Различают приказы по


Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Оглавление:

Курс ЦБ РФ

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

И снова о приказах

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010

75 лет, если приказ создан до 2003 года;

50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]

5 лет для приказов:

– о дисциплинарных взысканиях;

– ежегодных оплачиваемых отпусках;

– об отпусках в связи с обучением;

– краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ[3].

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

•приказ о приеме на работу;

•расторжении трудового договора (увольнении);

•направлении в командировку и т.д.

  • По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.
  • Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

    •о приеме работника на работу – форма № Т-1;

    •приеме работников на работу – форма № Т-1а;

    •переводе работника на другую работу – форма № Т-5;

    •переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;

    •предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);

    •предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;

    •прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;

    •прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;

    •направлении работника в командировку – форма № Т-9;

    •направлении работников в командировку – форма № Т-9а;

    •поощрении работника – форма № Т-11;

    •поощрении работников – форма № Т-11а.

  • По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.
  • Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

    Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

    ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

    • Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:
    • •соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

      •эксплуатация зданий, помещений;

      •транспортное обслуживание, внутренняя связь;

      •обеспечение безопасности организации.

      Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

      Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

      Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

      •приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

      •об определении места для курения;

      •о переходе на электронную пропускную систему;

      •об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

      •организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

      •организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

      •о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

      •выделении транспортных средств для решения различных задач;

      •выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

      •проведении инструктажа по ГО и ЧС;

      •об охране объектов и т.д.

      Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

    • АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:
    • «Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

      1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

      2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

      3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

      4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

      Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

      ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

    • Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
    • Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:
    • Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.
    • КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

      Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

    • Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.
    • Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

      Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

    • . и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
    • Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

      [1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

      [2] Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

      [3] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

      [4] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

      [5] С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

      [6] Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Приказ в кадровом делопроизводстве

      Приказы относятся к распорядительным документам фирмы. Виды приказов в организации делятся только на два типа – по основной деятельности и по личному составу. Вместе с изменением трудового законодательства претерпело изменение и отношение к применению некоторых форм документов, в том числе и приказов. Так что, можно теперь не применять принятые формы Т-1, Т-2 и т.д.? Как их систематизировать, хранить и менять форму сейчас разберёмся.

      Немного истории

      Вплоть до конца 2010 года законодателями скрупулёзно собирались статистические данные по всем видам деятельности, на основании которых разрабатывались формы приказов. Основные документы, связанные с трудовыми отношениями, индексированы литерой «Т».

      С начала 2013 года унифицированные формы документов, которые обязаны были применять все делопроизводители, утратили свой титул обязательности . Но актуальными они быть не перестали, ведь зачем изобретать новые виды или формы документов, если есть уже адаптированные под каждый вид деятельности? Можно либо пользоваться уже принятыми, либо утвердить свои формы документов.

      То есть можете уже без опаски применять произвольные формы приказов вместо утверждённых ранее, но суть они должны отражать чётко.

      Классификация приказов по видам и срокам хранения

      Во всех организациях приказы делятся на два вида:

    • по основной деятельности;
    • по личному составу (или по персоналу).
    • Каждый вид можно разбить ещё на несколько подкатегорий, но тут всё зависит от направления компании.

      [wpsm_titlebox title=»Важная рекомендация» style=»3″]
      Дабы не перегружать себя лишними делами, утверждайте только те формы, которые действительно вам нужны, ничего лишнего.
      [/wpsm_titlebox]

      Приказы по основной деятельности можно разделить:

    • на общие по организации;
    • по отделам;
    • по хозяйственной или административной деятельности.
    • А по личному составу приказы можно разбить на такие виды:

    • о приёме;
    • переводе;
    • увольнении;
    • по дисциплине;
    • об отпусках.
    • И, чтобы не теряться в бумагах, приказы нужно индексировать. Индексы вы можете применять любые, но чаще всего приказу задают индекс по первой букве его объекта. Например, приказы о приёме индексируются буквой «П», об увольнении – «У» и т.п. После индекса ставится его регистрационный номер. Приняли первого работника в этом году, номер его приказа будет 1-п; у второго 2-п. Так они и будут располагаться и в деле (в папке с приказами), и отражаться в журнале регистрации.

      Классификация приказов по срокам хранения зависит от их видов. Почти все приказы по персоналу должны храниться 75 лет! Такой срок, по мнению законодателей, необходим для уточнения в любой момент стажа, а поэтому правильного расчёта пенсии. Сроки, например, такие:

    • приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет;
    • по основной деятельности – 1 год;
    • об отпусках, командировках – 5 лет;
    • Соответственно и журналы учёта приказов хранятся столько же. Перечень документов велик, поэтому часть его для примера можете посмотреть вот тут .

      Как оформить приказ

      Если вы не хотите пользоваться принятыми формами, а разработать свою, или адаптировать унифицированную под себя, нужно придерживаться правил. Согласно Инструкции ФТС, приказы должны содержать:

    • название фирмы;
    • дату и номер приказа;
    • заголовок (например, «Об утверждении штатного расписания»);
    • текст;
    • подпись директора;
    • отметки о согласовании или ознакомлении;
    • отметка об исполнителе (обычно пишется мелким шрифтом внизу страницы).
    • При этом нужно иметь в виду:

      • сначала пишется преамбула (это изложение событий, в связи с которыми и издаётся приказ. Можно начать словами «во исполнение» или «в целях». Если основание приказа – другой документ, например, соглашение о переводе на другую работу, то указывается его название, номер и дата);
      • затем идёт слово «приказываю»;
      • готовится распорядительная часть (должна содержать требование. Если оно не одно, нужно разделить их на пункты или подпункты);
      • одним из пунктов распорядительной части будет перечисление исполнителей приказа;
      • последний пункт – данные о том, кто будет контролировать исполнение приказа;
      • если документ отменяет действие другого документа, то должен включаться пункт об этом. Например такой: «Признать утратившим силу….»;
      • все согласования и ознакомления оформляются так: подпись, должность, расшифровка, дата;
      • подпись директора оформляется так: должность, личная подпись, инициалы, фамилия;
      • проекты приказов обязательно согласуются с юристом;
      • если затронута финансовая составляющая, то с главбухом тоже нужно приказ согласовать.
      • После того, как по вышеуказанным правилам вы составили проект приказа, согласуйте его и утверждайте директором. По этому плану вы будете готовить остальные приказы.

        [wpsm_titlebox title=»Внимание!» style=»3″]
        Важно : в унифицированных приказах по персоналу нет ни преамбулы, ни констатирующей части. Поэтому, если будете утверждать свою форму таких приказов, об этом не забудьте.
        [/wpsm_titlebox]

        Как регистрировать приказ

        Прежде чем начать регистрацию, удостоверьтесь, что начальство одобряет вашу форму. Унифицированную форму утверждать не надо, она Госкомстатом уже утверждена.

        Для начала в журнале регистрации приказов ставим номер и дату, основание и название приказа. Если приказ по личному составу, то и фамилию, и должность сотрудника пишем.

        Оформляем сам приказ – вносим все данные, которые нужно вносить. К приказу подкалываем основание, например, заявление. Если заявления у вас в другом деле хранятся, то к приказу нужно подшить копию заявления. Хотя, чтобы не перегружать дела, всё же не заводите лишних папок.

        Приказ подписываем директором и указанными в нём лицами. После этого документ помещается в дело, а копии раздаём всем заинтересованным. Если документ по персоналу, то его копию отправляем в личное дело работника.

        Выписка из приказа

        Иногда проверяющие ГИТ или прокуроры требуют предоставить какой-то приказ. Если документ касается нескольких работников, а вопрос рассматривается только в отношении одного, то можно сделать выписку.

        Выписка из приказа — это, по сути, выдержка из распорядительной части приказа, но по назначению – отдельный документ. Вот как оформляется выписка ( пример выписки ):

      • полностью копируется шапка и преамбула приказа, его номер и дата (только слово «Приказ» заменяют на «Выписка из приказа»);
      • в распорядительную часть переносится только нужный фрагмент;
      • указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего приказ (без личной подписи!);
      • выписка заверяется (словом «Верно», дата, подпись, должность и печать).
      • [wpsm_titlebox title=»К сведению» style=»3″]
        Так как виды приказов в организации различаются, то и выписки будут различаться. Отдельного дела под выписки можно не заводить, регистрируйте их в исходящей документации.
        [/wpsm_titlebox]

        Приказы по личному составу

        Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице. Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся.

        Виды приказов

        О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.

        Приказы делятся на три категории: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.

        Определимся, что такое «личный состав».

        Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

        Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.

        Формы приказов по ЛС

        Только часть приказов по личному составу составляется по унифицированным формам. Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д. Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации. Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.

        Особенности работы с приказами по личному составу

        Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.

        Еще раз: кадровые приказы всегда регистрируются и хранятся отдельно!

        Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность хранится постоянно. Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены Перечнем типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.

        50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:

      • о приеме работника на работу;
      • о перемещении;
      • о совмещении;
      • о переводе;
      • об увольнении;
      • об аттестации;
      • о повышении квалификации;
      • о присвоении званий (чинов);
      • об изменении фамилии;
      • о поощрениях и награждениях;
      • об оплате труда;
      • о премировании;
      • о различных выплатах;
      • о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
      • об отпусках по уходу за ребенком;
      • об отпусках без сохранения заработной платы;
      • о дежурствах по профилю основной деятельности;
      • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
      • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
      • 5 лет хранятся приказы по личному составу:

      • о дисциплинарных взысканиях;
      • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
      • об отпусках в связи с обучением;
      • о дежурствах;
      • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
      • Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела по полному варианту: с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола. Это написано в Правилах работы архивов от 2015 года, пункт 4.19.

        Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.

        Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.

        Внутренние документы управления Лекция 7. Приказы Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы. — презентация

        Презентация была опубликована 4 года назад пользователемВероника Стафеева

        Похожие презентации

        Презентация на тему: » Внутренние документы управления Лекция 7. Приказы Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы.» — Транскрипт:

        1 Внутренние документы управления Лекция 7

        2 Приказы Основным документом управления является приказ. Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач. Для обеспечения юридической силы документа приказ должен содержать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года.

        3 Приказы Издание приказа включает несколько этапов: изучение вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка и оформление проекта документа, согласование проекта, подписание руководителем, ознакомление исполнителей с содержанием.

        4 Приказы Текст приказа состоит из двух частей. В первой (вводной) части указываются основания издания приказа. Такими основаниями могут быть: Нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства, налоговой инспекции и др.; Решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний; Производственная необходимость.

        5 Приказы Примеры вводной части приказа: На основании постановления правительства 76 от г. «О работе в праздничные дни»… На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от г. … В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии…

        6 Приказы Основная часть приказа – распорядительная – начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», записанного на отдельной строке прописными буквами. Распорядительная часть состоит из нумерованных арабскими цифрами подпунктов, в которых указывается кому, что сделать и в какой срок. Каждое отдельное поручение оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте приказа указывается лицо, которому поручен контроль исполнения приказа.

        7 Структура приказа Наименование предприятия ПРИКАЗ (Дата) ________ Заголовок к тексту (не более двух строк) ТЕКСТ: Констатирующая часть ПРИКАЗЫВАЮ: Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок) ДолжностьПодписьИ. О. Фамилия Визы Проект приказа внес должность, И. О. Фамилия

        8 Приказы К проекту приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и конкретные исполнители, которых касается приказ. Секретарь организует ознакомление этих лиц с приказом. Для этого один экземпляр вывешивается на доске приказов, на втором экземпляре в свободной нижней части документа или на обороте сотрудники пишут «ознакомлен» и проставляют подпись и дату ознакомления. При необходимости приказ при помощи средств оргтехники размножается и выдается исполнителям для работы.

        9 Выписка из приказа Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Выписка содержит реквизиты заголовочной части документа (название документа – «Выписка из приказа»), текст констатирующей части, относящийся к данному вопросу. Заверяет выписку секретарь или другое лицо, уполномоченное руководителем заверять копии документов

        10 Протоколы и решения Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами. Совещание коллегиального органа проводится по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарь во время совещания ведет протокол: конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Председатель и секретарь по Уставу могут быть постоянными или избираться на каждое совещание.

        11 Протоколы Обсуждение вопросов проводится в соответствии с заранее составленной повесткой дня. По каждому вопросу выступает основной докладчик, а затем сделанный доклад обсуждается присутствующими в форме выступлений, а также в форме вопросов и ответов.

        12 Протоколы Протокол оформляется на бланке предприятия. В заголовочной части документа указываются реквизиты: название организации, название документа, дата и номер. Датой документа считается дата проведения совещания. Нумерация протоколов ведется по возрастанию порядковых номеров с начала года. Вместо заголовка текста после даты и номера записывается название коллегиального органа в родительном падеже.

        13 Протоколы Текст протокола содержит вводную и основную части. Во вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника.

        14 Протоколы Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ГОЛОСОВАЛИ ПОСТАНОВИЛИ

        15 Протоколы В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы основного докладчика (или докладчиков), и через тире приводится краткое изложение текста выступления. Если к протоколу прилагается текст или тезисы доклада, то вместо содержания пишут: «Доклад прилагается». В подразделе «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все выступления, вопросы и ответы с указанием фамилий выступавших.

        16 Протоколы В подразделе «Постановили» записываются принятые решения. Принятое решение должно быть сформулировано по схеме: что нужно сделать – исполнитель – срок исполнения. Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа, то делается запись «Документ прилагается». Протокол подписывает председатель и секретарь.

        17 Протоколы и решения На основании протокола могут быть изданы документы: выписка из протокола и решение. Выписка из протокола оформляется так же, как и выписка из приказа. Решение – это распорядительный документ коллегиального органа. В отличие от протокола, который является документом, фиксирующим деятельность этого органа, решение является документом, который доводится до сведения исполнителей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме: В связи (на основании) РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО): Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

        18 Структура решения Наименование предприятия РЕШЕНИЕ Дата ______ Место издания документа Заголовок к тексту Констатирующая часть: причины издания документа, название органа РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО): Распорядительная часть (в виде пунктов): 1. Текст 2. Текст 3. Текст… ПредседательПодписьИ. О. Фамилия СекретарьПодписьИ. О. Фамилия В дело ______ Подпись исполнителяДата

        19 Структура краткого протокола Наименование предприятия ПРОТОКОЛ Дата _________ Наименование коллегиального органа Председатель:И. О. Фамилия Секретарь:И. О. Фамилия Присутствовали: Перечень:И. О. Фамилия Рассмотренные вопросы: 1. Текст 2. Текст… Принятые решения: Текст 2.1. Текст Текст… ПредседательПодписьИ. О, Фамилия СекретарьПодписьИ. О. Фамилия В дело _____

        20 Структура полного протокола Наименование предприятия ПРОТОКОЛ Дата __________ Наименование коллегиального органа Председатель:И. О. Фамилия Секретарь:И. О. Фамилия Присутствовали: Перечень:И. О. Фамилия Приглашенные (если имелись): Перечень:И. О. Фамилия Повестка дня: Текст Текст… 1. СЛУШАЛИ И. О. Фамилия основного докладчика — содержание выступления И. О. Фамилия содокладчика- содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ Текст решения 2. СЛУШАЛИ И. О. Фамилия основного докладчика — содержание выступления И. О. Фамилия содокладчика- содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ Текст решения ПредседательПодписьИ. О. Фамилия СекретарьПодписьИ. О. Фамилия В дело ______ Подпись исполнителяДата

        21 Акты Акт относится к информационно-справочным документам. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Для составления акта приказом назначается комиссия. Акты имеют много разновидностей: акт приемки-передачи оборудования, акт обследования места происшествия, акт списания материальных ценностей и пр.

        22 Акты В заголовочной части документа указываются следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения предприятия, в котором составлен акт, название документа («Акт»), краткий заголовок к тексту, дата, номер. Краткий заголовок поясняет, о чем сообщает данный акт, например, «Акт инвентаризации наличия денежных средств», «Акт на списание технических средств», «акт по поводу опоздания на работу».

        23 Акты Некоторые акты требуют утверждения руководителем или другим уполномоченным лицом и заверения печатью, после чего они приобретают юридическую силу. В этом случае в правой стороне заголовочной части располагается гриф утверждения. По определенным ситуациям, в основном, касающимся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработаны специальные формы актов. Следить за правильностью составления таких документов – обязанность бухгалтерии. Иногда форма акта может быть разработана комиссией. В тех случаях, когда надо оперативно зафиксировать какое-то событие (происшествие), акт может быть составлен группой инициативных лиц с привлечением свидетелей.

        24 Акты Текст акта содержит вводную и основную часть. Во вводной части указывается основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий. Если акт составлен инициативной группой, то вводная часть может быть составлена в такой форме: Мы, нижеподписавшиеся, В. В. Григорьев, О. С. Ким, З. И. Филимонова, составили акт о факте получения травмы И. М. Соколовой в результате падения на обледеневшем участке улицы

        25 Структура акта Наименование предприятияУТВЕРЖДАЮ Наименование отдела предприятияДолжность Подпись И. О. Фамилия Дата АКТ Дата ________ Заголовок (чего, о чем) Комиссия в составе председателя И. О. Фамилия и членов: И. О. Фамилия, И. О. Фамилия, И. О, Фамилия составили акт (чего, о чем). Основная часть ПредседательПодписьИ. О. Фамилия Члены комиссии:ПодписьИ. О. Фамилия ПодписьИ. О. Фамилия В дело _______ Подпись исполнителяДата

        26 Акты В основной части акта излагаются цели, задачи, подробное описание проведенной работы или свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть помещено указание количество копий документа и их местоположение.

        27 Докладные записки Докладная (служебная) записка является информационно- справочным документом. Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого- либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка может составляться по инициативе составителя или по указанию руководства. Докладные записки могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренние записки подписываются составителем, внешние — руководителем.

        28 Докладные записки Заголовочная часть документа содержит реквизиты: наименование предприятия (для внешних), наименование структурного подразделения (для внутренних), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту. Текст документа имеет две части. В первой излагаются факты, послужившие причиной составления документа, во второй приводятся мнение, выводы, предложения составителя по данному вопросу. Руководитель, которому адресована докладная записка, пишет на ней свою резолюцию по данному вопросу. Докладная записка может стать основанием для издания распорядительно или иного другого документа, согласно резолюции.

        29 Структура докладной записки Наименование предприятия Должность (кому предназначена) Наименование отдела предприятия И. О. Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Дата ________ Резолюция руководителя Заголовок (о чем) Текст Должность Подпись И. О. Фамилия В дело _____ Подпись исполнителя Дата

        30 Справки Справка является информационно-справочным документом. Справка – это документ, подтверждающий какие- либо факты и события. В делопроизводстве предприятия справки бывают двух видов: подтверждающие события производственной деятельности, ход выполнения работы; подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад и пр.).

        31 Справки В первом случае справка составляется по просьбе руководителя и подписывается составителем. Если справка составляется по запросу внешних организаций, то она подписывается руководителем. Во втором случае справка составляется по просьбе сотрудника предприятия и подписывается руководителем. Заголовка такая справка не содержит. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества сотрудника в именительном падеже. Далее приводятся требуемые факты. Если в справке содержатся финансовые сведения, то ее подписывает также и главный бухгалтер.

        32 Структура справки Наименование предприятия Наименование организации, куда предоставляется справка СПРАВКА Дата ______ Заголовок (о чем) Текст справки Должность Подпись И. О. Фамилия В дело ____ Подпись исполнителя Дата

        Какие категории приказов существуют и по каким признакам они различаются?

        Вопрос-ответ по теме

        Здравствуйте, подскажите пожалуйста, к какой категории приказов отнести приказ о назначении ответственного лица за проведение проверки по транспорту на предприятиии (к основной деятельности или по адм.хозяйственным вопросам?)

        Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

      • организационные;
      • распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
      • информационно-справочные.
      • Следовательно, приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности.

        Читайте статьи по теме:

        К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

        Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

      • О приеме на работу;
      • О прекращении действия трудового договора;
      • О переводе на другую работу;
      • О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
      • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
      • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
      • О направлении в зарубежную командировку;
      • О поощрении работника;
      • Об изменении фамилии;
      • О назначении на должность;
      • О совмещении должностей / профессий;
      • Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
      • Об установлении надбавки к должностному окладу.
      • Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

        Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

      • О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
      • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
      • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
      • О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
      • О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
      • О привлечении к сверхурочным работам;
      • О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
      • О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
      • Об отстранении от работы;
      • О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
      • Об объявлении выговора.
      • Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

        К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

        1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

        2. Эксплуатация зданий, помещений;

        3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

        4. Охрана. Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

        Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно.

        Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

        1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

        2) утверждение (изменение) штатного расписания;

        3) сокращение штатной численности;

        4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

        5) планирование деятельности;

        6) проведение аттестации персонала;

        7) контроль за деятельностью (отчетность);

        8) установление режима работы и внесение изменений в него;

        9) финансирование деятельности;

        10) материально-техническое обеспечение;

        11) информационное и документационное обеспечение;

        12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации. Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

        Таким образом, можно сказать, что по нашему мнению «Приказ о назначении ответственного лица за проведение проверки по транспорту на предприятии» можно отнести к приказам по основной деятельности.

        Подробнее в материалах Системы:

        Порядок работы с документами

        Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

        При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

        Виды кадровых документов

        На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

        распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

        Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел .

        Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

        К организационным документам, в частности, относятся:

        положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции );

        К распорядительным документам относятся:

        приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;

        документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( личные карточки , личные дела ).

        Подготовка организационных и распорядительных документов

        При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

        Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

        К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

        Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

        Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

        Нина Ковязина
        заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

        Журнал «Кадровое дело», № 3 , март 2009 год

        Приказ по личному составу: от создания до архива

        Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

        Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

        Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

        Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

        Что служит основанием для приказа?

        В каждом приказе по личному составу должна обязательно содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. Давайте посмотрим, какие основания существуют для издания того или иного приказа (таблица ниже).

        Приказ о приеме на работу

        Личное заявление, приглашение от работодателя о приеме на работу в порядке перевода, трудовой договор

        Приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска

        Личное заявление или график отпусков

        Приказ об увольнении

        Личное заявление работника, акт
        о нарушении трудовой дисциплины, решение суда и другие, в зависимости от причины увольнения

        Приказ об изменении личных данных работника

        Личное заявление и копии регистрационных документов, подтверждающих такие изменения, выданных органами загса

        Приказ о переводе по инициативе работника

        Приказ о переводе по инициативе работодателя при согласии работника

        Представление о переводе

        Приказ о переводе при производственной необходимости, когда согласия работника не требуется

        Докладная записка руководителя подразделения, приказ по основной деятельности или документы, подтверждающие причины перестановки кадров в связи с производственной необходимостью

        Приказ о командировании

        Докладная записка руководителя структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки

        Создание проекта приказа

        Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и включают с себя следующие реквизиты*:

        название вида документа;

        порядковый номер приказа;

        место издания приказа;

        заголовок к тексту приказа;

        сам текст приказа;

        подпись руководителя организации;

        виза о согласовании;

        Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа. Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа. Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

        Согласование и подпись проекта приказа

        Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению (например, в докладной или служебной записке) руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами. Они представляются на подпись директору, лицу, исполняющему его обязанности, или заместителю директора в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

        Согласование проектов приказов в структурных подразделениях организации осуществляется в срок, определенный локальными актами, например до пяти дней с момента их поступления, и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. В случае внесения в проект приказа на стадии согласования существенных изменений он подле¬жит переоформлению и повторному согласованию.

        Роман С., преподаватель Физико-математического лицея, 24 февраля 2009 года не вышел на работу, в тот день был составлен акт об отсутствии работника на рабочем месте. На следующий день руководитель учебной части, которому в соответствии с должностной инструкцией подчинялся работник, потребовал от него написать объяснительную записку. 27 февраля Роман указал в объяснительной записке, что уважительных причин для прогула у него не было. В тот же день руководитель учебной части подал докладную записку на имя директора лицея с просьбой привлечь Романа к дисциплинарной ответственности и обязать кадровую службу подготовить проект приказа о привлечении Романа к дисциплинарной ответственности, то есть об объявлении выговора.

        Кадровой службой 2 марта был подготовлен соответствующий проект приказа. Проект приказа в течение пяти дней (в соответствии с локальным актом «Положение о документообороте») был согласован с корпоративным юристом лицея и руководителем учебной части, а 3 марта подписан директором лицея, в тот же день Роман был ознакомлен с приказом под роспись.

        Валерия КАЛАШНИКОВА,
        юрист независимой юридической фирмы «АЗ Групп»:

        – Работникам кадровых служб необходимо помнить, что все приказы по личному составу и документы-основания к ним с юридической точки зрения должны быть оформлены безупречно. Обязательно должны присутствовать визы согласования и ознакомления, если это предусмотрено нормативно-правовыми актами. Обязательно должна быть соблюдена вся процедура оформления, собраны все необходимые документы. Ведь если, например, при наложении дисциплинарного взыскания за прогул не потребовали объяснительную записку от работника (а у сотрудника была уважительная причина для такого поступка), действия работодателя могут быть оспорены в суде. Ни одной организации не нужны лишние неприятности и расходы! Помните, что правильно оформленные, обоснованные и юридически грамотные приказы обезопасят вас при проверках контролирующих органов.

        Хранение приказов по личному составу

        Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников под роспись.

        Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

        Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

        В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет**.

        Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

        Сроки хранения приказов по личному составу

        Приказы по личному составу
        со сроком хранения 75 лет

        Приказы по личному составу
        со сроком хранения 5 лет

        О приеме на работу;
        О прекращении действия трудового договора;
        О переводе на другую работу;
        О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
        О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
        О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
        О направлении в зарубежную командировку;
        О поощрении работника;
        Об изменении фамилии;
        О назначении на должность;
        О совмещении должностей / профессий;
        Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
        Об установлении надбавки к должностному окладу

        О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
        Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
        О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
        О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
        О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
        О привлечении к сверхурочным работам;
        О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
        О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
        Об отстранении от работы;
        О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
        Об объявлении выговора

        Итак, подведем итог сказанному. Приказ по личному составу начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится проект самого приказа, далее он проходит согласование в структурных подразделениях организации. После этого приказ подписывается руководителем организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи в архив.

        * Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).

        ** Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

        Смотрите еще:

        • Образцы заявлений о приеме на работу рб Данный вид заявления не имеет специальной формы или бланка, и по сути его написание не регламентируется какими-либо правилами. Пишется оно на имя руководителя организации от руки, на листе формата А4, с указанием предполагаемой должности, […]
        • Закон о гражданско-правовой ответственности ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН от 1 июля 2003 года №446-II Об обязательном страховании гражданско-правовой ответственности владельцев транспортных средств (В редакции Законов Республики Казахстан от 31.01.2006 г.№125-III ЗРК, 20.02.2006 г. […]
        • Образец жалобы на решение уфас Антимонопольное регулирование Как оспорить решение ФАС? Федерaльнaя aнтимoнoпoльнaя службa (ФAС Рoссии) является упoлнoмoченным федерaльным oргaнoм испoлнительнoй влaсти, oсуществляющим функции пo принятию нoрмaтивных прaвoвых aктoв, […]
        • Мошенничество формальный состав > "> Состав мошенничества материальный Берегись мошенничества! — Конечно материальный, так как объективная сторона содержит три состояляющих деяние, общественно опасные последствия и причинно-следственную связь между деянием и […]
        • Сценки с детьми по правилам дорожного движения Сценарий по правилам дорожного движения. Сказка "Королевство "Пеньки да Кочки" Мы здесь, мы есть, меняя снаряженье, рассказываем вам о правилах движения. Певцов и актёров хватает в стране, но меньше не стало у нас ДТП. Пройти перекресток, […]
        • Налоги за торговлю в розницу Розничная торговля на ЕНВД в 2018 году Одной из наиболее распространенных систем налогообложения в малом бизнесе является единый налог на вмененный доход или ЕНВД. Стоит отметить, что данная система налогообложения может быть использована […]
        • Приказ на ответственного по охране труда на объекте образец Нужен ли приказ о назначении ответственного за проведение вводного инструктажа? Нужен ли приказ о назначении ответственного за проведение вводного инструктажа?В организации 1 специалист по охране труда и долж.инструкцией про вводный […]
        • Имеют ли права оставить ребёнка на второй год Могут ли ребенка оставить на 2 год без согласия родителей? Добрый день у нас такая проблема мой сын получил за первое полугодие 2 по русскому языку. Когда за первую четверть учитель поставила ему 2 мы нанели платного репетитора. Ребенок […]