подробное описание (по пунктам) всех изменений.
      4. Информация о назначении ответственного по заполнению расписания.
      5. Подпись директора.
      6. Если в приказе будут допущены ошибки, он может быть признан недействительным, а соответственно, и новая редакция локального документа.

        Подведем итоги

        Штатное расписание не является обязательным документом, но любая серьезная организация считает форму Т-3 полезной и удобной. Создается таблица обычно один раз в год, но предусмотреть все ситуации невозможно. Поэтому допустимы любые исправления, если подписан приказ о внесении изменений или о создании нового расписания штата. Если возникают сомнения, как внести изменения в действующий бланк, создавайте новую форму, присваивая следующий номер по порядку, и храните бланки в надежном месте.

        Переименование должности

        Иногда директору требуется переименовать специальность. С этой целью издается приказ об изменении должности в штатном расписании. Часто это нужно для того, чтобы придать названию профессии современное звучание. Например, был «продавец», стал «менеджер». При этом функциональные обязанности сотрудника не меняются.

        Если место вакантно, процедура проводится в упрощенном порядке. Если занято — нужно соблюсти ряд требований.

        Когда работник согласен

        В первую очередь директору следует получить согласие работника, так как меняются существенные условия трудового договора. После получения согласия работодателем подготовливается дополнительное соглашение к контракту и издается приказ о переименовании должности в штатном расписании.

        На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.

        Когда сотрудник против

        Если трудящийся не соглашается, действуйте согласно ст. 74 ТК РФ .

        Приказ об изменении штатного расписания может быть оформлен следующим образом:

        Введение в ШР новой специальности

        Если в документ необходимо ввести новую специальность или структурное подразделение, работодателю следует издать приказ о введении должности в штатное расписание.

        Здесь мы разместили пример приказа об изменении штатного расписания в связи с введением в «штатку» новой должности. Утвержденной формы этого распоряжения не существует. Оно составляется в произвольной форме, после чего глава предприятия ставит на нем свою подпись. Стоит отметить важный момент: дата введения должности может не совпадать с датой издания распоряжения. Такая ситуация иногда возникает, если должность вводится позже даты издания.

        Какую информацию должен содержать документ?

      7. Название вводимой профессии;
      8. наименование структурных подразделений организации;
      9. количество новых специалистов;
      10. размеры оклада.

    Изменение оклада

    Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему следует издать приказ о внесении изменений в штатное расписание.

    Положение о зарплате является существенным условием контракта. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного ст. 74 ТК РФ .

    Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

    Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует, или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

    Приказ о внесении изменений в штатное расписание

    Штатное расписание — это важный кадровый документ, который, хоть и не является обязательным по закону, должен быть в каждой организации. Естественно, что такой локальный акт невозможно утвердить раз и навсегда, в него иногда приходится вносить различные изменения. В этом случае руководитель издает приказ об изменении штатного расписания. Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год, правила его составления и изменения вы найдете в этой статье.

    В каких случаях необходим приказ о внесении изменений в штатное расписание

    Изменения в штатное расписание (ШР) работодатель имеет право внести в любой момент своей деятельности. В частности, можно:

  • исключить вакантные должности или целые подразделения компании, в связи с организационными изменениями;
  • ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг;
  • сократить занятые штатные единицы, в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
  • изменить оклады;
  • переименовать подразделения или должности.
  • В любом случае решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным приказом. При этом поправки в ШР можно сделать двумя способами:

    • изменить старый документ;
    • утвердить новое ШР.
    • Важно только учитывать, что сроки от издания приказа до его вступления в силу могут варьироваться в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ . О том, как утвердить новое ШР, мы уже рассказывали в отдельном материале. В конце статьи можно скачать образец приказа об утверждении штатного расписания (2018).

      Материалы по теме

      Образец штатного расписания на 2018 год

      Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом изменить ШР. Например, при сокращении численности работников не обязательно утверждать и вводить этот новый локальный кадровый акт, достаточно внести изменения в уже действующий. При желании руководства организации одно ШР, утвержденное первоначально, может действовать все время. Документ только будет иметь разные версии, каждая из которых будет утверждена отдельным распоряжением.

      После того как руководитель решил внести поправки, он должен дать распоряжение уполномоченному лицу, обычно это специалист по кадрам, подготовить необходимый документ. Локальные акты, связанные со ШР, являются общими по организации. Правда, чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, к примеру «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке, для ограничения доступа к персональной информации работников, ведь в них содержится информация о размере окладов.

      Важно помнить, что если в организации есть вакантные должности, в силу статьи 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» работодатель обязан информировать об их наличии органы службы занятости. Делать это нужно каждый месяц. Поэтому держать в ШР «резервные места» нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность лучше временно исключить из ШР. Тем более что вернуть ее никакого труда не составит.

      Унифицированной формы такого распоряжения не существует, поэтому этот локальный акт всегда составляется работодателем в произвольной форме. Однако требования к его содержанию все же есть. В подробной статье нашего портала «Все, что нужно знать про штатное расписание в 2018 году» вы можете найти образец — Приказ о введении штатного расписания.

      Все, что нужно знать про штатное расписание в 2018 году
      Источник: http://ppt.ru/news/126751

      Какие сведения должны содержаться в приказе

      Приказ о внесении изменений в ШР всегда печатается на фирменном бланке организации. В нем должно быть указано полное название фирмы, а также наименование самого распорядительного акта — «Приказ». Кроме того, к оформлению этого документа предъявляются следующие требования:

    • В названии акта обязательно должно быть указание на его краткое содержание, например: «О внесении изменений в штатное расписание».
    • У документа должны быть номер и дата составления.
    • Текст должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой необходимо указать причины внесения поправок, а во второй — конкретизировать их. В качестве причин могут быть указаны, например, реорганизация фирмы, оптимизация структуры организации либо введение профессиональных стандартов.
    • Если необходимо, в документе можно дать распоряжения уполномоченным лицам и отделам на подготовку сопутствующих процедур и документов (например, увольнение сотрудников при сокращении штатных единиц).
    • Подписать данный локальный акт должен директор предприятия либо уполномоченное на это лицо.

      Следует обратить внимание, что в некоторых случаях (сокращение штата, изменение окладов для действующих занятых должностей) дата введения поправок может не совпадать с датой самого документа, т.е. изменения могут вводиться позже. Это случается тогда, когда нормы ТК РФ требуют известить работников заранее о новых условиях, например, об увольнении в связи с сокращением их должностей или изменении условий трудового договора (увеличение или уменьшение окладов). О таких поправках следует сообщить за два месяца, поэтому и распоряжение будет издано заранее. В других случаях (если должности вакантны) новые правила могут вступить в силу сразу.

      При дополнении или удалении свободных позиций работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми поправками. Если речь идет о нововведениях для действующих сотрудников (например, о сокращении их должностей), то с ними необходимо ознакомить под роспись. Для этого не обязательно предоставлять сам документ, достаточно направить уведомления о внесенных изменениях. В случае отказа от ознакомления придется составить соответствующий акт.

      Каким приказом утвердить ШР

      Рассмотрим образец приказа об утверждении нового штатного расписания в связи с сокращением целого структурного подразделения предприятия — отдела по работе с дебиторской задолженностью. Все должности в отделе не заняты, поэтому изменения вступают в силу через два дня — в первый рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

      Как составить приказ об изменении штатного расписания

      Такой документ как штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Соответственно, при необходимости изменения штатного расписания, также издается приказ. В данной статье мы узнаем, в каких случаях требуется внесение изменений в утвержденный ранее документ, а также рассмотрим этапы создания приказа об изменении штатного расписания.

      Из статьи вы узнаете:

      В части второй пункта 10 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» говорится, что в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом работодатель самостоятельно, под свою ответственность может принимать необходимые кадровые решения. К таким решениям указанный документ относит подбор, расстановку, увольнение персонала.

      Приказ о внесении изменений в штатное расписание

      Скачайте документы по теме:

      Очевидно, что осуществлять грамотную кадровую политику без такого важного кадрового документа, как штатное расписание трудно. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом или Положением.

      Подробнее об изменении штатного расписания читайте здесь:

      Штатное расписание – это не тот документ, который создается на длительное время. Обычно оно утверждается ежегодно. Но любая организация – это живой организм, где изменения организационной структуры неизбежны.

      Следовательно, они влекут за собой и необходимость внесения изменений в основной организационный документ, устанавливающий должностной и численный состав сотрудников, коим является штатное расписание.

      Самые важные изменения этого лета!

      В письме Федеральной службы по труду и занятости от 22.03.2012 №428-6-1 говорится, что штатное расписание изменятся в таких случаях как:

    • переименование структурных подразделений;
    • переименование должностей;
    • изменение окладов;
    • сокращение численности или штата работников.
    • Перечислить все возможные случаи, когда потребуются изменения штатного расписания сложно, но все-таки к этому списку необходимо добавить следующие варианты:

    • создание структурного (структурных) подразделений;
    • ликвидация структурного (структурных) подразделений;
    • введение одной или нескольких должностей.
    • Частоту и периодичность изменения локальных нормативных актов (в частности, штатного расписания) определяет работодатель (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 22.03.2012 №428-6-1). Следовательно, работодатель законодательно не ограничен в количестве вносимых изменений. Но, данные изменения должны проводиться в соответствии с требованиями закона и правами работников.

      На практике существуют два способа изменения штатного расписания:

      Какой способ выбрать, работодатель определяет самостоятельно. Безусловно, если речь идет не об единичных изменениях, а о создании или ликвидации структурного подразделения или целого списка должностей, то целесообразней утвердить новое штатное расписание.

      Читайте советы о том, как внести изменения в штатное расписание, от экспертов «Системы Кадры»

      Если же исключению подлежит одна – две должности, то проще выбрать первый способ внесения изменений.

      Давайте рассмотрим основные этапы создания приказа об изменении штатного расписания 2017.

      Приказ о внесении изменений в штатное расписание

      Обычно инициаторами внесения изменений в штатное расписание являются представители администрации, руководители структурных подразделений, но не исключено, что инициатива может исходить и от работников.

      Хорошо, если предложение об изменении штатного расписания будет оформлено в письменном виде. Например, в виде служебной записки. Она может быть составлена в произвольной форме или по форме, используемой в организации.

      Изменения в штатное расписание, утвержденное приказом, также вносятся посредством издания приказа.

      Вопрос из практики

      Как внести изменения в штатное расписание? И как часто их можно вносить?

      Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

      Отвечает Нина Ковязина,
      заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России

      Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Таким образом, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости вносить в него какие-либо изменения не нужно.

      Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатногорасписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК) и т. д…

      Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

      Приказ о внесении изменений в штатное расписание 2017 является приказом по основной деятельности. Унифицированной формы данного приказа никогда не существовало. Т.е. и в 2017 году приказ об изменении штатного расписания составляется в произвольной форме. Несмотря на это, очень важно соблюсти следующие условия:

    • Документ печатается на фирменном бланке организации.
    • Обязательно должно быть указано наименование распорядительного акта – «Приказ»;
    • Наименование приказа должно включать в себя краткое содержание документа. В данном случае приказ может называться:
      1. «О внесении изменений в штатное расписание»;
      2. «Об изменении штатного расписания»;
      3. «На изменение штатного расписания».
    • Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
    • В первой части указываются причины и (или) основания внесения изменений в штатное расписание. Они различны. Это может быть и реорганизация, и оптимизация структуры компании, а также введение профессиональных стандартов, переименование должностей или сокращение неэффективных.

      Во второй – конкретные изменения, вносимые в штатное расписание. Обязательным является указание срока введения в действие вносимых изменений. В зависимости от вносимых изменений в штатное расписание, приказ может содержать распоряжение кадровой службе или кадровому работнику обеспечить оформление соответствующих документов. Например, уведомлений, дополнительных соглашений к трудовым договорам работников и т.д.

      Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности

      В случае увеличения объема работ в структурном подразделении или открытия нового производственного направления, может возникнуть необходимость введения в штатное расписание новой должности .

      Как говорилось выше, в подобных случаях необходимо издать приказ. Приказ на изменение штатного расписания в связи с введением новой должности 2017 является разновидностью приказа об изменении штатного расписания. Основные моменты подготовки проекта приказа на введение новой должности соответствуют тем, о которых говорилось ранее.

      На что следует обратить внимание?

      В приказе об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности 2017 обязательно должно быть:

    • Наименование вводимой должности;
    • Наименование структурного подразделения (при его наличии), в которое вводится новая должность;
    • Количество штатных единиц по вводимой должности;
    • Оклад, доплаты и надбавки, предусматриваемые по новой должности;
    • Дата вступления в силу вносимых изменений;
    • Поручение работнику кадровой службы о подготовке проекта должностной инструкции по вводимой должности.
    • При введении в 2017 году в штатное расписание новой должности не забудьте следующее:

      если в соответствии

    • с Трудовым Кодексом;
    • с иными федеральными законами
    • с выполнением работ по определенным должностям, профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

      Для придания приказу на изменение штатного расписания 2017 юридической силы его должен подписать руководитель организации. Сделать это может и иное уполномоченное руководителем должностное лицо. Реквизит «Подпись» включает в себя:

    • наименование должности лица, подписывающего документ;
    • личную подпись;
    • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
    • Когда можно внести изменения в штатное расписание, если в день увольнения по сокращению работник болен?

      Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

      Отвечает Вероника ШАТРОВА,
      эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

      На день сокращения одна из работниц находится на больничном, другая – в отпуске. Можем ли мы внести изменения в штатное расписание? Если нет, то когда это возможно?

      Вносите изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников. Проект нового штатного расписания разрабатывают одновременно с приказом о сокращении на первом этапе оптимизации штата. Если увольнение сотрудников происходит позднее, чем запланировано, то изменения в штатное расписание в отношении численности и должностей таких сотрудников вносите строго со следующего дня после их увольнения. Правомерность такого подхода подтверждает и судебная практика (определения Московского городского суда от 17 июня 2010 г. № 33-17293, от 25 июня 2010 г. № 4г/3-3606/10)…

      Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

      И только после подписания, приказ об изменении штатного расписания 2017 регистрируется в специальном журнале , в который вносятся сведения о приказах по основной деятельности. Регистрационный номер и дата регистрации проставляется на приказе.

      Не стоит волноваться, если дата регистрации приказа и дата, с которой вводятся в действие изменения, будут отличаться. Порой это необходимо, чтобы соблюсти требования трудового законодательства.

      Ярчайшим примером тому является сокращение штата работников организации. Ведь, согласно части второй статьи 180 ТК РФ о предстоящем увольнении работников организации необходимо предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

      Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Кадровое дело»

      С приказом об изменении штатного расписания 2017 нужно своевременно ознакомить специалистов , которым данным приказом поручено дальнейшая подготовка и оформление необходимых кадровых документов. Желательно сделать это под роспись.

      И только после подписания, приказ об изменении штатного расписания 2017 регистрируется в специальной форме, в которой регистрируют приказы по основной деятельности. Регистрационный номер и дата регистрации проставляется на приказе.

      Не стоит волноваться, если дата регистрации приказа и дата, с которой вводятся в действие изменения, будут отличаться. Порой это необходимо, чтобы соблюсти требования трудового законодательства.

      Ярчайшим примером тому является сокращение штата работников организации. Ведь, согласно части второй статьи 180 ТК РФ о предстоящем увольнении работников организации необходимо предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

      С приказом об изменении штатного расписания 2017 нужно своевременно ознакомить специалистов, которым данным приказом поручено дальнейшая подготовка и оформление необходимых кадровых документов. Желательно сделать это под роспись.

      Если же вносимые изменения в штатное расписание, затрагивают определенных работников, то есть смысл ознакомить с указанным приказом и их. В качестве примера можно привести ситуацию, когда изменяется наименование профессии (должности), но при этом не происходит изменение трудовой функции работника. Очевидно, что работник имеет право узнать об этом до подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.

      Подводя итоги, можно сделать вывод, что в штатное расписание организации допускается внесение изменений. Количество и частота вносимых изменений трудовым законодательством не регламентируется. Одним из вариантов внесения таковых изменений является издание приказа об изменении штатного расписания.

      При создании данного документа необходимо учесть некоторые особенности. Это важно, поскольку неправильно оформленный приказ может быть признан недействительным проверяющими органами либо в случае спора между работником и работодателем.

      Приказ об изменении штатного расписания (образец)

      Любая фирма имеет определенный должностной состав, закрепленный специальным документом, который, как известно, называется штатным расписанием. Внося в него коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры. Давайте разберемся, как лучше всего оформить приказ об изменении штатного расписания, чтобы он не противоречил законодательству и содержал все необходимые позиции.

      Основание для внесения изменений

      Итак, что является основанием для обновления документа? От кого должен поступить сигнал, что нужно внести изменения в штатное расписание? Безусловно, это прерогатива руководителя предприятия. И хотя в работе по подготовке проекта изменений, анализа эффективности сложившейся организационной структуры, системы подчинения и оплаты труда могут участвовать самые различные специалисты, ключевая инициатива исходит непосредственно от руководства.

      Директор дает устное распоряжение подготовить приказ об изменении штатного расписания отвечающим за это специалистам, знакомится с его содержанием и утверждает личной подписью.

      Приказы, касающиеся штатного расписания, являются общими по предприятию, однако допускается задание им специального индекса, к примеру «ШР», и хранение в отдельной подшивке, чтобы ограничить доступ к личной информации работников (размеры окладов).

      Варианты изменения штатного расписания

      Как правило, характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинами, а именно:

    • необходимостью изменить оклад или тарифную ставку для одной или нескольких должностей;
    • в связи с сокращением персонала;
    • нуждой в переименовании должности или подразделения;
    • необходимостью вывести из штатного расписания должность;
    • потребностью в замене оклада тарифной ставкой или наоборот.
    • При этом, в зависимости от ситуации, повлиявшей на выбор варианта причины, может меняться преамбула документа (следует после заголовка и предшествует констатирующей части, является основанием для составления приказа). Преамбула чаще всего начинается со слов «во исполнение», «в связи с», «в целях» и т. п.

      Кто составляет приказ?

      После того как принято решение изменить штатное расписание, определены позиции, затрагиваемые корректировкой, за дело берется специалист, который воплощает задуманное в жизнь. Законодательство не ограничивает круг людей, которым разрешено осуществлять подобную деятельность.

      Но, как правило, этим занимается должностное лицо, назначенное общим приказом по предприятию еще при составлении штатного расписания, ответственное за его формирование и редакцию. Данные обязанности также могут быть прописаны в трудовом соглашении и должностной инструкции определенного работника.

      В мелких организациях функции по оформлению таких приказов чаще всего возлагают на кадровую службу или бухгалтерию, реже – на юриста. На крупных предприятиях приказ готовит планово-экономический отдел или отдел труда и заработной платы. Ну а у индивидуального предпринимателя эту работу выполняет кадровик, бухгалтер (если таковые имеются в штате) или же непосредственно сам предприниматель.

      Изменение штатного расписания, увеличение окладов

      Как известно, Трудовой кодекс не допускает изменения заработной платы работников в сторону уменьшения (кроме ситуаций, обозначенных в ст. 74 ТК), если только оно не связано с сокращением размера штатной ставки. Поэтому коррективы, затрагивающие штатное расписание, изменение окладов и тарифных ставок в частности, могут подразумевать чаще всего только их повышение.

      Общество с ограниченной ответственностью

      21 января 2015 г. № 2-ШР

      О внесении изменений в содержание штатного расписания № ШР-1, утвержденного Приказом № 1 от 01.04.2014 г.

      В связи с изменением объема выполняемых работ

      Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-2:

      1. С 1 февраля 2015 г. установить должностной оклад:

      1.1. Инженеру-технологу Смирнову Ивану Петровичу в размере 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей.

      2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. подготовить дополнительное к трудовому договору соглашение.

      3. Ответственным за исполнение приказа назначить экономиста Нежную Л. И.

      И. о. директора В.Ф. Кудрин

      Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам, экономист

      Подготовила: экономист Нежная Л. И.

      Изменение в штатное расписание, образец внесения которого продемонстрирован выше, может производиться как для одной, так и для нескольких должностей и работников единовременно в одном документе. При этом дата утверждения приказа необязательно должна совпадать с днем вступления его в силу.

      Изменение должности в штатном расписании

      Если нужно сменить наименование должности или целого подразделения, то преамбула приказа может, к примеру, звучать следующим образом: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с его функциональной нагрузкой (Общероссийским классификатором должностей служащих)».

      Далее приказ-изменение штатного расписания, образец которого представлен ранее, будет содержать распоряжение приблизительно следующего характера:

    • С 1 августа 2014 г. изменить наименование должности «юрист» на «юрисконсульт».
    • Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить юриста Крючкову Ю. М. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.
    • Характерно, что фактически для переименования должности требуется письменное обоснование. Однако в том случае, если должность является вакантной, его наличие необязательно.

      Исключение должности

      Должности или отдельные штатные единицы могут быть исключены из штатного расписания в случае, если они вакантны, то есть не имеется сотрудника, который занимался бы соответствующей работой.

      В качестве преамбулы можно использовать, к примеру, такие формулировки: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и т. д.

      Содержание распорядительной части выглядит примерно так:

      «1. С 20 декабря 2014 г. исключить следующие должности из штатного расписания:

      1.1. Слесарь-сантехник 3-го разряда с тарифной ставкой 82,50 (восемьдесят два рубля 50 копеек) – 2 штатных единицы».

      В данном случае необязательно указывать сумму оклада или тарифной ставки. Если в разных подразделениях имеются схожие по наименованию должности или профессии рабочих, то в приказе необходимо обозначить, о каком именно подразделении идет речь.

      Введение должности

      Пример изменения штатного расписания, когда оно дополняется новой должностью или штатной единицей, очень похож на предыдущий. Как правило, внесение перемен в должностной состав обосновывается увеличением объема работ в подразделении, необходимостью повышения эффективности отдельной службы или предприятия в целом, открытием нового производственного объекта и т. п.

      Формулировка, используемая при создании приказа, может быть следующей:

      «1. С 1 апреля 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

      1.1. Коммерческий директор с окладом 51 000 (пятьдесят одна тысяча) рублей – 1 шт. единица.

      1.2. Тренер по продажам с окладом 42 000 (сорок две тысячи) рублей – 1 шт. единица».

      Если на предприятии существует несколько подразделений, то в приказе нужно сделать пометку об отнесении вводимых должностей к одному из них. В случае, когда из вновь принятых работников создается новый отдел, на это также следует указать в данном распорядительном документе.

      Сокращение штата

      Сокращением штата называется выведение из штатного расписания единиц, которые не являются вакантными. В данной ситуации Трудовой кодекс требует от работодателей предупреждать работников о сокращении за 2 месяца. Это непростой процесс, включающий множество нюансов, предусмотренных государством для защиты прав работников.

      Приказ об изменении штатного расписания в этом случае обязательно должен быть общим по предприятию, с соответствующей нумерацией и индексом. Как правило, большинство таких документов в обосновании имеют приблизительно следующую причину: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда».

      Рассмотрим подробнее содержание распорядительной части приказа о сокращении штата:

      «Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-1 от 01.04.2011 г.:

      1. С 1 августа 2014 г. из штатного расписания вывести должности:

      1.1. Старший инженер – 1 шт. единица.

      1.2. Кассир – 1 шт. единица.

      Ответственный – экономист Нежная Л. И.

      2. С 1 августа 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

      2.1. Старший инженер – 0,5 штатной единицы.

      3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. в порядке, который установлен действующим трудовым законодательством:

      — довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;

      — предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;

      — довести до сведения органов службы занятости информацию о высвобождении сотрудников.

      4. Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:

      Председатель комиссии – директор Чугунов А. А.

      Члены комиссии — специалист по кадрам Соловьева Л. В., юрисконсульт Крючкова Ю. М., экономист Нежная Л. И., главный бухгалтер Попова М. С.»

      Отметим, что создание комиссии по сокращению штата очень важно, ее члены чаще всего присутствуют при вручении уведомлений работникам, а также отвечают за соблюдение правильности составления документов, касающихся сокращения.

      Смена оклада на часовую тарифную ставку

      Случаются ситуации, когда требуется изменить способ формирования заработной платы для одного или нескольких работников. Иными словами, в штатном расписании заменить сумму оклада или тарифной ставки суммой часовой тарифной ставки. Это может происходить, например, по причине регулярного возникновения переработок, а также увеличения продолжительности рабочего дня, для удобства расчета зарплаты и ведения учета отработанного времени.

      Опять же подобные изменения требуют обоснования, производятся только по согласованию с работником, не должны уменьшать размер выплат. При этом распорядительная часть приказа будет выглядеть примерно так:

      «1. С 16 августа 2012 г. из штатного расписания вывести должности:

      1.1. Водитель 4-го разряда с тарифной ставкой 9082,50 руб. – 1 шт. единица.

      2. С 16 августа 2012 г. ввести в штатное расписание должности:

      2.1. Водитель 4-го разряда с часовой тарифной ставкой 55,04 руб. – 1 шт. единица.

      3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить водителя 4-го разряда Иванова И. И. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».

      Порядок хранения приказов

      Как уже упоминалось, приказ об изменении штатного расписания относится к приказам по основной деятельности, но допускается его издание под специальным индексом и хранение в отдельной папке для обеспечения конфиденциальности личных данных работников. Важно, чтобы документы могли быть оперативно предоставлены в случае какой-либо санкционированной проверки или по первому требованию руководства.

      Что касается срока их хранения, то, согласно действующему законодательству, приказы по основной деятельности сохраняются на протяжении всего существования предприятия.

      Приказ об изменении штатного расписания

      Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

      Форма Т-3 для штатного расписания

      Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

      Утверждение штатного расписания

      Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

      Внесение изменений в штатное расписание

      Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

      Правки вносятся в следующих случаях:

    • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
    • при изменении их наименования;
    • при изменении оклада или тарифной ставки;
    • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
    • при сокращении штата или численности.
    • Введение новых штатных единиц

      Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

      Изменение названия должности или подразделения

      Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

      Коррекция размера окладов или тарифных ставок

      Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

      Вывод вакантных должностей и подразделений

      Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

      Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

      Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

      Смотрите еще:

      • Штраф за просроченные договор Почему важно своевременно проводить перерегистрацию автомобиля? Каждый водитель, непреднамеренно или сознательно нарушающий установленный Федеральным законодательством регламент, должен понимать, что ему будет грозить штраф за […]
      • Фармацевтическая экспертиза рецепта Фармацевтическая экспертиза рецепта В последние годы врачи нас не слишком балуют выпиской рецептов, и пациенты по большей части передают назначения специалистов так сказать «из уст в уста». Но, несмотря на это, закон никто не […]
      • Размер единовременного пособия опекунам Опекунские выплаты и пособия в 2018 году: размер Опекунству Российское государство всегда уделяет особое внимание. Лицам, занимающимся воспитанием чужих детей, положены различные выплаты и пособия. Как всегда, с началом нового года […]
      • Где сделать гражданство на новорожденного Появление ребенка на свет автоматически определяет его дальнейшую судьбу. Родители нового члена общества должны позаботиться о том, чтобы сделать гражданство РФ новорожденному ребенку. Многие люди не задумываются о важности этой […]
      • Жертва преступления на английском Секреты английского языка Сайт для самостоятельного изучения английского языка онлайн The Language of Crime Posted on 2015-07-18 by admin in Разговорник // 0 Comments Предлагаем вам несколько слов на тему «преступление» (crime). Лицо, […]
      • Создание на руси первого письменного свода законов "Русская Правда – древнейший письменный свод законов Руси" (6-й класс) Цели урока: познакомить учащихся с Русской Правдой как с древнейшим письменным законом на Руси, а также как с ценнейшим историческим источником сведений о […]
      • Кассационная жалоба на апелляционное решение городского суда Кассационная жалоба на апелляционное определение Кассационная жалоба на апелляционное определение по гражданскому делу предназначена для обжалования решений судов первой и второй инстанций и для восстановления нарушенных прав гражданина, […]
      • Выкуп осаго отзывы Выкуп отказов и долгов страховых Страховая компания отказывает в выплате компенсации и затягивает сроки? В таком случае стоит обратиться к специалистам «ДТП ПОМОЩЬ». Мы осуществляем выкуп отказов страховых компаний по ОСАГО и КАСКО. […]