Правила оформления телеграммы

  • История делопроизводства
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Подпись
  • Форматы бумаги и размеры полей
  • Телеграмма

    Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы, факсы (факсимильные сообщения) или электронная почта.

    Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3 часов, а простая — до 6 часов.

    В телеграмме даются точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно — наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

    Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:

    КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ.

    Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк; запятая — зпт; двоеточие — двтч; кавычки — квч; скобки — скб.

    Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

    Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

  • Инструкция по делопроизводству
  • Согласование документа
  • Печать
  • Отметки на документе
  • Деловой стиль текста
  • Телефонограмма

    Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

    Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

    Пример оформления входящей телефонограммы

    Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

    При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

    При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

    Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

    Правила оформления телеграммы

    Телегра́мма (от греч. τηλέ — далеко и γραμμα — запись) — сообщение, посланное по телеграфу, одному из первых видов связи, использующему электрическую передачу информации.

    Из истории:

    Телеграммы передаются, как правило, по проводам с помощью телеграфа. Первые электрические телеграфы появились в Европе в конце XVIII — начале XIX века. Российским учёным Павлом Шиллингом в 1832 году был создан первый электромагнитный телеграф с оригинальным кодом, публичная демонстрация которого состоялась 21 октября 1832 года. Первую в Америке телеграмму отправил из Балтимора в Вашингтон 24 мая1844 года американский изобретатель телеграфа Сэмюэл Морзе.

    Ранние телеграфные аппараты распечатывали принятый текст на бумажной ленте с клейкой оборотной стороной, которая затем наклеивалась на лист бумаги для удобства чтения.

    К середине 1980-х годов появились телетайпы, в которых текст телеграммы распечатывался непосредственно на бумаге. Многие почтовые отделения за дополнительную плату предоставляли возможность отправки поздравительных телеграмм, в этом случае лента или лист с принятым текстом наклеивались на художественно оформленный бланк.

    Когда-то принято было посылать телеграммы по случаю важных событий, а в случаях любви — телеграммы романтического содержания. С развитием современных видов связи, романтика, связанная с получением телеграмм, ушла.

    В настоящее время телеграмма потеряла свою актуальность ввиду появления множества более удобных альтернативных средств связи. 27 января 2006 года компания Western Union, передававшая текстовые сообщения по телеграфу в течение полутора сотен лет, прекратила оказывать эту услугу.

    Почта России по-прежнему оказывает услуги передачи телеграмм.

    Телеграмму можно отправить и через интернет.

    Правила оформления

    Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

  • «вне категории»;
  • «внеочередная»;
  • «Президент Российской Федерации»;
  • «Председатель Правительства Российской Федерации»;
  • «высшая правительственная»;
  • «правительственная»;
  • «срочная»;
  • «обыкновенная».

Право подачи телеграмм видов «криптограмма» и «криптограмма перфоленте» предоставляется юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензии на эксплуатацию шифровальных (криптографических) средств или оказание услуг с их использованием, а также лицам, заключившим договоры на оказание услуг по шифрованию информации с указанными лицами.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «Для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке.

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

— отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

— отметка о виде (видах) телеграммы;

— адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

— подпись отправителя (по желанию отправителя).

Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита.

Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака «-«, должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала. Символьный знак «+» (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.

В нижней части бланка подаваемой телеграммы (листа светлой бумаги или фирменного бланка, используемых вместо бланка телеграммы) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку «проездом»). Данные, указываемые в нижней части бланка телеграммы, в содержание телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят. При необходимости передачи адресату этих данных, они должны включаться отправителем в текст телеграммы.

Подача телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Россия (1993): чистый бланк телеграммы, форма ТГ-1а

Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. 1

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

  • «вне категории»;
  • «внеочередная»;
  • «Президент Российской Федерации»;
  • «Председатель Правительства Российской Федерации»;
  • «высшая правительственная»;
  • «правительственная»;
  • «срочная»;
  • «обыкновенная». 2
  • Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между административными центрами субъектов Российской Федерации, а также внутри любого населенного пункта (поселения), имеющего телеграфную связь, должны составлять:

  • для телеграмм категории «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации» – не более 2 часов;
  • для телеграмм категорий «высшая правительственная», «правительственная» и «срочная» – не более 4 часов;
  • для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 8 часов. 3
  • Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между иными населенными пунктами (поселениями), имеющими телеграфную связь, должны составлять:

    • для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 12 часов. 4
    • Сроки прохождения телеграмм, адресованных в населенные пункты (поселения), оборудованные средствами факсимильной (телефонной) связи, должны составлять не более 12 часов. 5

      Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой «уведомление телеграфом» должен быть не более 24 часов с момента вручения телеграммы. Срок вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы с отметкой «уведомление телеграфом срочное» должен быть не более 12 часов с момента вручения телеграммы.

      В сроки прохождения телеграмм (вручения отправителю уведомления о вручении телеграммы) не включается время, в течение которого в соответствии с установленным режимом работы отделения связи (пункта коллективного пользования, пункта связи и прочих мест оказания услуг телеграфной связи) в пункте назначения не осуществляется доставка телеграмм, время пересылки телеграмм средствами почтовой связи, а также время, в течение которого телеграммы (уведомления) не могут быть доставлены по причинам и обстоятельствам, зависящим от адресата. 7

      Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды:

    • «с уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом»);
    • «с уведомлением о вручении телеграфом «срочное» (с отметкой «уведомление телеграфом срочное»);
    • «с доставкой в срок, указанный отправителем» (с отметкой «вручить (дата)»);
    • «с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи» (с отметкой «почтой заказное»);
    • «на художественном бланке» (с отметкой «люкс»);
    • «на художественном бланке формата А4» (с отметкой «люкс/в»);
    • «на художественном бланке детской тематики» (с отметкой «люкс/и»);
    • «на художественном музыкальном бланке» (с отметкой «люкс/м»);
    • «на художественном музыкальном бланке детской тематики» (с отметкой «люкс/м/и»);
    • «на художественном бланке по случаю траура» (с отметкой «делюкс»);
    • «заверенная оператором связи» (с отметкой «заверенная»);
    • «криптограмма» (с отметкой «криптограмма»);
    • «криптограмма перфоленте» (с отметкой «криптограмма перфоленте»);
    • «метео» (с отметкой «метео»);
    • «переводная» (с отметкой «переводная»);
    • «схемная» (с отметкой «схема (номер)»).
    • Телеграмма может иметь один или несколько видов. Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки). 8

      Право подачи телеграмм категорий «вне категории», «внеочередная», «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» и телеграмм видов «криптограмма», «криптограмма перфоленте», «метео», «переводная», «схемная» имеют ограниченные группы пользователей. 9

      Право подачи телеграмм видов «криптограмма» и «криптограмма перфоленте» предоставляется юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензии на эксплуатацию шифровальных (криптографических) средств или оказание услуг с их использованием, а также лицам, заключившим договоры на оказание услуг по шифрованию информации с указанными лицами. 10

      Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «Для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения. 11

      Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя. 12

      Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке. 13

      Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита. 14

      Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками. 15

      Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами. 16

      Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака «-«, должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала. Символьный знак «+» (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово.

      Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками. 17

    • отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);
    • отметка о виде (видах) телеграммы;
    • адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);
    • текст телеграммы;
    • подпись отправителя (по желанию отправителя).
    • В нижней части бланка подаваемой телеграммы (листа светлой бумаги или фирменного бланка, используемых вместо бланка телеграммы) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку «проездом»). Данные, указываемые в нижней части бланка телеграммы, в содержание телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят. При необходимости передачи адресату этих данных, они должны включаться отправителем в текст телеграммы. 18

      Подача телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения. 19

      Примечание: в данной части описаны только внутренние телеграммы (передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) и требования, предъявляемые к ним. Положения, касающиеся международных телеграмм, содержатся в Правилах оказания услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

      Дополнительная информация:

      _____
      1 Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222. [по состоянию на 31 января 2012 г.] – Пункт 3.
      2 Там же. – Пункт 24.
      3-7 Там же. – Пункт 67.
      8 Там же. – Пункт 25.
      9 Там же. – Пункт 27.
      10 Там же. – Пункт 30.
      11 Там же. – Пункт 34.
      12 Там же. – Пункт 36.
      13 Там же. – Пункт 38.
      14 Там же. – Пункт 39.
      15 Там же. – Пункт 41.
      16 Там же. – Пункт 42.
      17 Там же. – Пункт 43.
      18 Там же. – Пункт 44.
      19 Там же. – Пункт 44.

      Как оформить телеграмму, телетайпограмму, телефонограмму, факс?

      Телеграммы бывают различных категорий: правительственные, срочные, вне категории (простые); телеграммы-доверенности и др.

      Телетайпограммы — это телеграммы, передающиеся по телетайпу (индивидуальному телеграфу).

      Телеграммы и телетайпограммы, как правило, печатаются на специальных бланках. Адрес телеграммы короче почтового, часто является условным (например; РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст документов предельно краток («телеграфный язык») — без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК-точка, ЗПТ-запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы заверяется печатью организации.

      Реквизиты телеграмм и телетайпограмм печатают прописными буквами от левого поля (нулевого положения табулятора). Адрес организации-отправителя печатается строчными буквами (за исключением заглавных) под горизонтальной чертой, отделяющей адрес от текста.

      Пример оформления телеграммы:

      ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ

      Брянск, Речная, 40

      Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия

      Для передачи оперативной информации используют телефонограммы — официальные сообщения, переданные по телефону.

      Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

      Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 как для служебного письма, т.

      В целом телефонограммы пишутся «телеграфным языком», т. е. кратко, точно, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Например: «Напоминаем, что срок действия договора истекает». Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

      Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма:

      (наименование учреждения) от кого

      время передачи час мин

      (должность, Ф. И. О.)

      Принял(а) (фамилия) Номер телефона

      Номер телефона Заголовок

      (подпись) На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографским способом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографским способом должен быть отпечатан реквизит «адресант».

      Факс — весьма распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со » всеми его особенностями. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. Макет факса приведен ниже. НАИМЕНОВАНИЕ Адресат: ОРГАНИЗАЦИИ Должность И. О. Фамилия 00.00.0000 № телефон _ . факс. На № от ^Заголовок к тексту”! ТЕКСТ Должность (подпись) И. О. Фамилия Справочные данные об организации: адрес, телефон, факс, номер счета в банке и т. п. 6.3.

      5.12. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам)

      5.12.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи и передаются по телетайпу или через отделение связи с указанием при необходимости категории: «Срочная», «Правительственная».

      5.12.2. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 30 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью.

      Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения.

      5.12.3. При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в телеграмме указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса — полный адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации.

      5.12.4. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце — приводится номер надзорного производства (переписки) отправителя. После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются руководителями прокуратур или подразделений. Ниже подписи руководителя проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона.

      При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи должностного лица указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

      Оформление телеграмм, телекса, факса, телефонограммы;

      Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

      Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997г. № 1108 (с изм. от 14 января 2002г.).

      Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная и др. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.

      Адрес телеграммы часто является условным (РОСТО-ДОН-АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. (если это не искажает смысл). При необходимости используются сокращения (ТЧК – точка, ЗПТ – запятая и др.). Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяются печатью организации.

      Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является её регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.

      Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номер инициативной телеграммы.

      Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной сети, т.е. телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь отличается быстротой передачи сообщения, практически в момент передачи. Технические особенности контроля передачи текста этим видом связи обусловливает ряд особенностей текста, не имеющих отношения к содержанию цифры и слова – знаки «+», если конец сообщения неясен, «-», если сообщение последнее, «+?» в конце сообщения, если ожидается ответ Телексная связь абонентская, поэтому категория вида в телексах (как и в телеграмме) не используется. Текст излагается кратко и сжато, точки и запятые употребляются. По составу реквизитов требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению телеграммы.

      Факс (телефакс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного). В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле (точное воспроизведение картины, рисунка, рукописи, документа, чьего-либо почерка, подписи путем фотографирования или печатания), воспроизводящего все особенности документа-подлинника.

      Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах сегодня не решен. Так, в инструкции по документационному обеспечению в Администрации Президента РФ установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. При соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи РФ, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

      Факс как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, т.к. со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме того, что текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

      Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат записывает полученное сообщение от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. При большом количестве телефонограмм целесообразно иметь бланки. Составляется телефонограмма в одном экземпляре, допускается её оформление на чистом листе бумаги.

      Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номер, дата и время передачи и приема телефонограммы, должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номера телефонов, текст и подпись.

      Телефонограмма должна иметь заголовок в соответствии с ГОСТом как для делового письма, т.е. выражаться предложным падежом с предлогом «о», «об» («Об изменении времени заседания Совета», «О прибытии участников семинара»).

      Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями, текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица, объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

      При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать по слогам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

      Смотрите еще:

      • Налог 6 и 8 процентов Условия применения УСН 6 процентов (6%) в 2017 году Организация/предприниматель имеет право выбрать УСН, если подпадает под условия: по выручке, численному штату, присутствию в его деятельности и финансировании сторонних фирм, т.д. […]
      • Выражения с корнями правила Действие с корнями: сложение и вычитание Извлечение квадрантного корня из числа не единственная операция, которую можно производить с этим математическим явлением. Так же как и обычные числа, квадратные корни складывают и […]
      • Приказ о зачислению в школу МКОУ СОШ №3 город Шумиха Курганской области ПОРЯДОК приема граждан на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования Первоклассник - 2018/2019 уч. года В первый класс […]
      • Формы уведомлений о двойном гражданстве Уведомление о двойном гражданстве ФМС: форма, образец, скачать бланк Уведомление о двойном гражданстве – это обязанность гражданина, неисполнение или ненадлежащее исполнение которой может спровоцировать привлечение к ответственности. […]
      • Региональный материнский капитал в липецке Региональный материнский капитал в Липецке и Липецкой области принят Законом Липецкой области от 27.05.2011 г. N 498-ОЗ "О внесении изменений в Закон Липецкой области "О социальных, поощрительных выплатах и мерах социальной поддержки в […]
      • 5 законов арифметических действий Законы арифметических действий. 5-й класс Разделы: Математика Цель: проверить сформированность умений выполнять вычисления по формулам; познакомить детей с переместительным, сочетательным и распределительным законами арифметических […]
      • Ликвидация ооо в с-петербурге Посещение нотариальной конторыген. директором и участниками обществане требуется__________________________________ - ЭЦП - 3 000 рублей;- Государственная пошлина – 800 рублей;- Публикация сведений в печатном органе – 2 100 […]
      • Оформить спортзал в детском саду Оборудование спортзала в детском саду по фгос: делаем правильно При обустройстве спортзала в детском саду существуют три главных непреложных правила: оборудование должно быть в первую очередь безопасным, то есть соответствовать нормам […]