Золотые правила гарварда и

Оглавление:

Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма

  • Название: Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма
  • Автор: Минто Б.
  • Издательство: Росмэн-Пресс
  • Год: 2004
  • Метки: экономикаменеджментбизнес
  • Размер: 4.08 МБ

СКАЧАТЬ КНИГУ

ЧИТАТЬ ONLINE

БУМАЖНАЯ ВЕРСИЯ КНИГИ

Книга может стать бесценным настольным помощником для широкого круга образованных бизнесменов, от консультантов до топ-менеджеров. Во многих странах она является базовым учебником для программ МВА в разделе общих знаний и навыков.

Золотые правила гарварда и

Золотые правила Гарварда и McKinsey. Принцип пирамиды

Книга Барбары Минто — подробный учебник, в котором рассказано, как излагать мысли (письменно или устно), чтобы они были предельно ясны.

В книге описано очень много различных аспектов и деталей составления тех или иных типов текстов, но есть и главный принцип: структурировать информацию в виде пирамиды, выстраивая логические взаимосвязи между и внутри уровней.

Вершина пирамиды — основная мысль, которой посвящен весь последующий текст. Изложение строится по принципу «Ситуация — Развитие ситуации — Решение». В зависимости от объема излагаемого материала, в пирамиде может быть несколько уровней, элементы каждого из которых опять строятся по принципу пирамиды. В итоге получается, что все «блоки» оказываются логически взаимосвязанными.

Выстраивая пирамиду текста, вы помогаете читателю, заранее определяя его ход мыслей.

На практике такая работа требует большого внимания и опыта. После того, как я начал читать эту книгу, постоянно замечаю в своих текстах отсутствие структуры. И даже иногда понимаю, как их надо преобразовать, чтобы смысл стал более ясным.

На то, чтобы осилить эту книгу, у меня ушло несколько месяцев. На мой вкус, книга слишком сухо написана. После десяти минут чтения меня стабильно начинало клонить в сон 🙂 Наверно, для учебника это нормально 🙂

Материал в книге Барбары Минто построен в форме пирамиды, так что сразу становятся ясными плюсы такой формы изложения. Очень удобно получить ровно ту детализацию, которая вам нужна в настоящий момент. Чтобы ознакомиться с методом пирамиды, достаточно прочесть первую главу. Нужны подробности — читайте дальше.

Книга будет полезна всем, кто пишет нехудожественные тексты. Кстати, принципы Барбары Минто можно использовать и для оптимизации текстов, публикуемых в сети. На эту тему есть еще одна хорошая книга: «Текст для веб».

Достоинства: хороший способ сделать изложение мыслей предельно ясным, качественная полиграфия.
Недостатки: книгу тяжело читать, не хватает живости.

Очепятки

Стр. 53, подзаголовок второй колонки таблицы вверху страницы: нетпробелов.
Стр. 86, 9-ая строка снизу: должно быть «Вместе с тем в обоих случаях…».

Барбара Минто: Золотые правила Гарварда и McKinsey: Принцип пирамиды в мышлении, деловом письме и устных выступлен.

Аннотация к книге «Золотые правила Гарварда и McKinsey: Принцип пирамиды в мышлении, деловом письме и устных выступлен»

Эта книга учит составлять письменные документы и устные выступления. Согласно теории автора, текст делового документа хорошо воспринимается только в том случае, если его идеи логически взаимосвязаны и выстроены по принципу пирамиды. Только такая структура делает сообщение максимально доступным для понимания, потому что мысли излагаются в порядке, оптимальном для восприятия. Эта теория прошла проверку временем: автор много лет преподает свой курс в крупнейших бизнес-школах, университетах и компаниях Европы и США.
«Золотые правила Гарварда и McKinsey» необходимы всем, кому приходится иметь дело с составлением отчетов, служебных записок, докладов, выступлений, презентаций, а также всем, кто хочет научиться предельно ясно и правильно излагать свои мысли, вне зависимости от рода деятельности.
Перевод с английского И.И. Юрчик, Ю.И. Юрчик.

Бизнес-бестселлеры со всего мира

Содержание:
Предисловие
Часть I.

Отличная книга для тех, кто хотел бы структурировать информация для для последующей её подачи.
Помогает структурировать ваши внутренние знания, для того чтобы донести их доходчиво вашим слушателям.
Советовал бы почитать данную книгу в первую очередь людям, которые по своей работе выполняют большое количество отчётов, публичных выступлений и т.п. Также материал очень будет полезен студентам — для более полной подготовки отчётов и докладов.
Рекомендую.

Содержание:
Предисловие
Часть I. ЛОГИКА В ПИСЬМЕ
Введение
Глава 1. Почему именно пирамида?
Выстраивание пирамиды идей
Магическое число семь
Необходимость установления логики во взаимосвязях
Расположение идей сверху вниз
Процесс мышления «снизу вверх»
Глава 2. Составляющие пирамиды
Вертикальная связь
Горизонтальная связь
Вводная часть
Глава 3. Построение пирамиды
Построение пирамиды сверху вниз
Построение пирамиды снизу вверх
Советы начинающим
Глава 4. Особенности написания введения
Повествовательная форма
Примеры часто используемых вводных частей
Примеры введений, часто используемых в консалтинге
Глава 5. Индукция и дедукция: отличия
Дедуктивный метод рассуждения
Индуктивный метод рассуждения
Часть II. ЛОГИКА В РАССУЖДЕНИЯХ
Введение
Глава 6. Установление логической последовательности
Хронологическая последовательность
Структурная последовательность
Сравнительная последовательность
Глава 7. Обобщение сгруппированных идей
Избегайте пустых утверждений
Определение результата принятых мер
Поиск и обобщение схожих характеристик
Часть III. ЛОГИКА В РЕШЕНИИ ПРОБЛЕМ
Введение
Глава 8. Определение проблемы
Модель определения проблемы
Выделение основных элементов проблемы
Определение Вопроса
Написание вводной части
Пример из практики
Глава 9. Структурирование процесса анализа проблемы
Сбор информации как подготовительный этап анализа
Разработка моделей исследования
Применение моделей исследования
Построение логических древовидных схем
Анализ основных вопросов
Часть IV. ЛОГИКА В ПРЕЗЕНТАЦИЯХ
Введение
Глава 10. Отображение пирамиды идей в документе
Выделяйте структуру документа
Не забывайте о связующих звеньях
Глава 11. Отображение пирамиды идей на экране
Создание текстовых слайдов
Проектирование слайдов с рисунками
Составление эскиза презентации
Глава 12. Отображение пирамиды идей в сознании
Создание образа
Словесное описание образа
Приложение А. Поиск решения в бесструктурной ситуации
Приложение Б. Ключевые идеи книги
Об авторе Скрыть

Принцип пирамиды Минто

Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений

Logic in Writing, Thinking and Problem Solving

«Золотые правила Гарварда и McKinsey» учат составлять письменные документы и устные выступления. Согласно теории Барбары Минто, текст делового письма хорошо воспринимается только в том случае, если его идеи логически взаимосвязаны и выстроены по принципу пирамиды. Только такая структура делает сообщение максимально доступным для понимания, потому что мысли излагаются в порядке, оптимальном для восприятия. «Золотые правила», созданные во время работы Минто в McKinsey, регулярно пересматриваются и совершенствуются. Автор много лет преподает свой курс в крупнейших бизнес-школах, университетах и компаниях.

Для кого эта книга?

Эта книга необходима всем, кому приходится иметь дело с составлением деловых писем, отчетов, служебных записок, докладов, выступлений, презентаций, а также всем, кто хочет научиться предельно ясно и правильно излагать свои мысли, вне зависимости от рода деятельности.

Обязательное чтение для:

  • Консультанта по управлению
  • Директора по маркетингу
  • Директора по развитию
  • Студента MBA

«Фишка» книги

Система, изложенная в этой книге, является стандартом подготовки письменных документов в McKinsey & Company и ряде других консалтинговых компаний и инвестиционных банков. Книга признана «Лучшей книгой о личной эффективности 2007» по версии журнала «Генеральный директор».

Пост в блоге
Чуть больше о книге Вы можете прочитать в нашем корпоративном блоге.

Важно!
В предыдущем издании (2007 г.) книга выходила под названием «Золотые правила Гарварда и McKinsey».

В 1963 году Барбара Минто стала первой женщиной-консультантом известной компании McKinsey. Именно сотрудники и клиенты McKinsey были первыми учениками Минто. В 1966 году руководство направило ее в Лондон с целью развития письменных навыков среди работников компании. В конечном итоге это и послужило базой для развития теории, представленной в данной книге. С 1973 Барбара управляет собственной компанией Minto International Inc . Она с успехом преподает в бизнес-школах Гарварда, Стэнфорда, Чикаго, а также в крупнейших компаниях США и Европы. Она специализируется на преподавании золотых правил как новичкам в бизнесе, так и профессионалам, в чьи обязанности входит составление сложных отчетов, анализов, служебных записок и презентаций.

Цитаты из книги

Зачем нужна пирамида?

Большинство людей, принимаясь за написание текста, имеют лишь смутное представление о своих идеях (если вообще имеют). Именно для этого и нужна пирамида: она требует определенного набора составляющих, что ускоряет процесс обнаружения недостающих звеньев в рассуждении.

Дебри логики

Нельзя просто взять и объединить в одну группу ряд идей, предполагая, что читающий самостоятельно поймет принцип группировки. Сначала определите взаимосвязь для себя, а потом опишите ее читателю. При группировке всегда задавайте себе вопрос: «Почему я объединил именно эти идеи, а не какие-нибудь другие?»

Метод дедукции

Метод дедукции помогает сгруппировать идеи последовательно. Это значит, что первая идея описывает общую ситуацию, вторая уточняет субъект, а третья — делает вывод Например: «Все люди смертны. Сократ — человек. Следовательно, Сократ смертен».

Информативные заголовки

Вам следует научиться формулировать заголовки, которые отображают идеи, а не категории. Избегайте заголовков типа «Результаты исследования» или «Выводы»: они неинформативны.

Создание текстовых слайдов

При создании текстовых слайдов важно осознавать, что именно вы являетесь главным актером этого шоу. Наибольший интерес представляете всегда вы сами, а не слайды. Слайды — лишь вспомогательный инструмент, обеспечивающий плавный ход презентации.

Поиск проблемы

Возможные варианты решений всегда следует перечислять сразу в Развитии Ситуации, чтобы при чтении основной части документа было понятно, о чем идет речь. В таком случае читающий будет знать, что существует несколько вариантов решений, каждый из которых оценивается и анализируется далее по тексту.

Книга: Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма

Спасибо, что скачали книгу в бесплатной бизнес библиотеке Inwit.Ru

Публикуется с разрешения автора и ее литературных агентов, Peter Knight (Великобритания) и Александра Корженевского (Россия)

Перевод с английского А. Румянцева Экспертная поддержка кандидата экономических наук И.Б. Манна

М62 Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма/Пер, с англ. А. Румянцева. — М.: ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004. -192 с. — (Международный деловой бестселлер).

Данная книга восполняет дефицит изданий на русском языке, об универсальных методиках составления убедительных деловых документов. Она посвящена утраченному умению логично и неотразимо выстраивать систему аргументаций в письменном виде и эффектно презентовать ее партнерам по бизнесу и коллегам. Это умение является неоценимым преимуществом как для деловой карьеры, так и для достижения победы в закупочных тендерах, обоснования получения материальных ресурсов, представления инвестиционных проектов. Одним словом, всюду, где для предпринимательского успеха необходим мастерски составленный текст.

Особенность методики Барбары Минто состоит в учете реальных человеческих возможностей восприятия и запоминания любого письменного сообщения. Автор советует выстраивать систему идей любого документа в виде логической пирамиды взаимосвязей с главным тезисом на ее вершине.

Книга может стать бесценным настольным помощником для широкого круга образованных бизнесменов, от консультантов до топ-менеджеров. Во многих странах она является базовым учебником для программ MBA в разделе общих знаний и навыков.

ISBN 5-353-01533-9 (рус.)

ISBN 0-273-65903-0 (англ.)

Все права защищены. Любая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения владельца авторских прав.

© Barbara Minto, 2002

© Перевод на русский язык.

ООО «Издательство «РОСМЭН-ПРЕСС», 2004

«Нет ничего более практичного, чем хорошая теория»

Барбара Минто выросла в Кливленде, штат Огайо. Она начала свою профессиональную деятельность у Сайруса Итона, промышленника, который основал Пагуошское движение ученых-ядерщиков. Работая в команде, занимавшейся организацией и проведением конференций Пагуошского движения, Барбара приобрела солидный опыт в разрешении проблем, связанных с обсуждением сложных технических и научных задач.

В 1961 году она ушла от Сайруса Итона и стала слушательницей Гарвардской школы бизнеса. В 1963 году вернулась в Кливленд и стала работать в международ-ной консалтинговой фирме «McKinsey & Company» как первая в этой знамени-той компании женщина-консультант. Ее способности в области деловой пере-писки были замечены, и в 1966 году, чтобы повысить в Европейском отделении компании уровень деловой отчетности, Барбару перевели в Лондон. Вся доку-ментация в то время велась на английском языке. В штаб-квартире предположили, что использование европейскими консультантами в бизнес-переписке неродного языка сопряжено с определенными трудностями.

Однако Барбара быстро поняла, что трудности бизнес-переписки в Дюссельдорфе и Париже те же самые, что и в Нью-Йорке и Кливленде. Проблема заключалась не в том, чтобы писать в соответствии со школьными правилами языка, а в том, чтобы ясно мыслить. Это открытие привело ее к тому, что Барбара сконцентрировалась на изучении структур мышления, лежащих в основании четкого и здравого письменного изложения, а затем — на развитии тех мыслей, которые и составили содержание этой книги.

Барбара и сейчас живет в Лондоне, но с 1973 года занимается делами своей фирмы «Minto International». Она специализируется на обучении «принципу магической пирамиды» тех людей, чьим основным занятием являются бизнес или высокопрофессиональная деятельность, которые требуют постоянного создания комплексных докладов, отчетов, меморандумов или ведения презентаций.

Свои лекции Барбара читает в большинстве ведущих консалтинговых компаний в Соединенных Штатах и Европе и во многих крупнейших транснациональных компаниях. Также она ведет курсы лекций в Гарварде, Стэнфорде, Чикаго, Лондонской школе бизнеса и в Государственном университете Нью-Йорка.

Цель этой книги — рассказать вам, как использовать принцип магической пирамиды, чтобы писать ясные и понятные деловые документы. Написать что-либо ясно и понятно — значит сделать два шага. Первый — определить цель, главную мысль, которую вы хотите донести до читателя, второй — изложить эту мысль в словах или письменно. Когда вы знаете основную цель сообщения, вы едва ли испытываете трудности с изложением проблемы:

Пожалуйста, оставьте сегодня два литра молока.

Я встречу вас завтра в 12.30 у Марио.

Позвоните своей жене.

Но вы обязательно столкнетесь с трудностями, когда вам придется расставлять по местам несколько сообщений, которые ведут к одному итоговому заключению.

«Джон Коллинз звонил, чтобы передать, что он не сможет присутствовать на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сообщил, что не рассчитывает быть раньше, а то и вовсе завтра, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда передала, что Клиффорд вернется из Франкфурта не раньше чем завтра, а то и позже. Конференц-зал завтра занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».

Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, когда пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное изложение как способ организовать процесс обдумывания — вполне подходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих высказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. Насколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:

«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присутствовать на встрече Клиффорду».

Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полагает, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параграф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересматривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает, как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и выделяет суть адресованного ему документа.

До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных читателей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Остальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую воспринимаемость принято считать типичным признаком бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства.

Об этом свидетельствует, например, высказывание одного консультанта, чья презентация новой организационной структуры большой компании превратилась в утомительный рассказ длиною в два часа. На наше замечание он ответил:

«Вы не подумали о том, что люди пришли на презентацию, заранее зная, насколько она будет утомительна. Они уже привыкли к этому».

Возможно. Но пустая трата времени, унылая внутренняя борьба с плохо написанными документами действуют на личность разрушительно. Как верно замечает один из комментаторов: «Миф, что бизнесмены не читают, полная ерунда. Они читают очень много. Но вот то, что они читают, зачастую абсолютно безграмотно».

Для типичных бизнесменов и клерков научиться писать грамотные и понятные деловые записки и доклады вовсе не означает научиться выбирать более короткие предложения или более точные слова, как обычно рекомендуют. Для них научиться писать — это научиться отделять процесс мышления, обдумывания документа от процессов его создания и написания. Этот подход поможет и вам. Вы будете писать грамотные и понятные бизнес-документы, если заставите себя полностью завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и писать. Именно этому подходу и посвящена эта книга.

В ней говорится о том, как упорядочить свои идеи и суждения. О том, что делает документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в сознание читателя, когда не следуете соответствующему порядку. Установить соответствующий порядок — это, прежде всего, создать четкую структуру, которая подчеркнет и выделит все главные идеи документа, покажет их развитие и поможет организовать второстепенные идеи так, чтобы они усиливали и подчеркивали главные.

Понятно, что ключевым навыком становится умение выделять главные и второстепенные идеи и распределять их в тексте. Исходя из требований логики и объективно ограниченных возможностей читателя в восприятии больших объемов информации, мы рекомендуем пирамидальную структуру — отсюда и название книги «Принцип магической пирамиды».

В первой части книги будет показано, как пользоваться правилами магической пирамиды в процессе обдумывания документа.

Во второй части мы расскажем, как использовать полученные знания, чтобы критически анализировать структуру документа, как устранить логические ошибки и сделать процесс осмысления более творческим и продуктивным. В итоге мы надеемся, что вы научитесь писать и говорить именно то, что имеете в виду, то, что действительно хотите сказать.

Рекомендуемый нами подход применим к любому деловому документу, в котором вы хотите добиться ясности изложения. Однако использование этого подхода потребует немалой самодисциплины. И все же после определенных усилий, направленных на то, чтобы сначала думать, а потом писать, вы многому научитесь. Но не всему! Потребуется еще немало сил, во-первых, на то, чтобы научиться

сокращать время, которое вы обычно тратите на обоснование выводов, во-вторых, чтобы пора-ботать над ясность высказываний, в-третьих, чтобы сократить их длину.

Необходимость излагать что-либо на бумаге и ведение деловой

документации — одна из утомительных особенностей бизнеса. Практически каждый считает это занятие рутинным и в то же время сожалеет о том, что не может писать деловые бумаги лучше, чем умеет. А многим людям прямо говорят, что им необходимо усовершенствоваться в этом занятии, если они хотят добиться успеха и карьерного роста.

Это удается далеко не всем, и главная причина — представление о том, что писать ясно и понятно — значит писать проще и прямолинейней, чем обычно. Действительно, предложения в деловых документах часто слишком длинны и тяжеловесны. К тому же деловой язык зачастую перегружен техническими терминами и абстракциями, а разделы документов выстроены так, что осложняют понимание читателя.

Но все это слабости и недоработки стиля. Хорошо знакомые трудности для тех, кто получил формальную подготовку, чтобы улучшить свои навыки в создании деловых бумаг. Эти слабости и недоработки могут быть устранены примерно так же, как в процессе обучения машинописи. Надо только выполнять и многократно повторять определенные упражнения, для которых у «писателей», занятых в промышленности или в управлении, просто не находится свободного времени. В результате многие продолжают выслушивать тщетные пожелания о том, что им необходимо писать более ясно и понятно.

Однако существует и вторая причина того, что документы неясны и непригодны. И хотя она гораздо более существенна, чем первая, устранить ее гораздо легче и быстрее. Эта причина связана со структурой делового документа — с порядком, в котором появляются высказывания безотносительно к тому, хорошо или плохо они прописаны. Если какой-то документ написан неясно, то, прежде всего, это означает, что порядок подачи идей и соображений не соответствует реальным возможностям читателя воспринимать их.

Способности восприятия практически одинаковы у всех: у тех, кто создает документы, и у читателей. Осознавая это, можно научиться писать легко. Автор, стремящийся к тому, чтобы структура написанного совпадала с читательским восприятием, привыкает мыслить и излагать идеи так, что его высказывания и фразы становятся менее тяжелыми.

В первом разделе этой книги объясняется, почему структура восприятия текста всегда имеет форму пирамиды, и говорится о том, какие логические подструктуры ее образуют. Здесь же вы узнаете, как воспользоваться этими знаниями, чтобы уточнить мысли и идеи, которые собираетесь включить в определенный документ. Научитесь тому, как просто и ясно обозначать взаимосвязь между этими идеями и мыслями. Наконец, найдете ответ на вопрос, как сделать структуру настолько понятной, что идеи документа и их взаимосвязь в тексте будут очевидны для читателя.

Почему именно пирамида?

Если из написанного вами читатель стремится узнать, что вы думаете о каком-либо конкретном предмете, перед ним стоит сложная комплексная задача. Даже когда ваш документ относительно невелик — скажем, объемом в две страницы, он содержит около 100 высказываний. И каждое из них нужно понять, связать с другими и объединить в единое целое. Без сомнения, читателю будет легче, если документ выстроен в виде пирамиды суждений, начинается с главного высказывания и содержательно развивается по нисходящей. Этот вывод основан на некоторых фундаментальных открытиях, касающихся принципов работы человеческого сознания. Здесь для нас важны следующие:

по мере поступления и восприятия информация автоматически сортируется сознанием в отчетливые пирамидальные структуры,

любая группа идей легче усваивается, если воспринимается выстроенной в виде пирамиды,

каждый написанный документ следует обдуманно структурировать в форме пирамиды идей.

В следующих разделах мы познакомимся со структурой, образующей пирамиду идей.

Строительные блоки пирамиды

Давно установлено, что разум автоматически вносит порядок во все, что нас окружает. Эта тенденция к упорядочиванию особенно ярко проявляется в стремлении рассматривать последовательность предметов, появляющихся вместе, как совокупность. В дальнейшем из этой формальной связи выводится вполне определенная смысловая, логическая связь. Древние греки, например, были склонны, рассматривая звезды, видеть в них очертания конкретных фигур, образующих созвездия, и не воспринимали отдельную звезду как точку, испускающую свет.

Разум объединяет вместе любые группы вещей, которые воспринимает в качестве сродных, «имеющих общую судьбу» либо потому, что они имеют похожие характеристики, либо потому, что расположены недалеко друг от друга. Рассмотрим, например, эти шесть точек:

Взяты из аналогичных серий, приведенных в «Гештальт-психологии» (Вольфганг Колер, Нью-Йорк, 1970).

Число идей, которое вы можете осмыслить за непродолжительный отрезок времени, ограничено. Предел этот установлен способностями и возможностями нашего сознания. Рассмотрим пример, подтверждающий эту мысль.

Допустим, вы решаете выйти из теплой, уютной гостиной на дождливую улицу чтобы купить отчет о скачках. «Я думаю, что схожу и куплю журнал, — сообщаете вы своей жене. — Нам что-нибудь надо?»

«Как хочется винограда после этой рекламы, — говорит она, когда вы направляетесь к шкафу, чтобы надеть пальто. — Может быть, надо докупить молока». Вы достаете пальто из шкафа, а жена в это время проходит на кухню.

«Дай-ка я посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Да, кстати, у нас закончились яйца. Так, посмотрим. Картошку надо купить». Вы надеваете пальто и подходите к двери.

«Морковь тоже! — кричит жена вдогонку. — Немного апельсинов. » Вы открываете дверь. «Масло». Вы спускаетесь с крыльца. «Яблоки». Вы садитесь в автомобиль. «И сметану». «Это все?» — спрашиваете вы и слышите в ответ: «Да, дорогой!»

А теперь, не перечитывая этот возможный диалог, сможете ли вы вспомнить, какие именно продукты просила купить вас жена? Большинство мужчин после такого разговора вернется домой с отчетом о скачках и виноградом.

Главная проблема, с которой вы столкнулись в примере, — как запомнить все нужное? Она напрямую связана с магическим числом семь. Эта фраза «магическое число семь» отчеканена Джорджем А. Миллером в эссе «Магическое число семь, плюс или минус два». Именно в этом труде Миллер указывает на то, что разум может удерживать в кратковременной памяти не более семи предметов в один момент времени. Некоторые люди могут оперировать сразу девятью, в то время как другие -лишь пятью (я сама — увы, только пятью). Еще быстрее мы запоминаем три предмета, но, конечно же, легче всего нам запомнить один.

Это означает следующее. Разум, имея дело с растущим количеством предметов или понятий, как только их число становится больше четырех или пяти, начинает объединять эти предметы в логические группы, категории, чтобы удержать их в памяти. В приведенном выше примере можно было бы легко объединить продукты в категории по отделам супермаркета, в которых они продаются.

Чтобы убедиться в том, как эффективен такой прием, прочитайте список продуктов ниже, разбейте его на группы по отделам. Весьма вероятно, вы обнаружите, что, объединив продукты по отделам супермаркета, запомнили их

ВИНОГРАД АПЕЛЬСИНЫ МОЛОКО МАСЛО

КАРТОФЕЛЬ ЯБЛОКИ ЯЙЦА СМЕТАНА МОРКОВЬ

Если вы постараетесь наглядно изобразить этот процесс, то увидите, как вы подсознательно создаете совокупность пирамидок из логически связанных предметов (продуктов).

Необходимо следовать логике

Чтобы распределить предметы или идеи на легко воспринимаемые группы, необходимо позаботиться о том, чтобы в этих группах они были логически объединены. Смысл разделения на группы заключается не в простом соединении девяти объектов в произвольные наборы из четырех, двух или трех. Произвольное объединение не даст ничего, потому что придется все так же запоминать девять предметов. Вы же хотите уйти от этого числа, подняться над ним, сократить его до трех, то есть до минимально возможного числа групп.

Правильное, обоснованное объединение в группы освободит вас от необходимости запоминать каждый объект в отдельности. Вы запомните только три категории, в которые они входят. Вы начнете мыслить с более высокого уровня абстракции. Но этот более высокий уровень предполагает наличие подчиненного уровня объектов, который находится под ним. А поскольку взаимосвязь между объектами естественна, а не вымышлена, как в случае с упражнением об озере и сахаре, то ее гораздо легче сохранять в сознании.

Все процессы сознания (мышление, запоминание, решение проблем), несомненно, используют приемы разделения на группы и последующее суммирование. Поэтому вся информация в персональном сознании могла бы быть представлена как один гигантский конгломерат, состоящий из связанных между собой пирамид.

Если вы задумаетесь о том, как донести до чьего-то личного сознания ваши соображения, вы сможете понять, что проблема заключается в создании своего рода новой пирамиды, дополняющей уже существующие в этом сознании.

И здесь мы подошли к реальной проблеме коммуникации. Полагаем, вы можете вполне отчетливо «представлять» структуру своего документа. Вы представляете, как и почему объекты объединены именно в эту конкретную структуру. Остается только передать свои соображения другому человеку в ясной форме. Передать ему ваше представление о принципах объединения объектов. Однако вы не можете сообщить все и сразу. Но, как в примере с покупками по совету жены, вы будете вынуждены сообщать информацию последовательно: шаг за шагом, идея за идеей. Наиболее эффективный способ сделать это состоит в том, чтобы сначала представить категории объектов, а затем — сами объекты. То есть выстроить идеи в определенном порядке, а именно — сверху вниз.

От главного к группам. Порядок подачи идей: строим сверху вниз

Постоянный контроль над тем, как вы выстраиваете свои идеи и суждения, — необходимое условие для того, чтобы писать ясно и понятно. Наиболее ясной последовательностью всегда будет та, в которой сначала подается общая идея, а затем частные.

Вы помните, что читатель (или слушатель) может воспринимать высказывания последовательно и только по одному. Вы уже знаете о склонности читателя логически связывать те идеи, которые появляются парами. Если вы заранее не расскажете ему, на основании каких взаимоотношений между идеями вы логически объединяете их, а просто подадите группы последовательно одну за другой, он сделает это сам. Читатель будет автоматически выискивать сходство, пользуясь которым сможет сгруппировать идеи так, чтобы он мог объяснить самому себе значение вновь созданных логических групп.

К сожалению, мы все отличаемся друг от друга уровнем развития и легкостью восприятия. Поэтому едва ли найдется читатель, который воспринимает факты, как вы, и дает им ту же интерпретацию, что и вы, объединяя идеи в группы. Даже если вам повезет, и вы встретите такого читателя, не осложняйте его работу. Не заставляйте его разбираться в небрежно поданной информации, восполнять пробелы, достраивать рассуждения и тратить силы на то, чтобы понять ваш документ.

Давайте посмотрим на примере, как сбивает с толку построение идей не сверху вниз, а в обратной последовательности. Представьте, что я присоединилась к вам, чтобы посидеть вместе в пабе за кружкой пива. И, между прочим, говорю:

«Была в Цюрихе на прошлой неделе. Вы наслышаны о том, какой это консервативный город. мы ходили в уличный ресторанчик на бизнес-ланч. Представьте себе, что за 15 минут я насчитала, кажется, 15 человек либо с усами,либо с бородой».

Я сообщила вам только кусочек информации. Естественно, не до конца понимая, к чему я веду, вы начинаете автоматически выискивать причины, по которым я заговорила на эту тему. Иными словами, вы рассматриваете это высказывание как часть какой-то группы идей, еще не выраженных. Предполагаете возможную цель разговора, стараетесь приготовить ваше сознание к дальнейшему восприятию. Это ожидание будущей информации уменьшает глубину анализа уже воспринятых идеи, сокращает число сторон, с которых они рассматриваются. То есть вы заранее ищете объединяющую мысль и пытаетесь с ее помощью предвосхитить рассуждения в целом.

Так, вы можете предположить нечто такое: «Она хочет рассказать, насколько демократичен Цюрих». Или такое: «Она собирается сравнить Цюрих с другими городами». Или даже такое: «Она зациклилась на бородах и усах». Безотносительно к тому, какова ваша реакция, главное — это то, что ваше сознание ждет следующей порции информации на ту же самую тему, которую оно выделило из первого высказывания. Замечая ваш озадаченный взгляд, я продолжаю говорить:

«Знаете, если заглянуть в любой офис в Нью-Йорке, то едва ли там найдется хотя бы один мужчина без усов или бороды».

К чему я клоню теперь? Кажется, что я сравниваю не города, как таковые, а только те, в которых наша фирма имеет офисы. Еще, кажется, я рассуждаю не только об усах и бородах, но и обо всех видах растительности на лице. «Возможно, —думаете вы, — она не одобряет новый стиль. А может быть, она собирается сравнить стили в разных офисах. А может быть, она удивлена толерантностью к новым веяниям, которая царит в консалтинговых фирмах». В любом случае, вы бормочете что-то уклончивое в ответ. Я же, вдохновленная такой реакцией, добавляю еще порцию информации:

«А в Лондоне растительность на мужских лицах в моде уже по меньшей мере 10 лет».

«Есть, — догадываетесь вы, — наконец-то я понял, к чему она клонит. Она стремится провести ту мысль, что Лондон самый передовой город». И вы сообщаете мне о своей догадке. Абсолютно логичный вывод, но ошибочный: я хотела высказать совсем иную мысль. На самом деле я собиралась поделиться вот чем:

«Как быстро люди признали, что борода и усы бизнесу не помеха! Это верно и в Цюрихе.

И конечно же в Лондоне. »

Из этого примера видно, насколько вы заплутали из-за того, что не были заданы рамки разговора. Если бы я заранее определила эти рамки, они помогли бы вам изначально установить единственно верную логическую связь между высказываниями.

Свободный до известной степени от какого-либо контроля со стороны, читатель вынужден выдумывать любую приемлемую для него структуру. Именно в этой воображаемой структуре он будет располагать и выстраивать последовательно поступающие к нему идеи, объединять их в группы. Чтобы быть уверенными в том, что он поймет вас правильно, вы с самого начала должны задать рамки поиска. В противном случае он выстроит не ту взаимосвязь, о которой говорите вы. А в худшем — вообще не найдет никакой, то есть вы оба напрасно потратите время.

Вторую ситуацию — с отсутствующими и потому не найденными логическими связями — иллюстрирует следующий пример. Постарайтесь вникнуть в основные тезисы вступительных параграфов статьи о равной оплате труда женщин:

«Благодаря принципу равной оплаты женщины могут оказаться в худшем положении, чем раньше. То есть разрыв между средней оплатой труда мужчин и оплатой труда женщин может возрасти.

• Равная оплата труда означает равную оплату за тот же самый объем работы или равную оплату за равную ценность выполненной работы (для работодателя).

• Использование подходов, указанных выше, означает:

дополнительный стимул работодателям к действиям в их собственных интересах или снятие ограничений на работы, обычно выполняемые мужчинами».

В этом параграфе вам преподносится, как минимум, пять идей, связь между которыми практически неясна. И это несмотря на то, что автор статьи, судя по всему, начал с высшего уровня идей, начал «сверху вниз». Согласитесь, вы чувствуете, как ваше сознание отчаянно цепляется за любую возможность найти связь между этими пятью идеями. Затем вы приходите к выводу об отсутствии взаимосвязей в параграфе вообще. И, наконец, с неудовольствием оставляете попытки выделить главную мысль. Добавьте к этому чрезмерно сильное интеллектуальное напряжение.

Вы должны учитывать, что вне зависимости от интеллектуального уровня, читатель может использовать вполне определенный — отнюдь не бесконечный — запас энергетических усилий. Часть этих усилий уходит на восприятие и интерпретацию отдельных высказываний. Еще часть — на установление взаимосвязи и отношений между идеями. А оставшиеся силы читатель потратит на осмысление целого.

Можно и нужно сэкономить на времени, которое тратит читатель на первые два этапа: восприятие и установление связи. Для этого подавайте свои идеи так, чтобы их можно было понять без особого интеллектуального напряжения. Упорядочьте свои соображения. Не вынуждайте мысли читателя метаться из начала в конец и из конца в начало в поисках логических связей. Это не просто плохой стиль или плохая манера. Это приводит к тому, что читатель отказывается разбираться в документе, написанном вами.

Подведем итог: любой читатель, как правило, запоминает текст «сверху вниз». Он также легче воспринимает и осмысливает идеи, если они подаются сверху вниз — от общего к частному. Из всего этого следует, что самые ясные документы -те, где информация представляется в нисходящей пирамидальной структуре.

От идеи к структуре. Порядок осмысления от частного к главному

Если вы собираетесь группировать идеи, суммировать выводы и подавать информацию сверху вниз, от общего к частному, структура вашего документа будет напоминать схему, изображенную на рисунке 1.

Структура начинается с нижнего уровня: самых маленьких ячеек, предназначенных для конкретных идей и соображений, формулируемых в отдельных высказываниях. Эти высказывания логически объединяются в параграфы, параграфы — в разделы, разделы — в документ, который и «выкатывает» на вершину единственную, главную мысль.

Если вы на мгновение задумаетесь о том, в какой последовательности вы развиваете и обдумываете идеи, то поймете, что на самом деле поднимаетесь снизу вверх. Когда вы пишете, вы постоянно восходите на более высокие уровни абстракции.

На самом низком уровне пирамиды вы группируете высказывания, каждое из которых содержит какую-то частную идею, в параграфы. Предположим, вы объединяете в одном параграфе шесть высказываний. Причина, по которой объединены эти шесть, а не другие, будет только одна, а именно: вы отчетливо понимаете логическую взаимосвязь между ними. И эта логическая взаимосвязь будет присутствовать всегда, так как без нее не выразить общую идею параграфа, эффективно суммирующую идеи отдельных высказываний. Не стоит, например, объединять пять высказываний о финансах и одно — о теннисе, потому что будет трудно показать значимость и уместность каждого суждения. Вам будет трудно сформулировать одно суммирующее, подытоживающее смысл параграфа высказывание.

Формулируя общий смысл параграфа, вы поднимаетесь вверх на один уровень абстракции. Теперь вы можете воспринимать параграф как обобщенное высказывание, содержащее одну мысль, а не шесть. Это позволяет вам объединить в группы, скажем, три параграфа. Ведь каждый из них содержит одну-единственную мысль, пусть и на более высоком уровне абстракции, чем составляющие его отдельные высказывания. Основная причина, по которой вы объединяете в раздел эти, а не другие параграфы, заключается в следующем: вы видите логическую взаимосвязь именно этих параграфов. И без нее вы не сможете выразить единую общую идею раздела, эффективно суммирующую идеи отдельных параграфов.

Точно такой же процесс осмысления будет верным при объединении разделов, формирующих документ в целом. Вы соединяете три раздела вместе (каждый раздел состоит из группы параграфов, а параграф, в свою очередь, состоит из группы высказываний) только потому, что они необходимы, чтобы выразить единственную, главную идею всего документа. И эта идея суммирует идеи наших трех разделов.

Вы будете объединять блоки текста и суммировать идеи до тех пор, пока не учтете все логические взаимосвязи. Понятно, что вы остановитесь только тогда, когда каждый документ, который вы пишете, будет структурирован. То есть когда проведете и докажете ключевую мысль — единственно выведенную из окончательного объединения разделов и суммирующую их. Эта мысль будет и должна быть главной. Именно ее вы хотите утвердить, а все идеи, сгруппированные на уровнях ниже — встроенные вами должным образом в структуру, -будут объяснять, доказывать, защищать главную мысль во всех значимых деталях.

К счастью, вы сможете заранее определить, получается ли у вас четкая и приемлемая структура. Надо лишь оценить, связываются ли ваши идеи таким способом, который позволяет объединять их в пирамидальные группы.

Рис. 1. Идеи 8 презентациях и документах следует всегда выстраивать в форме пирамиды. Главная мысль находится на вершине пирамиды

Объединять идеи в группы нужно, руководствуясь следующими правилами:

1. На каждом уровне пирамиды идеи всегда должны резюмировать идеи, объединенные уровнем ниже.

2. Идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида.

3. Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены.

Теперь объясним, каким образом следует использовать правила «всегда должны»:

1. Идеи на каждом уровне пирамиды всегда должны резюмировать идеи, объединенные уровнем ниже. Первое правило основывается на том факте, что главная операция в мышлении и в создании документа — это операция абстрагирования. Именно при ее помощи рождаются новые идеи из идей, сгруппированных уровнем ниже. Как мы видели в вышеприведенных примерах, главная мысль параграфа — это результирующий вывод из высказываний, объединенных в этот параграф. Точно также главная мысль раздела — это суммирующий вывод из параграфов и так далее. Однако, чтобы иметь возможность сделать вывод из ранее сгруппированных высказываний или параграфов, необходимо корректно объединить в группы эти идеи, высказывания и параграфы. Второе и третье правила — это и есть правила объединения в группы.

2. Идеи в каждой группе всегда должны быть одного вида. Если вы хотите подняться лишь на один уровень абстракции над объединенными в группу идеями, они должны быть логически одного вида. Например, вы мо жете логически объединить яблоки и груши в категорию «фрукты». Эта категория будет лишь на один уровень абстракции выше. Точно так же вы можете объединить столы и стулья в категорию «мебель». Но что полу чится, если вы опрометчиво попытаетесь сгруппировать яблоки и сту лья? Вы не сможете воспользоваться ближайшим уровнем абстракции, поскольку он уже занят категориями «фрукты» и «мебель». Таким обра зом, вам придется перейти на более высокий уровень. Придется вое пользоваться размытыми категориями «предметы» или «неодушевлен ные объекты». Но каждая из этих категорий слишком широка и потому не указывает на мгновенно постижимый средним разумом логический признак объединения.

Когда вы пишете, вы хотите излагать идеи, подразумеваемые логикой данной группы. Именно поэтому все объединяемые суждения и идеи должны принадлежать к одной и той же логической категории. Так, если первая идея — это причина какого-то действия, то вторая идея в этом параграфе или разделе также должна быть причиной для того же самого действия. Если первая идея — это этап какого-то процесса, остальные идеи, принадлежащие этой группе, должны быть этапами того же самого процесса. Если первая идея — это проблема в компании, другие тоже должны быть связаны с проблемами компании и так далее.

Вернейший способ убедиться, верно ли вы объединили идеи в группу, — попробовать обобщить их. Для этого воспользуйтесь как ярлыком существительным во множественном числе или собирательным существительным. Вы обнаружите, что идеи, которые можно объединить, можно и назвать общими словами: рекомендации, причины, проблемы, изменения. Не существует каких-либо иных ограничений на объединение различных идей в группы. Помните только одно: это всегда и обязательно множество идей одного и того же вида и их можно обобщить одним существительным во множественном числе.

Как убедиться в том, что вы верно объединяете идеи в группы, будет объяснено во второй части книги, главах седьмой, восьмой и девятой.

3. Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены. Другими словами, всегда должно существовать объяснение тому, почему вторая идея идет именно второй и не может быть ни первой, ни третьей. О том, как определить соответствующую очередность, подробно рассказано в главе седьмой «Вопросы очередности подачи идей». Там говорится о том, что существует только четыре логических способа, с помощью которых упорядочивают набор идей:

дедуктивный (большая посылка, малая посылка, вывод),

хронологический (первое, второе, третье),

структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон),

классификационно-сравнительный (первый по значимости предмет, второй по значимости предмет и т. д.).

Порядок, который вы выбираете, отражает аналитические процессы, использованные вами при объединении идей в группы. Если вы руководствовались дедуктивными основаниями, идеи идут в порядке логических аргументов. Если использовали причинно-следственную связь, то в хронологическом порядке. Если высказывались о существующей структуре, то порядок диктуется именно ею. Если классифицировали, то — порядком значимости. Поскольку эти четыре вида — дедуктивные умозаключения, выявление причинно-следственных связей, разделение целого на части и классификация — охватывают все возможные виды аналитической деятельности, на которую способен разум, то и способов упорядочения любых идей существует только четыре.

Принципиально важно понимать, что еще до того, как вы начнете писать, необходимо выстроить свои идеи в форме пирамиды. Проверить, соответствует ли ваша пирамида правилам. Если вдруг какое-то из этих правил нарушено, значит, вы не точны в своих размышлениях или не развили и не обосновали свои идеи до конца. А возможно, что связали их таким образом, который помешает читателю найти вложенный в них первородный смысл. Найдя ошибки, вы сможете переработать идеи. Затем очистить свои суждения, выстроить структуру документа в соответствии с правилами. Это избавит вас от необходимости обширных изменений, переделок и переписывания документа в дальнейшем.

Архитектура пирамиды

В первой главе мы объяснили, что ясно и понятно писать — значит установить строгую систему взаимосвязей между идеями. Такую систему, в которой идеи образуют всеохватывающую пирамидальную структуру (см. рис. 1). В этой структуре читатели воспринимают идеи начиная сверху — с главной мысли документа. А обоснование идей «раскручивается» по нисходящей, до основания.

Особенность правил магической пирамиды такова, что если вы разработаете и продумаете идеи прежде, чем начнете писать, то легко сможете выстроить их в пирамидальной форме. Однако большинство людей, когда садится писать, имеет только смутное представление о своих идеях и соображениях (если вообще имеет). И поэтому не следует ожидать от себя большего. Никто не может знать наверняка, что именно он думает, пока он не приложит усилий выразить свои соображения, проговаривая их или излагая на бумаге. И даже тогда первое выражение идеи будет всегда менее точным, чем конечные формулировки.

Следовательно, вы не можете рассчитывать на то, что просто сядете и начнете писать, выстраивая свои соображения в форме пирамиды. Вам придется сначала открыть их для себя (найти их). Но и тут пирамида поможет вам, потому что она может быть выстроена при помощи строгого набора правил. Используя эти правила, вы ускорите процесс формулировки идей и свяжете их надлежащим образом. Эти смысловые правила таковы:

вертикальная взаимосвязь между пунктами и подпунктами,

горизонтальная взаимосвязь в группе подпунктов,

повествовательное развитие Вступления.

Сначала мы определим точную природу этих взаимосвязей, а затем, в главе третьей, узнаем, как использовать эти связи для формулировки идей, их сортировки и организации. Это поможет нам разбираться в них и представлять их ясными и понятными для читателя.

Вертикальная взаимосвязь

Многим очевидным фактам и открытиям потребовались годы и годы, чтобы пробиться к сознанию людей. Вот еще пример, который хорошо иллюстрирует, что происходит в мозгу, когда вы читаете. Обычно проза пишется одномерно, в ней последовательно следует одно предложение за другим. И все предложения расположены более или менее вертикально на странице.

Но это последовательное расположение затемняет тот факт, что идеи могут относиться к разным уровням абстракции. И любая идея, находящаяся уровнем ниже главной мысли, всегда имеет и вертикальную и горизонтальную взаимосвязь с другими идеями документа.

Вертикальная связь чудесным образом помогает приковывать внимание читателя. Это позволяет вам выстроить диалог из вопросов и ответов, который захватывает читателя и буквально тащит его через ваши суждения. Почему мы можем быть уверены в том, что читателю интересно? Потому что он через организацию текста будет вынужден поддаться логике ваших идей.

В каждую ячейку пирамиды вы помещаете идею. Я определю идею как авторское утверждение, которое поднимает вопрос в сознании читателя, потому что вы рассказываете ему нечто, чего он не знает. (Обычно, люди не читают с целью найти нечто общеизвестное. И как приятно осознавать, что первая цель любого документа — это всегда рассказ о том, чего люди еще не знают.)

Доведение до читателя положения, которое сообщает ему нечто, что ему неизвестно, автоматически порождает в его сознании вполне логичный вопрос -например: почему? Или: как? Или: с какой целью вы сказали это? Писатель в результате обязан ответить на вопрос на уровень абстракции ниже. В своем ответе, однако, он будет вновь рассказывать о том, чего читатель не знает, поэтому оппонент будет ставить очередные вопросы, на которые снова придется отвечать на уровень ниже.

Писатель будет писать, поднимая вопросы и отвечая на них до тех пор, пока не достигнет того момента, когда, как он полагает, у читателя уже не будет причин задавать логические вопросы. (Читатель необязательно согласится с писательскими ответами, когда достигнет финального пункта заочного диалога, но он будет следить за логическим развитием, а это самое лучшее из того, на что любой писатель может рассчитывать.) Автор, достигнув финала, может теперь оставить основание пирамиды и вернуться к ключевой линии, чтобы отвечать на оригинальный вопрос, поставленный в верхней ячейке.

Следовательно, чтобы постоянно удерживать читательское внимание, необходимо воздерживаться от постановки вопросов, на которые вы сами еще не готовы ответить. Точно так же необходимо терпеливо не опережать своими ответами следующие вопросы. Например, в какой-либо момент в документе появляется раздел «Наши предположения». И это еще до того, как до читателя доведена главная мысль. Тут вы можете быть уверены в том, что писатель намерен сам себе отвечать на вопросы, которые читатель еще не имел возможности поставить. Соответственно, эту же информацию придется повторять (или перечитывать) в более значимом месте диалога.

Структура пирамиды почти волшебным образом заставляет вас подавать информацию именно в таком порядке, который необходим читателю. Обратимся к двум примерам. На рисунке 2 первый пример, шутливый, из статьи ПК. Честертона. Этот пример иллюстрирует мысль о том, как работает, удерживая внимание читателя, техника «вопрос/ответ». Пример формален, и вам необязательно оценивать значение сказанного.

Честертон говорит, что поросят нужно баловать, как домашних любимчиков. Читатель спрашивает: «Почему?» Честертон отвечает: «По двум причинам: во-первых, они восхитительно прекрасны, во-вторых, их можно разводить с бесконечными вариациями свойств».

Читатель. Когда и почему эти поросята прекрасны?

Честертон. Они прекрасны, потому что они изумительно жирны. И к тому же они типичные англичане.

Читатель. Что красивого в том, чтобы быть жирным?

Честертон. Тучность создает очаровательные изгибы и порождает во владельце скромность, благопристойность.

В конце этой логической подструктуры вы, очевидно, не согласны с аргументами Честертона, но, по меньшей мере, видите и понимаете их. Вам ясно: почему он говорит это, что он говорит по этому поводу, и у вас больше не возникает дополнительных вопросов. Следовательно, писатель может перейти к следующей системе аргументов, отстаивающей положение о том, что свиньи прекрасны, потому что они типичные англичане.

Читатель. Почему англосаксонские свиньи прекрасны?

Честертон. Свиньи склоняются к земле. Эта связь символизирует, что сила не обязательно несовместима с добротой. А это так типично для’ Англии, что раздобревшие свиньи просто заслужили того, чтобы стать национальным символом.

И вновь вы, вероятно, имеете возражения по поводу высказанного. Но вам абсолютно ясно, каким образом Честертон отвечает на эти вопросы. Ясно, что идеи, объединенные в группы, обосновывают положения верхнего уровня иерархии и отвечают на вопросы, вытекающие из этих положений. В итоге рассуждения о бесконечных вариациях в выведении свиней выглядят абсолютно понятно.

Вы можете убедиться в том, как та же самая техника успешно оправдывает себя на примере отрывка из делового документа (рис. 3). Здесь мы имеем структуру двадцатистраничного документа, в котором содержится рекомендация купить лицензию на Интернет-кафе. Это хорошее приобретение по трем причинам. А под каждой причиной ответ на те вопросы читателя, которые возникнут у него по мере понимания этой конкретной причины. Причины поданы настолько ясно и понятно, что читателю остается только решить, согласен ли он с доводами автора доклада, или вновь задать какие-то вопросы.

Рис. 3. Каждый документ необходимо строить, ориентируясь на структуру диалога типа «вопрос/ответ»

Подведем итог. Значительная ценность структуры пирамиды заключается в том, что она буквально вынуждает вас практически зримо определить вертикальные взаимосвязи, когда вы излагаете свой документ. Вот почему в каждом положении документа вам придется предусматривать последующий вопрос читателя, на который вы обязаны ответить уровнем ниже.

Горизонтальные взаимосвязи

Обдумывая , что надо сказать на уровне ниже, вы должны не просто отвечать на вопрос, поставленный уровнем выше. Важно, чтобы ответы были логичными. То есть вы должны использовать ясные и понятные индуктивные или дедуктивные аргументы. Отметьте для себя: или одни, или другие, но никогда дедуктивные и индуктивные вместе. Помните, что за исключением дедуктивной и индуктивной других видов логической взаимосвязи не существует.

Группа идей, объединенных дедуктивными взаимосвязями, представляет аргументы последовательно . То есть первое положение содержит некое высказывание о ситуации, которая существует в мире сегодня. Второе уточняет объект (тему) или предикат высказывания , а в третьем связываются два первых положения. Так, идеи, объединенные в группу, могут быть поданы так:

следовательно , Сократ смертен.

Чтобы подняться на один уровень абстракции выше над группой с дедуктивными связями, вы резюмируете , акцентируя , подчеркивая заключительное положение : «Так как Сократ — человек, он смертен».

В индуктивной группе идеи, напротив, связаны только наличием какой-то общей черты или отношением к факту. Такие идеи, как правило, могут быть обобщены одним существительным во множественном числе или собирательным существительным (доводы за, возражения против, шаги, проблемы и т.д.). Примерная форма построения индуктивных аргументов может быть такой:

французские танки у польской границы,

немецкие танки у польской границы,

русские танки у польской границы.

Здесь, для того чтобы подняться на уровень абстракции выше, вы строите свой вывод на утверждении , родственном для всех трех суждений. Ищете то, что их может объединить. В нашем примере это какие-то военные приготовления против Польши. Тогда вывод будет примерно таким: «Польша накануне танкового вторжения» .

Итак, когда вы пишете и отвечаете на вопрос, используя дедуктивную аргументацию, вы должны: во втором суждении комментировать объект (тему)

предикат 1 (информацию) первого суждения, а в третьем суждении строить вывод, исходя из первых двух. Если вы используете индуктивные обоснования, вы объединяете идеи в группу на основе их логического сходства. Помните об обязательной необходимости описать их существительным во множественном числе.

Учитывая все вышесказанное, теперь вы можете сказать, что любая идея в пирамиде подразумевает все остальные. И вы могли бы начинать построение своих пирамид с любой единичной идеи, добавляя остальные туда, куда требуется — на нижние или верхние уровни абстракции, либо на тот же уровень. Но существует одно обязательное условие, без соблюдения которого не стоит приниматься за пирамиду смыслов. Это постановка ключевого вопроса, развернутым ответом на который и является ваш документ. И ставится этот вопрос в повествовательном Введении.

Как построить Введение в документ

Итак, вы уже хорошо разобрались в том, что пирамидальная структура позволяет вам вести с читателем диалог, построенный на вопросах и ответах. Но такой диалог не сможет привлечь внимание читателя, если начнется с неинтересной либо незначимой для него мысли или утверждения. Поэтому, чтобы быть уверенным, что вы захватите его внимание, необходимо начинать с такого вопроса, который уже существует и уже актуален для читателей.

Выше говорилось, что пишем мы в первую очередь для того, чтобы рассказать людям нечто, чего они еще не знают. Это так. Но читатель хочет узнать только то, что ему надо узнать. Если у него нет никаких проблем, у него не будет никаких вопросов. А если нет вопросов, следовательно, нет и проблем.

Поэтому свой документ/выступление необходимо строить так, чтобы отвечать на уже существующий у читателя вопрос. Или отвечать на такой, который возник бы у него, если бы он на минутку задумался о том, что вокруг него происходит. Именно для этого и существует Введение. В нем вы подводите читателя к вопросу, указывая на ситуацию, которая этот вопрос породила.

Поскольку ситуация будет описанием каких-то событий или фактов, следует строить ее в классических канонах последовательного развития. Начните с времени и места. Затем расскажите, что обнаружилось (какие осложнения появились), как эта ситуация, развиваясь, привела (или могла бы привести) к возникновению острого вопроса, ответить на который вы и собираетесь в своем документе.

Классическая цепочка — ситуация, затруднение, вопрос, разрешение — позволит вам убедиться в том, что вы с читателем «начинаете с одного и того же места». А после этого берите читателя за руку и ведите через все ваши соображения. К тому же такой подход поможет вам сконцентрироваться на главной мысли документа, а значит, даст возможность оценить ее актуальность. Он же позволит проверить способ подачи — прямой ли путь вы избрали?

Проиллюстрируем это на примерах из Введений в типичные бизнес-доку-менты.

«Цель этой докладной записки — объединить ряд соображений для обдумывания и последующего обсуждения:

1. Организация Правления и его состав.

2. О роли Правления и Исполнительного Комитета, специфике их работы и взаимодействия.

3. Привлечение в Правление дополнительных сотрудников. Вопросы их эффективной работы.

4. Правила избрания членов Правления и сроки их пребывания в должности.

5. Альтернативные варианты комплектования Правления и Исполнительного Комитета, предложенные с целью повысить эффективность их работы».

Обратите внимание, насколько легче было бы выразить цель докладной записки, если дополнить ее небольшой повествовательной преамбулой.

«Новая организация работы, принятая в октябре, переносит ответственность за принятие решений непосредственно на плечи менеджеров Двух подразделений. Такая реорганизация позволяет Правлению сосредоточиться на принципиальных вопросах текущей политики и перспективного планирования.

Однако Правление оказалось слишком перегружено вопросами краткосрочной политики, что не позволяет ему уделить должное внимание стратегическим проблемам. Поэтому необходимо внести в работу Правления изменения. Полагаем, следовало бы:

перенести ответственность за повседневное управление на Исполнительный Комитет,

расширить состав Правления и Комитета,

определиться с политикой и процедурами для формализации внутренней деятельности».

ная или индуктивная связь, повествовательный стиль Вступления? Как они помогают разобраться в ваших собственных идеях и выстроить из них пирамиду смыслов? Напомним ответы на эти вопросы:

Зная принципы вертикальной организации структуры, вы сможете определить, какие именно идеи и соображения уместно объединить в группы (такие, при помощи которых можно найти ответы на вопрос).

Зная принципы организации горизонтальных взаимосвязей, вы сможете оце нить, достойны ли идеи того, чтобы их объединять в одни группы (определить, одного ли они рода и как — индуктивно или дедуктивно — связаны между со бой). у

И, самое главное, зная злободневный читательский вопрос (вы сами подготовили читателя к узнаванию), вы будете уверены в том, что все ваши идеи связанные воедино, будут значимы (то есть, приведены только для ответов на заинтересованные, уместные вопросы читателя).

Возможно, теперь вы хотите подробнее узнать о том, как использовать данные «строительные блоки» для создания полноценного документа. Мы расскажем об этом в третьей главе.

Начинаем строить пирамиду

Обычно садясь за стол писать, вы обнаруживаете, что только приблизительно знаете, о чем хотите рассказать. Но что именно и каким образом — для вас проблема. Эта неопределенность значительно увеличивает трудности построения ясной структуры. Как строить ее в форме пирамиды?

Ответ подсказывает сама структура. Она помогает вам, а не усложняет работу. Имея представление о ней, вы уже точно знаете, как должен выглядеть документ, и, следовательно, можете его планировать. В начале вы поставите на вершину пирамиды высказывание с объектом (предметом/проблемой) и предикатом (информацией о нем/ней). К тому же вы знаете, что объект высказывания — это сквозная тема всего документа.

Кроме того, это высказывание будет ответом на вопрос, уже стоящий перед читателем. А вопрос возник у читателя, потому что во Введении вы описали ситуацию (с которой читатель знаком) и возникшее затруднение (с которым читатель также знаком), породившее этот вопрос. Вероятно, вы даже приблизительно наметили некоторые из идей, которые хотите выразить в документе.

Этой совокупности знаний вполне достаточно для того, чтобы приступить к работе. Вы можете начать строительство пирамиды сверху и последовательно спускаться вниз, или начать снизу, поднимаясь на вершину. Первый способ обычно легче, чем второй, поэтому начнем с него.

Способ строительства «сверху вниз»

Начинать сверху обычно легче, потому что вы исходите из рассуждений

о предметах/проблемах, которые хорошо известны читателю, потому что вы познакомили его с ними во Вступлении.

Однако вы не соблазняетесь желанием просто сесть и начать составлять лишь бы какое Введение. Вместо этого вам хочется воспользоваться структурой Введения, чтобы последовательно выразить и предварительно оценить правильность своих соображений. Хотите именно так? Тогда рекомендую вам следующий порядок действий, изображенный на четвертом рисунке и описанный далее.

Смотрите еще:

  • Размер пособия по безработице оренбург Сколько платят на бирже труда по безработице Биржа труда – учреждение, входящее в систему государственного регулирования рынка труда. Биржа занимается посредническими функциями, осуществляемыми между работодателями и гражданами, […]
  • Приказ въезд на территорию "Детский сад №8 "Капелька" Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение " Детский сад № 8 « Капелька» Приказ 01.09.2017 г. №30/8 «Об организации пропуска автотранспорта на территорию МБДОУ " Д/с № 8 «Капелька» […]
  • Сапожников адвокат Сапожников Юрий Юрьевич (Юрист) Опытный юрист практик, основное направление деятельности - защита компаний в суде (арбитражный процесс). Юрист специализируется на гражданском, корпоративном, хозяйственном и других отраслях права. Высокая […]
  • Список документов для возврата налога на покупку квартиры Какие документы нужны для возврата налога при покупке жилья? Для того, чтобы вернуть налог за покупку квартиры, необходимо предоставить в налоговую комплект документов. Для разных ситуация этот комплект может немного отличаться. Мы […]
  • Повышенное пособие по уходу за ребенком до 15 лет Размер и правила оформления детского пособия на ребенка до 3 лет На территории Российской Федерации Правительством предусмотрена возможность получения детского пособия до 3 лет. Но мало кто из родителей либо опекунов знает о том, как его […]
  • Статья ук о дтп со смертельным исходом ДТП со смертельным исходом Содержание Все типы ответственности виновника аварии указаны в гл. 27 УК РФ. Наказание за случаи ДТП со смертельным исходом назначается согласно ст. 264 УК РФ. Для уголовной ответственности имеет значение, […]
  • Растаможка авто в киргизии калькулятор Таможенный калькулятор Калькулятор 1. Введите описание товара или код ТНВЭД Скачайте таможенный калькулятор товаров на свой смартфон Рассчитать растаможку самостоятельно? Легко! С помощью нашего нового удобного онлайн-сервиса «Таможенный […]
  • Уголовно процессуальный кодекс принципы Принципы уголовного процесса Российской Федерации Принципы уголовного процесса - это основополагающие идеи, которые определяют построение уголовного процесса в целом и его конкретных институтов. Они должны отвечать ряду признаков: […]