Как заверить документы пример

Оглавление:

Как заверить документ: «копия верна»

Заверенные копии документов вам могут потребоваться для предоставления в налоговую инспекцию, представителям внебюджетных фондов, контрагентам, выдачи работникам и др. И обычно ставится требование заверить копии «должным образом», «в установленном порядке». Начинающие бухгалтера в такой ситуации находятся в недоумении, поскольку непонятно, где же искать этот «порядок», как заверить документ. Что же скрывается под мудреными формулировками?

Как заверять

Несмотря на то, что в требованиях на заверение применяются одни и те же формулировки, которые вы прочли выше, в нормативных документах нет определения этих терминов. Но давайте подумаем, для чего нужны копии документов? Цель – подтверждение соответствия копии оригиналу документа.

Заверить копии документов могут:

Нотариальное заверение происходит, если нормативный акт прямо указывает на такую необходимость. Но если требования нет, то затраты времени и денег на это не будут оправданы.

Чаще всего организация заверяет документы, которые у нее имеются, самостоятельно. Но вот перед вами копия, которую вам надо заверить. Что делать, как написать, на что опереться?

Нормативные документы

Есть достаточно древний документ — Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Несмотря на его почтенный возраст и ограниченную сферу применения (судя по названию), он является действующим документом, а порядок заверения, изложенный в нем, распространяется и на другие документы (по обычаям делового оборота).

Есть и более современный документ — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта от 03.03.2003г. №65-ст.

Эти документы дополняют друг друга и не противоречат.

Что можно заверить

Вы можете заверить копии:

— документов, составленных вашей организацией;

— подлинников документов, составленных другими организациями, которые хранятся у вас.

Что же писать на копии? Должны быть такие реквизиты:

— заверительная надпись («копия верна» или «верно»);

— должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель). Может быть любой работник, если на него возложено исполнение таких обязанностей в доверенности или по приказу;

— подпись заверившего лица;

— расшифровка подписи (фамилия и инициалы);

— печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть. У ИП печати может не быть;

— отметка о нахождении подлинного документа в организации;

— дата заверения (выдачи).

Теперь конкретный пример надписи:
Копия верна,
подлинник находится в ЗАО «Загадка»
Генеральный директор ЗАО «Загадка» Отгадкин Отгадкин О.О.
20 марта 2013 г. М.П.

Обратите внимание: заверяемый документ не должен иметь подчисток, неясно читаемого текста, неоговоренных исправлений, иначе копию не примут.

Если вы заверяете документ на нескольких страницах, то можно заверить каждый лист отдельно или прошить все листы ниткой вместе, пронумеровать, на место прошивки приклеить бумажку и на ней уже сделать заверительную надпись. Кроме того, укажите количество листов, которые вы прошили.

Для заверения копий документов в ИФНС нужно писать:

— подпись должностного лица (руководителя);

Получается, что заверить документ не так уж и сложно. Как считаете вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах. » , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • нотариус;
  • сама организация (сам предприниматель).
  • Заверяем копии

    Обращаемся к нотариусу

    Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ . Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта. утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8 .

    При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

    Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копи и статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1 :

  • главой местной администрации;
  • специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.
  • Заверяем самостоятельно

    О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах. Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга

    Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан » Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009 .

    Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характе р п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 .

    Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

    Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. ) п. 1 Указа № 9779-Х . Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

    Заверение копий документов в организации

    Субъект предпринимательской деятельности имеет право выдавать копии документов. Многие бумаги, предназначенные для предъявления в уполномоченные органы, подлежат заверению. У руководителей бизнеса часто возникают вопросы о том, как правильно заверять копии документов, какая информация в них должна быть отображена, и на какие законодательные акты можно ориентироваться, чтобы почерпнуть информацию о правилах проведения мероприятия.

    Что такое заверка документации

    Копия документа воспроизводит его информационную наполненность, идентичную с оригинальной версией. Без подтверждения подлинности бумага не имеет юридической силы и ею невозможно воспользоваться в правовых взаимоотношениях. Заверенная копия документа — это документация, имеющая аналогичную структуру и содержание, но содержащая специальную отметку, обеспечивающую бумаге право на совершение юридических действий.

    Помощь нотариуса

    Если вид бумаг требует нотариального заверения, то документ не будет принят представителями уполномоченных органов без именно такого типа заверения. Проведение процедуры заключается в посещении нотариуса и в предоставлении ему оригиналов бумаг, с которых он самостоятельно снимет копии и проведёт с документацией требуемую операцию, зарегистрировав свои действия.

    Необходимость нотариального подтверждения истинности конкретного документа обычно идентифицируется нормативными актами. Если в законе ситуация не оговорена, то можно осуществлять заверение копий документов в организации.

    Некоторые субъекты хозяйствования для повышения собственного рейтинга среди аналогичных компаний, оказывающих идентичные услуги, нотариально заверяют всю документацию. Считается, что такое решение повышает уровень доверия клиентов. Оно оправданно, однако требует значительных финансовых вложений. Следует отметить, что если в окрестностях населённого пункта, вблизи хозяйствования субъекта бизнеса отсутствует нотариус, то правильно заверить документы помогут в административном подразделении округа.

    Правила заверения копий документов

    При оформлении подтверждения подлинности копий бумаг на предприятии, у его представителей часто возникает вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации. Руководитель субъекта хозяйствования правомерен заверять только те бумаги, которые были им подписаны. Допускается также работа с той документацией, оригиналы которой хранятся на предприятии. Однако стоит учесть, что бумаги, принадлежащие сторонним компаниям и физическим лицам, официально копировать разрешается только после получения специального разрешения. Исключением является заведение личного дела на работника, требующее копирования идентифицирующей личность документации.

    Заверение производится на отксерокопированном листе официальной бумаги в конце её текстовой части, на свободном месте.

    Запись «копия верна» на документах, образец фото с которым можно ознакомиться, поможет понять, как правильно оформлять бумаги. Кроме этой записи, на ксероксном листе рекомендовано внести информацию:

  • о месте нахождения оригинальной версии документации;
  • должность и инициалы работника, заверяющего документ;
  • дата проведения мероприятия;
  • печать предприятия, если она предусмотрена его рабочим режимом.
  • Если официальная документация оформлена на нескольких листах, то необходимо заверять каждый из них . В качестве альтернативного варианта, с целью сокращения времени, необходимого для реализации процедуры, допускается сшивание ниткой или железной скобой отксерокопированных и пронумерованных листов. На месте крепления должна быть размещена бумажная наклейка, на которой необходимо указать информацию о количествах скреплённых листов, подпись и инициалы заверяющего лица. Печать должна быть поставлена таким образом, чтобы часть её находилась на вклеенном элементе.

    Вопрос о том, как заверять документы «копия верна» образец которого можно увидеть на изображении ниже, регулируется нормативными актами, которые касаются оформления организационной и распорядительной документации на предприятии. Снимая копию для заверения, следует обратить внимание на качество оригинала. Если в документе не чётко просматриваются некоторые текстовые элементы, а также имеются исправления, приписки и помарки, то уполномоченные органы могут его не принять, даже при правильном заверении.

    Как правильно заверить копию документа

    Копия документа — документ, который в точности воспроизводит формат и содержание оригинального документа. Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа.

    В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа. При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

    Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита. Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия. Ниже этих реквизитов указывается дата заверения соответствия копии документа оригиналу. Пример:

    Верно
    Менеджер по персоналу Подпись
    И. И. Иванов
    30.08.2010

    Как можно заметить слово «копия» в отметке, подтверждающей соответствие оригиналу, не указывается. Это связано с тем, само слово «Верно» по своей смысловой нагрузке свидетельствует о том, что это именно копия документа.

    Организация имеет право заверять копии лишь собственно созданных документов. Подготовка копий документов, произведенных сторонними организациями, разрешается только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

    Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами. Таким образом, первый отпечатанный экземпляр после удостоверения (проставления печатей, регистрации и т. п.) является подлинником, а все иные экземпляры — копиями оригинала.

    Как правильно заверить копию документа

    Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.
    Ниже текста копии документа указывается следующие реквизиты и информация:

  • местонахождение оригинала документа — многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;
  • слово «Верно» — заверительная надпись;
  • наименование должностного положения того, кто заверяет копию;
  • подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;
  • расшифровка поставленной должностным лицом подписи;
  • дата проведения заверения подлинности копии;
  • печать — для возможности отправки копии в стороннюю организацию.
  • Образец правильного заверения копии документа:

    Оригинал документа в деле ООО «Фаворит» № 01–03 за 2012 год.
    Верно
    Начальник отдела кадров Подпись
    Т. В. Сергеева
    28.12.2012 Печать

    Каких-либо стандартов по заверению документов, которые содержат сразу несколько страниц, на данный момент не существует. То есть, какие-либо стандарты по скреплению страниц документа, оформлению надписей на наклейке и т. п. отсутствуют.

    Как правило, при необходимости оформления копии многостраничного документа поступают следующим образом:

  • все листы последовательно нумеруются;
  • все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;
  • на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  • на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.
  • ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.
  • Следует отметить, что допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице.

    Вот собственно и все — тема как правильно заверить копию документа раскрыта полностью, если у вас остались вопросы — внимательнее посмотрите на картинку слева и у вас не останется вопросов, как оформить копию документа.

    Как заверять копии документов в арбитражный суд

    Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».

    Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве

    Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

    Какой же способ заверения копий письменных доказательств является надлежащим?

    К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 года № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст.

    Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

    На копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

    «Копия верна, подлинник находится в организации.

    Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.

    Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей печать не требуется. Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

    Почему в арбитраж направляются и прикладываются копии к иску, а не оригиналы

    Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд.

    Для ваших оппонентов это будет шанс и суд их поддержит.

    В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.

    Позиция судов по правильному заверению копий документов

    Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 года № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 года № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 года № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 года № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 года № 6163/02.

    Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

    Как заверить копию документа

    Статьи по теме

    Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.

    Заверение копий документов 2017

    Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

    Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.

    Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

    Когда может понадобиться заверение копий документов?

    Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.

    Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:

  • при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
  • при выдаче сотрудникам;
  • при представлении контрагентам;
  • для направления в тендерную комиссию;
  • Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:

    сотрудников предприятия в “интересах граждан”;

    третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;

    Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.

    Нотариальное заверение копий документов

    В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.

    Тем не менее, в некоторых случаях нотариус имеет право отказаться заверить дубликат. Отказ может касаться документации:

    1. медицинского характера, содержащей сведения о заболеваниях;
    2. имеющей гриф секретности;
    3. договоров в письменной форме без нотариального удостоверения подлинности подписей сторон;
    4. с наличием в тексте исправлений, приписок, неоговоренных корректировок;
    5. с нечитаемыми элементами: словами, подписями, реквизитами, печатями;
    6. с фрагментами, написанными карандашом;
    7. с нарушенной целостностью;
    8. с наличием факсимильной подписи;
    9. ламинированной документации, если сложно определить ее подлинность;

    Правила заверения копий документов

    В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота. Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.

    Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.

    Порядок заверения копий документов: нормативная база

    В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:

    ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

    Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

    Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.

    Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении:

    Как правильно заверить копию

    Какой же ГОСТ использовать при заверении копий документов: старый или новый?

    Из статьи вы узнаете:

    Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

    Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.

    Как правильно заверять копии документов по запросу работника

    Работник может запросить копию любых документов, связанных с его трудовой деятельностью. Копии должны полностью воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Их можно сделать с помощью технического средства, в данном случае – ксерокса.

    Подробнее о том, как правильно заверить копию, читайте в статьях:

    Чтобы копия имела юридическую силу, ее требуется заверить (ст. 62 ТК). Для этого на ней укажите:

    • заверительную надпись «Верно» или же «Копия верна (образец)»;
    • должность лица, которое заверяло документ;
    • личную подпись;
    • расшифровку подписи, а именно инициалы, фамилию;
    • дату заверения документа;
    • печать компании.
    • Скачать документы по теме:

      Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, который утвержден постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под № 65-ст. Но нужно помнить, если копия документа включает большое количество листов, все они должны быть заверены или следует указывать их количество.

      С 1 июля 2018 года Росстандарт изменит требования, по которым заверяют копии кадровых документов. Теперь на копии документа для другой организации дополнительно нужно указать место хранения оригинала. Кроме того, добавили четыре новых реквизита: наименование структурного подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметку об электронной подписи. А оформление 10 реквизитов изменилось, среди них «Дата документа», «Подпись», «Текст документа» и др.

      Как теперь составлять кадровые документы, читайте в нашей подборке.

      Как заверить документ копия верна: образец

      На что обратить внимание при заверении копий документов-выписок

      Помимо копии документа работник может запросить выписку из него (ст. 62 ТК, п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от шестнадцатого апреля 2003 года под № 225). Выписка отражает лишь часть текста или же полное содержание подлинника. Как правило, ее оформляют тогда, когда изготовление копии документа: невозможно (документ содержит исключительно конфиденциальную информацию, персональные данные других работников) или нецелесообразно (подлинник имеет большой объем или полностью не нужен).

      Работодатели наиболее часто оформляют выписку:

    • из трудовой книжки;
    • из приказа – бумага актуальна, если сам приказ содержит сведения о нескольких людях.
    • Законодательство не предусматривает конкретных требований к оформлению выписки из документа, но нужно учитывать, как правильно заверять копии документов, ориентируясь на образец. Как правило, их оформляют на фирменном бланке компании. В качестве наименования документа указывают: «Выписка из…», а следом приводят наименование, актуальную дату и номер приказа, на основе которого оформляют бумагу. Издавать новый приказ не нужно.

      Например, «Выписка из приказа о приеме на работу от 13 августа 2010 года под № 56-к». Далее следует текст выписки, который воспроизводит информацию оригинала полностью или частично.

      Под текстом указывают текущую должность уполномоченного лица, подписавшего оригинал, а также инициалы и фамилию. Личная подпись в выписке никогда не ставится. Чтобы бумага имела юридическую силу, ее следует заверить. Поскольку специальный порядок не предусмотрен, ее заверяют так же, как и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под № 65-ст). Рассматривая, как заверить копию документа, опирайтесь на закон.

      С 1 июля 2018 года начнет действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он заменит еще действующий в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

      Нужно ли заверение копии документа (образец) в личном деле

      Законодательство не требует заверять копии бумаг, хранящиеся в личном деле работника. Например, в документах, которые регулируют порядок формирования личных дел, а именно госслужащих, для которых это считается обязательным пунктом, использована формулировка именно «копии», а не «заверенные копии» (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года под № 609).

      Исходя из указанного выше, можно сделать вывод, что заверять копии документов (образец) необязательно. На практике из-за отсутствия юридической значимости у обычных копий, особенно у тех, которые представлены работником от сторонних организаций или иных учреждений, их рекомендуется заверять, а также подшивать в дело. Заверенная бумага укажет на дату оформления, сориентирует в актуальности сведений, так как в документ могут вносить корректировки

      Чтобы заверенная копия имела юридическую силу, соблюдайте правила оформления, установленные ГОСТ Р 6.30-2003, который принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под № 65-ст.

      Сегодня действуют несколько документов, в которых отражено, как правильно заверить копию. Это:

      Если вы уже начали оформлять документы по правилам нового ГОСТа, это не ошибка. ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно применять уже сейчас, особенно это касается отметки о заверении бумаг и оттиска печати.

      Как правильно заверить копию и где ставить печать по новому ГОСТу

      Отметку о заверении копий документов (образец) проставляйте под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписей. Новый ГОСТ вводит несколько вариантов отметок о заверении копии – зависит от того, для каких целей она нужна. На копии для внутреннего пользования следует написать «Верно», должность уполномоченного лица, его подпись, а также расшифровку подписи, дату заверения (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

      Хранение оригинала

      При заверении копий документов в организации с первого июля 2018 года дополнительно указывают место хранения оригинала, с которого изготовили копию: «Подлинник находится в компании в деле №. за. год». После чего нужно поставить печать, если фирма ее использует. Если организация не включила в номенклатуру дел трудовые, то в отметке о месте хранения можно указать, что подлинник находится в отделе кадров иной компании.

      Для удобства некоторые организации изготавливают штамп с постоянной информацией. Такой порядок следует применять с первого июля 2018 года для копий кадровых документов, в том числе трудовых книжек. В отметке по ГОСТу ставится печать. Ее проставляйте так, чтобы она не захватывала подпись уполномоченного лица, подписавшего бумагу, или в месте, обозначенном «МП» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

      Стандарт не уточняет, захватывает ли оттиск печати указание должности. Но лучше, чтобы печать заходила на название должности, так как она призвана заверять подпись лица, поэтому нужно показать, что ее поставили после того, как был подготовлен документ.

      Как заверять документы копия верна: образец печати

      Какие реквизиты добавятся при заверении копий документов: образец

      Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003. В них равное количество реквизитов – 30, отличающихся по составу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает четыре новых пункта. Соответственно, придется обновить регламент по кадровому делопроизводству.

      Гриф ограничения доступа к документу ставят на бумагах с информацией, доступ к которой является ограниченным. Его проставляют в верхнем правом углу первого листа проекта на границе верхнего поля.

      Виды грифов ограничения требуется закрепить в локальных актах. Предусмотрите в положении о персональных данных отметку: «Содержит персональные данные» или «ПД». Помимо персональных данных, бумаги ограниченного доступа лучше отмечать грифом: «Коммерческая тайна» или же «Для служебного пользования» и т. д.

      Как правильно заверить документ копия верна: образец

      Отметка об электронной подписи позволяет визуализировать документ. Отметку делают на том месте, где должна стоять живая подпись на бумажном аналоге. При заверении электронных документов копия верна, образец включает следующие реквизиты:

    • фразу «Документ подписан электронной подписью»;
    • номер сертификата ключа подписи;
    • Ф.И.О. владельца сертификата;
    • срок действия сертификата.
    • Реквизит может включать эмблему компании или органа власти, знак обслуживания или товарный знак. Главное, чтобы элементы были видимые и читаемые. Кадровые специалисты должны своевременно изучать новые требования по оформлению документов, их заверению. Это в целом позволит избежать ошибок и недоразумений. Помните, что неверно заверенная копия может стать причиной повышенного внимания трудовой инспекции, а также судебных разбирательств.

      Смотрите еще:

      • Поможем выселить квартирантов Группа компаний "Профи Сервис" Комментарии, разъяснения и рекомендации от экспертов ГК "Профи Сервис" Общее собрание собственников. Что оно может? Представитель собственников: оценка по достоинству Другая полезная информация По […]
      • Субсидия на оплату квартиру Как получить субсидии на оплату коммунальных услуг (квартплату)? Субсидии на оплату коммунальных услуг предоставляются определенным категориям граждан в соответствии с жилищным законодательством РФ. Чтобы узнать подробности о процедуре […]
      • Зачем юристу Зачем нужны юристы, когда они бесполезны и как с ними работать Владимир Беляев, координатор «Центра управления законом», оказывающего компаниям юридические услуги, написал для ЦП колонку о том, для чего в действительности компаниям нужны […]
      • Разрешение на застройку участка это Зачем нужно разрешение на строительство? Анна Мазухина, Эксперт Службы Правового консалтинга компании "Гарант" Любой владелец участка – и не важно, каким образом тот ему достался и какое имеет назначение – рано или поздно планирует […]
      • Как установить разрешение 1024х768 Как изменить разрешение экрана в Windows Здравствуйте, Друзья! Сегодня разберемся как изменить разрешение экрана в Windows. Делается это просто. На пустом месте рабочего стола нажимаем правой кнопкой мышки и выбираем «Разрешение […]
      • Заявление на выплаты декретных Пособия по беременности и родам в 2018 году (декретные выплаты) Право на пособие имеют следующие категории женщин: работающие, застрахованные по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с […]
      • Дополнительные региональные пособия при рождении ребенка московская область Федеральные выплаты на ребенка в Московской области Полезно помнить, что статья описывает наиболее частые ситуации и не учитывает многие тонкости и нюансы. Для решения именно вашей проблемы получите юридическую консультацию через форму […]
      • Правила оказания помощи при пожаре Сайт пожарных | Пожарная безопасность Последние публикации: Оказания первой помощи пострадавшим при пожаре В нашей современной жизни зачастую происходят такие ситуации, где собственная жизнь и здоровье, а так же жизнь и здоровье наших […]