Как заверить копию документа в арбитражный суд

Оглавление:

Может ли представитель в суде (физлицо) заверять копии моих документов?

Собственно вопрос указан выше.

У нас есть оригиналы и копии. Заверять у нотариуса тонны документов — долго и дорого. Может ли мой представитель заверить копии своей подписью (для ответчика/истца, для суда), и указать где-либо о готовности представления документов для сличения/подтверждения подлинности копий или заверения их в суде? Как заверить копии в суде? Это делается в канцелярии или непосредственно на стадии подготовки к разбирательству?

Доверенность генеральная нотариусом заверенная естественно.

Ответы юристов (2)

Ирина, Ваш представитель может заверить копии документов следующим образом:

На копии документа проставляется печать «Копия верна» или пишется от руки. Ниже пишите: «Представитель по доверенности №____ от ______ ФИО» и представитель ставит подпись.

Заверение копий документов у нотариуса необходимо только в предусмотренных законом случаях. Для представления документов в суд этого не требуется.

Здравствуйте, коллега Вам написал абсолютно верно.

Как заверить документы для суда?

Ответ: В Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации установлено требование «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии».
Последствием направления в суд не надлежащим образом заверенной копии может являться отмена судебного акта, поскольку недопустима ссылка суда на ненадлежащее доказательство.

Заверительная надпись может иметь следующий вид:

Верно
Ведущий юрисконсульт Подпись Иванова И.В.
15 января 2017 года

Обязательно оказывается свежующие реквизиты:

  • Надпись «Верно» или «Копия верна».
  • Должность работника организации или если документ подписывает представитель указывается «Представитель по доверенности».
  • Указывается дата заверения копии документа
  • Проставляется подпись
  • Делается расшифровка подписи, путем указания фамилии и инициалов подписанта
  • Проставляется печать (в случае если в организации действует положение о документообороте которым предусмотрено использвание печати при заверении копий документов).
  • Ниже представлен образец заверительной надписи на документе:

    Копии документов представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и гражданами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы исходящие от юридического лица.

    В качестве надлежащие заверенной копии признается также нотариально заверенная копия документа.

    Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?

    В случае если необходимо произвести заверение документа состоящего из нескольких страниц, необходимо прошить документ ниткой или металлической скобой, проставить номера страниц и на месте крепежа приклеить лист, на котором помимо выше указанных реквизитов указать «Пронумеровано, прошнуровано, количество листов».

    Ниже представлен образец заверительной надписи на документе состоящим из нескольких страниц:

    Как заверить документ, состоящий из нескольких страниц?

    Как правильно заверить копию паспорта для приложения к заявлению о включении в список кредиторов?

    К заявлению в Арб. суд о включении меня (физ.лицо) в список кредиторов надо приложить копию паспорта и выписку из ЕГРЮЛ на ответчика. Как правильно заверить копию паспорта? Заявление я сдавала ранее (17.10.16), а сейчас мне необходимо предоставить эти недостающие копии. Как правильно их предоставить, с каким-то новым заявлением? И каков приблизительный текст этого заявления? Нужно ли отправлять выписку из ЕГРЮЛ временному арбитр. управляющему (копию своего паспорта отправляла)?

    Ответы юристов (4)

    если через канцелярию, копия паспорта потребует нотариального удостоверения. можете отправить документы через сайт суда с помощью «Мой арбитр». тут просто сканы отправите, а потом оригиналы на заседании. да, с заявлением: «Прошу приобщить следующие документы:1. 2… и т.д.»

    Через канцелярию суда, по почте или через КАД подается ходатайство примерно след. содержания: В производстве такого-то суда находится такое-то дело (судья такая-то). Ранее я подавала заявление о включении требований в реестр. Прошу приобщить к материалам дела документы согласно списку приложений.

    Если через канцелярию сдаете, то ходатайство в двух экземплярах.

    Очень важно указать в ходатайстве номер дела и фио судьи. Номер дела обычно указывают как в тексте, так и в правом верхнем углу (совсем сверху либо под перечнем сторон).

    Алексей, спасибо большое за ответ! Я просто первый раз с этим сталкиваюсь. Хочу только уточнить: вместо «Заявление», как мне некоторые советовали, я должна написать после шапки «Ходатайство», правильно? или это не принципиально? И свой паспорт лучше заверить нотариально или достаточно «копия верна», дата, моя подпись, расшифровка (Я- физ.лицо). Спасибо еще раз. Ваш ответ очень мне помог.

    01 Ноября 2016, 11:34

    Не имеет особого значения. Более верный вариант — ходатайство (т.е. просьба, адресованная к суду), но если напишете «заявление» — тоже проблем не возникнет.

    Если планируете в судебное заседание придти, заверять копии нотариально нет никакого смысла. Покажете в суде оригинал паспорта.

    Уточнение клиента

    Алексей, заявление в Арбитр. суд я сдала 14.10.16г. Суд вынес определение, оставить заявление без движения, т.к не была приложена выписка из ЕГРЮЛ на ответчика (копию своего паспорта я приложила). Теперь я сдам ходатайство с просьбой приобщить к моему заявлению от 14.10. выписку из ЕГРЮЛ. И тогда мое заявление будет уже от другого числа, так? И я, получается, не уложилась в масячный срок, после опубликования процедуры наблюдения в газете «Коммерсантъ», который дается для предъявления требований кредиторов. Хотя я по тел. общалась с арбитр. управляющим по-поводу прилагаемых док-в. Он мне про выписку из ЕГРЮЛ на ответчика ничего не сказал. Ничего уже исправить нельзя?

    01 Ноября 2016, 14:02

    Если вы исправите недостатки, которые были указаны судом при оставлении заявления без движения в установленные судом срок, то ваше заявление будет считаться поданным 14.10.

    Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

    Как подать документы в суд в электронном виде?

    При подаче заявления в суд в электронном виде прилагаемые документы должны быть представлены в виде скан-образов. Вопрос заключается в том, что не понятно, Сканы необходимо делать с оригиналов документов или нужно сначала сделать копию документа, заверить её, а затем уже сканировать заверенную копию документа?

    Ответы юристов (8)

    При подаче заявления в суд в электронном виде прилагаемые документы должны быть представлены в виде скан-образов. Вопрос заключается в том, что не понятно, Сканы необходимо делать с оригиналов документов или нужно сначала сделать копию документа, заверить её, а затем уже сканировать заверенную копию документа?
    Людмила

    Про какой суд Вы говорите? Вы подаёте документы в Арбитражный суд? Потому что только в арбитражном процессе можно подавать документы в эл.форме.

    А по существу — нужны сканы того, что потом будет подшиваться в дело. Т.е. заверенных копий. Ведь по скану оригинала не поймёшь, что это оригинал.

    Есть вопрос к юристу?

    Людмила, о каких конкретно документах речь?

    Если это исковое заявление, то можете оригинал сканировать, все приложения ( если не оригиналы, а копии) необходимо заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица и направить. Доверенность направляйте отсканированный оригинал

    Заверьте документы и потом сканируйте заверенную копию, иначе это не будет подтверждением что Вы заверили документы.

    А исковое подпишите и сканируйте.

    Если вы подаете документы, через систему «мой арбитр», то сканируете просто оригиналы, ничего заверять повторно не нужно. Скан обязательно должен быть сделан в pdf при этом файл должен быть назван точно так как его название в самом документы с указанием даты и номера исходящего и количества листов.

    Например, вы подаете иск, файл должен быть назван «Исковое заявление о____________ №000 от 15.12.2015г., 3л.pdf».

    Если возникли сложности с подачей документов, обращайтесь.

    Людмила, для подачи иска через my.arbitr.ru вам необходимо сделать копию документа, на ней написать копия верна и заверить подписью, и эту копию отсканировать в виде pdf-файла.

    Постановление Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 № 80 «Об утверждении Порядка подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде»

    § 2. Общие требования к подаваемым документам
    1. Для представления в арбитражный суд в электронном виде документы должны быть переведены в электронный вид с помощью средств сканирования. Все документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете (качество — не менее 200 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не должен превышать 10 Мб.
    Каждый отдельный документ должен быть отсканирован и загружен в систему подачи документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, подаваемых в суд, а наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество страниц в документе (например: Накладная 245 от 02032009 3л.pdf).
    Исковое заявление (заявление), отзыв на исковое заявление (заявление), встречный иск, заявление о вступлении в дело, ходатайство, жалобу и другие документы, составляемые для обращения в суд, в целях обеспечения возможности их свободного прочтения в дополнение к отсканированному файлу соответствующего документа рекомендуется загружать в текстовом формате (шрифт 14 Times New Roman, полуторный интервал).
    При направлении через систему подачи документов копии мирового соглашения пользователь загружает его также в текстовом формате Microsoft Word, OpenOffice (*.doc, *.docx, *.odt, *.rtf, *.txt).
    Направление документа только в текстовом формате без отсканированной копии не допускается.

    В системе «мой арбитр» не обязательно заверять сканы, достаточно сканов оригиналов.

    Это порядок подачи документов в электронном виде в ВС РФ.

    § 2. Общие требования к подаваемым документам
    1. Для представления в Верховный Суд Российской Федерации в электронном виде документы должны быть переведены в электронный вид с помощью средств сканирования. Все документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете (качество – не менее 200 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не должен превышать 10 Мб.
    Каждый отдельный документ должен быть отсканирован и загружен в систему подачи документов в виде отдельного файла. Количество файлов должно соответствовать количеству документов, подаваемых в Верховный Суд Российской Федерации, а наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе (например: Накладная 245 от 02032009 3л.pdf).

    Ищете ответ?
    Спросить юриста проще!

    Конференция ЮрКлуба

    О надлежащем заверении письменных доказате.

    -Lann- 19 Май 2005

    п.8 ст.75 АПК — Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.

    Истец (юр. лицо), а представитель — физическое лицо с правом подписывать исковое заявление. К исковому прилагаются копии доказательств.
    На судебное заседание будут представлены оригиналы документов (контракты).
    ВОПРОС:
    Копии этих контрактов, которые приложены к исковому, должен подписать (заверить) руководитель предприятия (истца) и поставить печать? Либо достаточно, что копии подпишет (заверит)представитель?

    Последне гораздо удобне, поскольку истец находится в другом регионе.

    сам 19 Май 2005

    Копии этих контрактов, которые приложены к исковому, должен подписать (заверить) руководитель предприятия (истца) и поставить печать? Либо достаточно, что копии подпишет (заверит)представитель?

    А вот на эти вопросы однозначно ответить проблематично. В любом случае заверенные печатью (и не важно чьей, руководителя, представителя, работника отдела делопрроизводства — абсолютно ПХ) копии пройдут.
    В наш АС (ХМАО) заверяю сам — проблем не было, в другие стараюсь печати проставить (кто их знает, шо оне хотют). Ну а когда оригиналы в суд представляю, то иногда вапче не заверяю, судья енто делает (но это от судьи зависит, да и не стоит злоупотреблять).

    Арбитражный суд Красноярского края

    Виртуальный тур

    Расписание:

    Разделы сайта

    Получатель

    УФК по Красноярскому краю (ИФНС России по Центральному району г. Красноярска)

    Расчетный счет

    Рекомендации к заверению копий документов

    К надлежащим способам заверения копий письменных доказательств в целях определения их допустимости (часть 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ) относятся как нотариальное заверение, так и удостоверение в порядке, предусмотренном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. Федерального закона от 08.12.2003) с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утверждённого Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

    В последнем случае на копии документа должна проставляться заверительная надпись следующего вида:

    «Копия верна, подлинник находится в организации.
    Должность (подпись, заверяемая печатью) Фамилия И.О.
    Дата».

    Указанный порядок заверения копий документов распространяется не только на юридических, но и на физических лиц (как имеющих, так и не имеющих статус индивидуального предпринимателя). При этом в отношении физических лиц правило о наличии в заверительной надписи оттиска печати не должно рассматриваться в качестве обязательного, поскольку физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, не обязаны иметь и использовать в своей деятельности печать.

    Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?

    • Смольянинова Мария | главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»
    • Разбираемся с понятиями

      П режде чем рассказать о том, как должна выглядеть копия документа, соответствие которой подлиннику удостоверяется самим предприятием, признаем, что определения понятия «надлежащим образом заверенная копия документа» в законе нам найти не удалось. Однако в ГОСТе Р 51141-98 содержится описание того, что можно считать «заверенной копией документа»:

      2.1 Общие понятия

      29. КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

      30. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

      Итак, теперь мы видим, что заверенную копию документа от обычной, не имеющей юридической силы, отличает наличие специальных реквизитов. Это вполне логично. Поэтому важно выяснить, какие именно реквизиты подлежат оформлению.

      Чем руководствоваться при заверении?

      В настоящее время единый законодательный акт о документах и правилах документооборота отсутствует. Однако это не значит, что вопрос о том, как правильно изготовить копию документа и удостоверить ее верность, не урегулирован вовсе. И речь здесь идет не только о порядке нотариального удостоверения копии. Порядок заверения копий документов на предприятии тоже установлен. Просто не все компании об этом знают. Те же организации, которым такие правила известны, зачастую пренебрегают их соблюдением. И зря. Ведь ненадлежащее удостоверение соответствия копии документа его подлиннику может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии. Иными словами, неправильно изготовленная копия в определенных ситуациях (например, при рассмотрении спора в суде, ответе на запрос налогового органа об истребовании документов и др.) не сможет подтвердить тот факт, на который ссылается предоставившая ее организация. Но об этом мы поговорим позже. Для начала выясним, где прописано о том, как должна выглядеть грамотно заверенная копия документа.

      ГОСТ Р 6.30-2003

      Многие делопроизводители при подготовке заверенных копий документов руководствуются ГОСТом Р 6.30-2003.

      ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст)

      3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения…

      Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

      Поэтому заверительная надпись на копии, оформленная согласно ГОСТу Р 6.30-2003, выглядит так, как это показано в Примере 1.

      Образец заверительной надписи на копии документа, оформленной в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

      Итак, требования ГОСТа Р 6.30-2003 соблюдены. Но достаточно ли этого? Посмотрим, насколько установленные ГОСТом Р 6.30-2003 правила обязательны для организаций. Для этого обратимся к разделу «Область применения» данного документа.

      Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

      Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации…

      Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

      Поэтому те, кто в своей деятельности использует ГОСТ Р 6.30-2003 1 как пособие для подготовки заверенных копий документов, должны учитывать, что всего лишь следуют рекомендациям Госстандарта России.

      Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

      Данные рекомендации утверждены уже приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Как видно из наименования документа, а также следует из его содержания, он рассчитан на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству.

      Отметка о заверении копии

      Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

      Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии______л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

      Отметим, что в приведенном документе, наряду с ранее рассмотренными нами реквизитами заверительной надписи, содержится уточнение – ссылка на место нахождения подлинника документа (в каком деле).

      Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х

      Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 – не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа «обычной» организации. Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 году и до сих пор официально не отменен, – Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом № 169-ФЗ.

      Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

      Итак, в этом документе, в отличие от ГОСТа Р 6.30-2003, нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово «Верно» (так, на практике часто используют фразу «Копия верна»), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит «Подпись» лица, свидетельствующего верность копии. Например, исходя из текста Указа № 9779-Х можно сделать вывод, что указание инициалов и фамилии ставящего личную подпись должностного лица не является обязательным. Это подтверждается и судебной практикой.

      ЗАО «Фирма «Волброк ЛТД» одержало победу в споре с Инспекцией Федеральной налоговой службы № 43 по г. Москве, несмотря на ссылки налогового органа на то, что налогоплательщик не представил надлежащим образом оформленный пакет документов в подтверждение права на применение налоговой ставки 0% по НДС по операциям при реализации товара по внешнеторговому контракту.

      В частности, налоговая инспекция в суде настаивала, что представленный налогоплательщиком пакет копий документов не был заверен должным образом, так как отсутствовали дата заверения и расшифровка подписи лица, заверившего документы. Это, по мнению налогового органа, свидетельствовало о нарушении п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 (на несоблюдение Указа № 9779-Х ссылок не было). Суды всех трех инстанций посчитали, что раз требования к оформлению документов в ГОСТе Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер, то и описанные нарушения не могут служить основанием для отказа в удовлетворении требований общества (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.11.2006 № КА-А40/11075-06 по делу № А40-29722/06-129-219).

      При рассмотрении данного дела судами не были применены правила, установленные Указом № 9779-Х. Но есть и примеры разрешенных налоговых споров, когда судьи высказывали противоположное мнение. Мы еще остановимся на них подробнее при дальнейшем исследовании практики судов (см. Судебную практику 2). А пока продолжим рассмотрение положений Указа № 9779-Х.

      Последовательность расположения реквизитов заверения копии документа в Указе № 9779-Х тоже не зафиксирована. Зато выделен ряд моментов, которые отсутствуют в упомянутом тексте ГОСТа:

      1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются «должностными лицами» – состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.

      На практике суды редко обращают внимание на такие тонкости и принимают от представителей организации, не находящихся в ее штате, заверенные ими копии документов как в ходе судебных заседаний, так и в качестве приложений к подаваемым в суд исковым заявлениям (иным заявлениям, ходатайствам, жалобам, отзывам, возражениям).

      Но попадаются и сведущие в этом вопросе судьи! Поэтому мы не советуем пренебрегать данным правилом, заверяя копии подписями сторонних лиц, пусть даже скрепленными печатью организации. Более того, надо тщательно следить за тем, чтобы и сотрудник компании, заверяющий копии, был на это уполномочен. В противном случае копия юридической силы иметь не будет!

      Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

    • во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п., см. Примеры 3 и 4) и
    • в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами, см. Пример 5), а также
    • в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта – и в ее новой редакции), поскольку заверение копий документов от имени организации – это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом (см. Пример 2).
    • Руководитель же вправе удостоверять верность копий на основании закона (соответствующие положения есть в Гражданском кодексе РФ и законах об отдельных видах юридических лиц) и в силу устава (или иного учредительного документа) организации.

      Формулировка в трудовом договоре о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

      Формулировка в инструкции по делопроизводству о наделении работников организации полномочиями заверять копии документов

      Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

      Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

      ООО «Медиаком» удалось выиграть в суде спор с налоговой инспекцией только за счет того, что налоговый орган в качестве единственного доказательства своей позиции ссылался на представленную им самим ксерокопию документа, заверенную ненадлежащим образом – сотрудником общества, полномочия которого на заверение копий не были подтверждены.

      Судьи сослались на то, что согласно закону (ч. 8 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ) письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Доказательств того, что бригадир цеха инкубации, заверивший копию производственного журнала, являлся должностным лицом, уполномоченным заверять копии документов, налоговым органом не было представлено. Поэтому судом со ссылкой на абз. 4 п. 1 Указа № 9779-Х был сделан вывод, что копия производственного журнала не была заверена в установленном порядке и не является надлежащим доказательством (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 17.05.2006 по делу № А14-22577/2005/995/24).

      Как видите, в данном деле суд встал на сторону организации-налогоплательщика, применив положения Указа № 9779-Х как нормативного правового акта, обязательного для применения. Важно отметить, что ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003 в данном судебном акте не содержится и суд не принял этот документ во внимание. И подобным образом рассмотренное дело – не единственное. Есть аналогичные примеры и среди дел по спорам между хозяйствующими субъектами.

      ООО «Автоколонна № 8» обратилось в арбитражный суд с иском к предпринимателю К. о взыскании 2 228 696 руб. убытков. Решением суда первой инстанции в иске было отказано. Однако суд кассационной инстанции данное решение отменил и вернул дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции в связи со следующим.

      Он посчитал, что нижестоящий суд в нарушение ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ в качестве письменных доказательств принял светокопии документов, заверенные адвокатом ответчика. Документы, на которые ссылался суд первой инстанции, не соответствовали требованиям, предъявляемым к копии согласно Указу № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 24.02.2005 № Ф09-288/05-ГК по делу № А50-24036/04).

      Из описанного дела видно, что, привлекая для представления интересов организации в суде адвоката (или иного юриста), не состоящего в штате компании, целесообразно обеспечить представление в материалы судебного дела копий документов, заверенных руководителем самой организации или другим уполномоченным должностным лицом, являющимся ее работником.

      2. Следует делать отметку о месте нахождения подлинника документа в той организации, в которой заверяется его копия. Судьи редко обращают внимание на такие нюансы при рассмотрении споров. Но если обратят, то это может повлиять на исход дела.

      ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» обратилось в арбитражный суд с заявлением об обязании Управления Министерства РФ по налогам и сборам по Кабардино-Балкарской Республике и Инспекции Министерства РФ по налогам и сборам по Черемскому району зачесть в счет имеющейся задолженности в бюджет НДС в сумме 10 000 000 руб. по экспортным поставкам. Решением суда первой инстанции, оставленным без изменения апелляционной инстанцией, требования общества были удовлетворены в полном объеме на том основании, что организация достоверными доказательствами подтвердила факт экспорта товара.

      Однако суд кассационной инстанции с такой мотивировкой не согласился, вернув дело в суд первой инстанции и указав среди прочего следующее. При новом рассмотрении дела необходимо принять во внимание то, что представленные обществом копии документов, обосновывающих правомерность его претензий к налоговым органам, не отвечают требованиям Указа № 9779-Х. В представленных ООО «Спиртоводочный завод «Экстра» копиях нет указания на дату их выдачи и не содержится отметки о том, что подлинный документ находится в данной организации. Поэтому копии документов не заверены надлежащим образом и не отвечают установленным требованиям, исходя из чего невозможно сделать вывод о достоверности содержащихся в них сведений (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 09.12.2002 № Ф08-4542/2002-1589А).

      Причем аналогичный вывод был сделан судом кассационной инстанции по спору ООО «Калмнефть» с налоговыми органами о возмещении из бюджета НДС по экспортным операциям в размере 28 186 497,76 руб. (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 19.06.2003 № Ф08-1991/2003-749А).

      Итак, учитывая возможность подобного подхода судей к вопросу о надлежащем заверении копий документов, предъявляемых в суд в качестве доказательств, советуем внимательно относиться к составу реквизитов заверения и принять меры к соблюдению требований Указа № 9779-Х. Незначительная экономия времени на первоначальном этапе подготовки для суда копий документов может обернуться необходимостью представления дополнительных доказательств своей позиции по спорному вопросу (если они у вас окажутся), предъявления подлинников документов (при их несохранности возможен и совсем неблагоприятный исход в виде принятия судом доводов другой стороны), а также значительными временными и денежными затратами в ходе пересмотра дела.

      3. Наконец, в процитированном нами фрагменте Указа № 9779-Х четко обозначено, что верность копии свидетельствуется не только подписью уполномоченного лица, но и печатью организации.

      Напомним, что в п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 говорится лишь, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Сразу оговоримся, что по поводу трактовки последней фразы существуют две точки зрения:

      • согласно одной из них организация может решать по своему усмотрению, стоит ли вообще заверять копию печатью или можно обойтись без нее (эта группа специалистов рекомендует копии, выходящие за пределы организации, заверять печатью, а имеющие обращение внутри организации – не заверять);
      • сторонники же другой позиции утверждают, что имеется в виду возможность выбора, какой именно печатью организации заверять копию (т.е. оттиск печати в любом случае должен быть).
      • Однако, на наш взгляд, данный спор лишен практического значения, так как в Указе № 9779-Х четко зафиксировано, что оттиск печати необходим.

        Обратите внимание: Указ № 9779-Х исходит из того, что организация может заверять копии своих документов. Копии же «чужих» могут ею заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации. Поэтому нельзя заверять на своем предприятии копии учредительных, регистрационных документов, локальных нормативных актов, приказов, распоряжений и т.п. других компаний.

        Подобные разъяснения можно найти также в письмах государственных органов, которые хоть и не имеют нормативного характера, но активно применяются на практике.

        2. По вопросу заверения подготовленной копии.

        Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» государственные и общественные предприятия, учреждения и организации (далее – учреждения) выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих учреждений, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках учреждений.

        В таком же порядке учреждения могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других учреждений, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

        Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном учреждении.

        Вследствие этого, по мнению Департамента недвижимости, учреждение вправе заверять копии документов, изданных таким учреждением, а также вправе заверять копии документов, изданных другими учреждениями, но хранящихся в данном учреждении.

        В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 № 28, копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

        В случае если в учреждении хранится копия документа, не имеющая юридической силы, при поступлении соответствующего запроса в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 14 Закона о кадастре 2 выдается копия документа, не заверенная соответствующим образом.

        И Указ № 9779-Х, и ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривают такой реквизит, как дата заверения копии документа.

        Однако суды нередко смотрят сквозь пальцы на отсутствие указания на дату заверения (см., например, постановления судов первых двух инстанций в Судебной практике 4, а также Судебную практику 5).

        При этом практике судов известны и случаи, когда отсутствие даты заверения копии документа повлияло на мнение судей негативно, т.е. такие копии документов не были признаны надлежащими (см. постановление суда кассационной инстанции в Судебной практике 4).

        ОАО «Екатеринбургский муниципальный банк» отказал ООО «АС-Трейд» в уплате денежных средств по банковским гарантиям, сославшись среди прочего на то, что обществом был нарушен п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003 в части отсутствия даты заверения на представленных в банк копиях документов, приложенных к требованию об оплате по банковским гарантиям.

        ООО «АС-Трейд» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности по банковским гарантиям и выиграло спор. Суды первой, апелляционной и кассационной инстанций не посчитали нужным отказать в иске на основании нарушения обществом п. 3.26 ГОСТа Р 6.30-2003. При этом в судебных актах не содержится ссылка на регулирование рассмотренных отношений Указом № 9779-Х (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.09.2011 по делу № А56-69287/2010).

        Относительно применения положений Указа № 9779-Х в целом дополнительно поясним следующее. В ряде действующих нормативных правовых актов Указ № 9779-Х упоминается как документ, которым следует руководствоваться в обязательном порядке. Так, в приказе все того же Минэкономразвития России от 14.11.2006 № 376 Указ № 9779-Х прямо поименован среди нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги «Ведение государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства» (п. 1.2).

        Хотя в названии Указа № 9779-Х упоминается, что он распространяется на заверение копий документов, выдаваемых гражданам, под его действие подпадают и организации. Это нашло подтверждение в практике судов.

        Федеральный арбитражный суд Центрального округа в постановлении от 27.07.2004 по делу № А68-АП-122/Я-04 отметил, что «поскольку в соответствии со ст. 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц».

        ООО «Промышленное снабжение – Москва» обратилось в Инспекцию Федеральной налоговой службы № 10 по г. Москве с запросом о предоставлении сведений в отношении своего должника – ЗАО «Лагуна-Грин» (о банках и иных кредитных учреждениях, в которых открыты счета данного должника, о номерах расчетных счетов, количестве и движении денежных средств, а также об иных ценностях должника, находившихся на хранении в банках и иных кредитных учреждениях). К запросу была приложена копия исполнительного листа, на основании которого ООО «Промышленное снабжение – Москва» взыскивало сумму долга с ЗАО «Лагуна-Грин». В ответ налоговая инспекция сообщила об оставлении запроса без исполнения, поскольку в соответствии с п. 2 приказа МНС России от 23.01.2003 № БГ-3-28/23 «Порядок представления налоговыми органами информации взыскателю» к заявлению должна прилагаться копия исполнительного листа, заверенная в установленном порядке. Не согласившись с отказом налогового органа, ООО «Промышленное снабжение – Москва» обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании действий инспекции незаконными.

        При разрешении дела по существу суд сослался на установленные Указом № 9779-Х правила заверения копий документов и пояснил, что нормы Указа № 9779-Х распространяются и на юридических лиц (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 по делу № А40-127876/09-4-1013). Раз ООО «Промышленное снабжение – Москва» представило в налоговый орган копию исполнительного листа, не заверенную надлежащим образом, то и в удовлетворении требований следовало отказать.

        Однако встречаются и дела, при рассмотрении которых суды общей юрисдикции (которым подведомственны споры с участием граждан в качестве одной из сторон) приходили к выводам о невозможности применения Указа № 9779-Х в отношении отдельных случаев заверения копий документов.

        Верховный Суд РФ в определении от 02.03.2011 № 73-Г11-1 высказал мнение о том, что Указ № 9779-Х, определяя порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, не регулирует деятельность органов государственной власти, в силу чего несоответствие копий документов его положениям не свидетельствует о том, что они заверены ненадлежащим образом.

        В практике арбитражных судов тоже встречаются постановления, в которых судьи отрицают возможность распространения правил Указа № 9779-Х на некоторые виды отношений.

        ЗАО «ВАЗпромтехоборудование» обратилось в арбитражный суд с заявлением к Межрайонной инспекции Федерального налоговой службы № 2 по Самарской области о признании недействительным решения данной инспекции о привлечении общества к ответственности за совершение налогового правонарушения. Судом при рассмотрении дела было установлено, что у общества были похищены ноутбук с лицензионной программой 1С: Бухгалтерия и первичные бухгалтерские документы за 2008–2010 г., в связи с чем обществом были предприняты действия по восстановлению первичных документов, в частности, в материалы дела были представлены счета-фактуры, книги покупок, журналы учета. При этом довод инспекции о том, что представленные обществом копии счетов-фактур заверены ненадлежащим образом и что из данных копий не представляется возможным установить местонахождение их подлинников, со ссылкой на Указ № 9779-Х, судом отклонен с мотивировкой «поскольку последний регулирует порядок заверения и выдачи копий документов гражданам» (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 03.07.2012 по делу № А55-19965/2011).

        Отметим, что это не единственные случаи, когда суды посчитали Указ № 9779-Х не применимым к отдельным ситуациям. Так, есть примеры судебных актов, в которых арбитры расценили Указ № 9779-Х как не регулирующий отношения по возмещению НДС (см., например, постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.01.2002 № КА-А40/181-02, от 21.05.2002 № КА-А40/3198-02). А в одном из конкретных дел суд и вовсе сделал вывод, что данный Указ не распространяется на порядок заверения копий документов, представляемых в суд акционерным обществом по гражданско-правовому спору, рассматриваемому в арбитражном суде.

        ОАО «Окская судоверфь» обратилось в арбитражный суд с иском к ООО «НоваТЭК» о взыскании 1 063 636,34 руб. долга по арендной плате и 265 636,53 руб. пеней за просрочку платежей. В обоснование отсутствия задолженности ООО «НоваТЭК» представило копию акта о возврате объекта аренды, утверждая, что задолженность не подлежит взысканию с него, поскольку рассчитана за период уже после возврата объекта найма, когда ответчик не пользовался имуществом, то есть после прекращения арендных отношений.

        Ссылка ОАО «Окская судоверфь» на то, что копия акта не соответствует требованиям Указа № 9779-Х, не была воспринята судом. Судьи решили, что названный правовой акт определяет порядок удостоверения копий документов, выдаваемых по заявлениям граждан государственными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями, к числу которых общество не относится.

        На просьбу ОАО «Окская судоверфь» истребовать подлинник акта у ООО «НоваТЭК», поскольку истец считал данный акт фальсифицированным, суд ответил отказом. В обоснование, наряду с другими доводами, указал что истребование подлинных документов в дело является правом суда, реализуемым с учетом конкретных нюансов спора, а обстоятельства рассматриваемого дела не подлежат в силу нормативных правовых актов подтверждению только подлинниками документов при наличии доказательств исправности ООО «НоваТЭК» как арендатора (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.03.2012 по делу № А43-9704/2011).

        Кроме названных нами актов, регулирующих в той или иной степени вопросы заверения копий документов (ГОСТ Р 6.30-2003, Указ № 9779-Х, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), существует еще и ряд других, которые приняты в отношении отдельных случаев представления копий. Например:

      • приказ Федеральной налоговой службы РФ от 31.05.2007 № ММ-3-06/[email protected] (см. приложение № 5 к нему);
      • Положение о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утвержденное постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691 (см. п. 11 данного Положения);
      • Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации № 205/2/588, утвержденная Министром обороны РФ 19.08.2009 (см. п. 236–241), и др.

      В следующем номере читайте окончание статьи. Мы рассмотрим частные случаи практики представления заверенных копий документов в различных ситуациях (в налоговый орган; при привлечении к ответственности за утрату подлинников; по запросу работника; по запросу акционера / участника; для участия в конкурсе / аукционе; как доказательство в суде). И систематизировав такой большой объем информации, в конце статьи мы сделаем окончательные выводы, а также дадим свои итоговые рекомендации по заверению копий документов.

      По заключению Минюста РФ (письмо от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД) данный ГОСТ не нуждался в государственной регистрации. Вернуться назад

      Федеральный закон от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» (примеч. ред.). Вернуться назад

      Смотрите еще:

      • Авторское свидетельство и патент Патент и авторское свидетельство: сходство и различия В нашей стране право собственности на любое изобретение может быть передано непосредственно государству, в результате чего выдается авторское свидетельство, действительное 15 лет с […]
      • Госпошлина ип в арбитражный суд Размер госпошлины при подачи кассационной жалобы в арбитражный суд? На меня, как на индивидуального предпринимателя подало исковое заявление о взыскании в арбитражный суд ООО. Процесс они выиграли. Я подал в апелляцию, решение оставили […]
      • Приказ минздравсоцразвития от 260411 Приказ минздравсоцразвития от 260411 Выполнять, иду 342н 26.04.11 рф от приказ минздравсоцразвития существовала Ей это 26.04.11 удалось, залезли в головной приказ глубже, порылись там хорошо, а уж 342н привели в […]
      • Фмс патент в москве Патент на работу для граждан Украины Стоимость: согласно официальным ценам ММЦ в Сахарово. Легальность патента: в итоге вы получите 100% легальный патент, подлинность которого сможете проверить самостоятельно на официальном сайте […]
      • Нормативные акты регламентирующие деятельность суда Нормативные акты регламентирующие деятельность суда НОРМА ТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СУДА 1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993 г.); 2. Федеральный конституционный закон […]
      • Прокурор мохов Прокурор мохов Адрес 107140, г. Москва, ул. Краснопрудная 22Б (схема проезда) Телефоны для обращения граждан +7 (495) 785-70-00 Телефон для обращения СМИ +7 (495) 785-70-00 (доб. 180) Факс +7 (499) 266-16-75 Отдел с дислокацией в г. […]
      • Права и обязанности ученика в школе по новому закону об образовании Права и обязанности учащихся Неотъемлемой составляющей образования является воспитание - педагогически рациональное управление процессам развития личности ребенка. Такое его понимание закреплено в Законе РФ «Об образовании» и находит […]
      • Приказ министра обороны 844 Приказ Министра обороны Российской Федерации от 3 июня 2011 г. N 844 г. Москва "О внесении изменений в приказ Министра обороны Российской Федерации от 30 июня 2006 г. N 200" Документ является поправкой к Зарегистрирован в Минюсте РФ 20 […]