Приказ о лицевых счетах работников

Лицевой счёт работника по форме Т-54. Инструкция по заполнению

Форма Т-54 является унифицированным бланком для лицевого счета работников предприятий и организаций. Он оформляется на каждого сотрудника при приеме на работу и чаще всего применяется в больших компаниях (маленькие фирмы предпочитают использовать другие, более удобные для них бланки).

Лицевой счет по форме Т-54 является одним из самых важных документов на предприятиях, поскольку в нем указываются подробные личные сведения о сотруднике, количество отработанных часов по каждому конкретному месяцу, зарплатные начисления и удержания.

Кто оформляет Т-54

Учет лицевых счетов по заработной плате по форме Т-54 ведет специалист бухгалтерского отдела, он же ежемесячно занимается их заполнением.

Основания для заполнения формы Т-54

Для заполнения личного счета сотрудника по форме Т-54 необходимо пользоваться сразу несколькими документами. Сведения сюда вписываются на основании личной карточки работника, табеля учета рабочего времени (как в расчетно-платежную и расчетную ведомость), различного рода приказов – о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуске, взысканиях и поощрениях. Практически все данные, вписываемые в данный бланк, должны быть подтверждены документально.

Заполнение бланка лицевого счёта работника по форме Т-54

Как и любые другие учетные документы, бланк формы Т-54 включает в себя обязательную часть с реквизитами организации. Здесь в соответствующих графах нужно вписать полное наименование предприятия (с указанием организационно-правового статуса), код ОКПО (из регистрационных документов), а также структурное подразделение или отдел, к которому относится сотрудник, на которого оформляется данный лицевой счет.

Ниже вписывается номер документа, расчетный период (тут указывается дата приема на работу нового сотрудника, а в случае, если работник уже давно числится на предприятии, то первый месяц текущего года), а также категория персонала (руководитель, служащий и т.д.).

Далее нужно указать личные данные работника, на которого оформляется Т-54: его ФИО (полностью), табельный номер, присвоенный при трудоустройстве, номер ИНН, СНИЛС, код местожительства (узнать можно в территориальной налоговой службе), семейный статус, количество детей (если есть, если нет – прочерк), дату на момент трудоустройства и дату рождения.

Вторая и третья часть документа являются основными и включают в себя большую таблицу, содержащую 49 столбцов, в которые подробнейшим образом вписаны все сведения о работе сотрудника (в т.ч. фактически отработанном времени, начислению зарплаты, удержаниях и т.п.). Рассмотрим столбцы с 1-22.

  • С 1 по 8 столбцах указываются данные о приеме на работу, номер приказа о трудоустройстве, структурное подразделение, к которому относится сотрудник, условия труда (количество часов в неделю, график и т.п.), тарифная ставка (оклад или почасовая работа), а также всевозможные надбавки и премии, при наличии таковых. Если сотрудник увольняется, переводится на другое рабочее место и т.д. – это также необходимо внести в данные столбцы с обязательными ссылками на документы, послужившие основанием для этих действий.
  • С 9 по 16 столбцы вносится информация о количестве отпусков и их разновидностях, с указанием на приказы руководства и иные обосновывающие документы, а также точными датами отпускных периодов и общим числом календарных отпускных дней по каждому отпуску.
  • С 17 по 21 столбцы фиксируют сведения обо всех удержаниях, принятых в отношении сотрудника (в т.ч по исполнительным листам), тоже с ссылкой на приказ, датой и суммой удержаний.
  • В 22 столбец вписывается сведения о налоговых льготах (т.е. стандартного налогового вычета, если таковой имеет место быть).
  • Последняя, заключительная часть формы Т-54 содержит информацию о начисления и удержаниях, произведенных в отношении сотрудника. При этом следует обратить внимание на то, что данные вносятся помесячно (т.е. построчно). Месяцы обозначаются порядковыми числами от 01 до 12 (столбец 23)

  • С 24 по 27 столбец – сюда вносятся сведения о присутствии и отсутствии сотрудника на рабочем месте (общее количество часов по каждому пункту) в течение месяца;
  • С 28 до 37 столбец содержит полный перечень начислений сотруднику за отчетный месяц (в т.ч. основной заработок, больничные, отпускные, премии, выплаты по материальной и социальной помощи и т.д.);
    • С 38 по 46 столбцы фиксируют всевозможные удержания по работнику (в т.ч. ранее выплаченные авансы, НДФЛ и пр);
    • C 47 по 48 столбцах указываются данные о задолженностях сотрудника перед организацией;
    • 49 столбец включает в себя сумму начисленных к выдаче средств на основе данных, полученных из предыдущих строк, за месяц работы.
    • После тщательного внесения информации во все столбцы, бухгалтер, ответственный за оформление лицевых счетов, должен поставить под данным документом свою подпись с обязательной расшифровкой и датой окончательного заполнения.

      Сроки хранения отдельных документов по оплате труда

      Уважаемые коллеги, пожалуйста, подскажите срок хранения следующих документов: записки-расчета о предоставлении отпуска работнику по форме Т-60, ведомостей на перечисление заработной платы; расчетов, подтверждающих расчет среднего заработка при командировке.

      Изучала Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 года № 558, все равно никак не могу понять.

      У меня очень ограниченная емкость архива и мне надо понять — могу ли я частично уничтожить ряд документов за 2008-2009 год, а именно эти документы занимают огромное количество места.

      Мой кадровик говорит, что эти документы имеют срок хранения 3 года, но ссылку на нормативный акт дать не может.

      Заранее всем огромное спасибо.

      Добрый день!
      На «клерке» я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой «первичке».
      Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится:
      Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

      Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

      1. По учету кадров:

      №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
      №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

      Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
      Срок хранения 75 лет.

      №Т-2 «Личная карточка работника»,
      №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

      Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
      Срок хранения 75 лет.

      №Т-3 «Штатное расписание».

      Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
      Срок хранения 3 года.

      №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

      Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
      Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

      №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
      №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

      оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
      Срок хранения 75 лет.

      №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
      №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

      Применяется для оформления и учета отпусков.
      Срок хранения 5 лет.

      №Т-7 «График отпусков».

      Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
      Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
      Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
      О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
      Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

      №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
      №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

      применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
      Срок хранения 75 лет.

      №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
      №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

      оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
      Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

      №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

      служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
      Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

      №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

      содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
      Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

      №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
      №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

      оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
      Срок хранения 75 лет.

      2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

      №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

      Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
      Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
      Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
      Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

      №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

      используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
      Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

      №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
      №Т-51 «Расчетная ведомость»,
      №Т-53 «Платежная ведомость»,

      применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.
      В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
      Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

      №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

      применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
      Срок хранения 5 лет.

      №Т-54 «Лицевой счет»,
      №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

      применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
      Срок хранения 75 лет.

      №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

      используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
      Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

      №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

      применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
      Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

      №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

      Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
      Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
      Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).
      25.04.12 12:06
      Екатерина Анненкова

      аттестованный аудитор Минфина РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»

      Лицевой счет работника. Образец

      Лицевой счет работника открывается бухгалтерией организации на основании приказа о приеме работника на работу. Для ведения лицевого счета работника используются унифицированные формы N Т-54 и N Т-54а.

      Бланк формы N Т-54 используют, если бухгалтерский учет ведут вручную, бланк формы N Т-54а – если учет ведут на компьютере. Как правило, лицевой счет открывают на один календарный год на каждого сотрудника организации. В лицевой счет заносят все сведения о работе сотрудника:

    • номера и даты приказов о приеме на работу,
    • начисленные суммы,
    • сведения об использовании отпусков,
    • суммы предоставленных льгот (налоговых вычетов), удержания из заработной платы и т.д.
    • Сведения для занесения в лицевой счет берутся из первичных платежных документов, а также иной документации, в которой учитывается фактическая выработка (выполненные работы, величина отработанного рабочего времени).

      Лицевые счета хранят в архиве организации в течение 75 лет. Форма N Т-54а обычно распечатывается по окончании года или и по мере надобности.

      Источник: Постановление Росстата от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате».

      Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году

      Унифицированная форма № Т-54а (лицевой счет (СВТ))

      Отправить на почту

      Т-54а (лицевой счет) – форма, используемая для отображения информации, необходимой для начисления зарплаты и осуществления удержаний из нее, по определенному сотруднику на протяжении года, а также для внесения туда самих сумм начислений и удержаний. Подробнее о том, где и зачем применяется эта форма, а также о порядке ее заполнения вы узнаете из нашей статьи.

      Когда используется форма лицевого счета сотрудника

      Форма Т-54а является унифицированной (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и используется бухгалтером для того, чтобы на протяжении года вносить в нее сведения о ежемесячных начислениях и удержаниях, произведенных по конкретному сотруднику. Такие лицевые счета заводятся для каждого трудоустроенного работника.

      Сведения для занесения в форму Т-54а берутся из первичных документов, относящихся к работнику, а также иной документации, в которой учитывается фактическая выработка (выполненные работы, величина отработанного рабочего времени).

      Основанием для того, чтобы завести лицевой счет для работника, служит приказ о приеме его на работу. На предприятиях с большим штатом формы Т-54а заполняются персонально на каждого сотрудника, но если сотрудников не так много, возможна альтернатива – ведение специальных ведомостей.

      В чем отличие форм Т-54 и Т-54а

      В отличие от формы Т-54, которая заполняется вручную, документ Т-54а используется только в тех случаях, когда процесс обработки бухгалтерских данных автоматизирован и осуществляется с помощью средств вычислительной техники (СВТ).

      Это означает, что лицевой счет с литерой «а» обязательно распечатывается на принтере, причем для его создания и ведения используется специальная бухгалтерская программа.

      Порядок ведения лицевого счета

      К распечатанному бланку Т-54а (с заполненными данными о сотруднике) ежемесячно подклеивается расчетный листок, содержащий:

    • данные о том, как была сформирована зарплата;
    • информацию обо всех произведенных удержаниях;
    • итоговую сумму выплаченных средств.
    • ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На оборотной стороне лицевого счета (либо на каждой подклеиваемой к нему распечатке) приводятся все шифры и коды, используемые при учете зарплаты.

      В лицевой счет заносится вся информация, связанная с трудом работника, если она может повлиять на размер зарплаты. Так, в документе отражаются:

    • дата и номер приказа о трудоустройстве;
    • информация об отгулянных отпусках;
    • сведения о начисленных доходах;
    • информация о налоговых вычетах или иных использованных льготах;
    • данные по удержаниям из зарплаты.
    • Срок хранения лицевых счетов составляет 75 лет. Для обеспечения столь длительного хранения документы должны быть сданы в архив. Обычно лицевые листки заводятся на календарный год, но возможно и более длительное использование 1 бланка документа.

      Где скачать бланк Т-54а

      Скачать бланк лицевого счета формы Т-54а можно на нашем сайте.

      Форма Т-54а представляет собой лицевой счет, оформляемый ежегодно на каждого из сотрудников. В нем содержатся сведения, на основании которых сотруднику начисляется зарплата, и сами начисления. В отличие от аналогичной формы Т-54 форма Т-54а ведется с применением средств вычислительной техники.

      Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

      Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

      Правила нумерации лицевых счетов работников

      Все, что смогла найти

      Постановление Госкомстата от 05.01.2004 №1

      Цитата: Лицевой счет
      (форма N Т-54)

      Лицевой счет (свт)
      (форма N Т-54а)

      Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.
      Заполняются работником бухгалтерии.
      Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.
      Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

      Заполнение лицевого счета Т-54 2014-07-05

      Цитата: Образец заполнения формы Т-54В титульной части бланка лицевого счета по заработной плате заполняется:

      Название организации и структурного подразделения, в которое принят сотрудник;Номер лицевого счета;Расчетный период – в поле «с» ставится дата открытия лицевого счета. Данный документ заводится на работника либо с начала любого календарного года, либо с момента принятия сотрудника на работу ;

      Цитата: МИНОБРНАУКИ РОССИИ
      Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшегопрофессионального образования
      «Нижегородский государственный педагогический университет»
      Социально-экономический институт
      Кафедра менеджмента
      МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
      по подготовке документов по личному составу
      к архивному хранению
      Нижний Новгород, 2012

      Станченкова Ю. И. Учебно-методическиие рекомендации по проведению научно-технической обработки документов по личному составу организаций для самостоятельной работы студентов по дисциплине «Делопроизводство», «Документационное обеспечение управления персоналом» и для работников архива, кадровых и финансовых служб, организаций, предприятий, учреждений.
      Рекомендации разработаны старшим преподавателем Ю. И. Станченковой, рассмотрены и одобрены на заседании кафедры страхования, финансов и кредита, протокол № 1от 06марта 2012 г.
      © ВГИПУ
      © Станченкова Ю. И.
      .
      5.2. В делопроизводстве лицевые счета систематизированы, как правило, по штатному расписанию или табельным номерам. При подготовке к длительному хранению лицевые счета систематизируются по алфавиту фамилий работников для удобства справочно-поисковой работы в дальнейшем.
      При большом объеме лицевые счета за один год могут формироваться в дела по структурным подразделениям организации (отделам, цехам) или по подведомственным организациям, а внутри дела – по алфавиту фамилий. Название структурного подразделения или подведомственной организации отражается в заголовке.
      .

      Если лицевые счета сформированы в дела не по алфавиту фамилий и переформирование их признано нецелесообразным, то для удобства поиска нужного документа необходимо составить внутренние описи к ним по типу алфавитного указателя с указанием ФИО и №№ листов.

      Цитата: Как заполнить лицевой счет работника
      Советы Эксперта — Консультанта по финансовым вопросам
      Краткое пошаговое руководство
      Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .

      Шаг — 1
      В верхней части лицевого счета Т-54 укажите наименование вашей организации в соответствии с уставом или другим учредительным документом или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с паспортом, водительским правами или военным билетом, если ОПФ компании является индивидуальный предприниматель. Впишите название структурного подразделения, где оформлен
      работник, в соответствии с настоящим штатным расписанием.

      Шаг — 2
      Напишите порядковый номер счета, табельный номер сотрудника в соответствии с его личной карточкой, ведущейся на предприятии. Укажите категорию персонала, к которой относится данный специалист. Впишите идентификационный номер налогоплательщика вашего предприятия и номер пенсионного страхового свидетельства работника. Напишите код места жительства по соответствующему классификатору. Укажите семейное положение сотрудника (женат, не женат, замужем, не замужем). Если у специалиста имеются дети, укажите их количество.

      Цитата:
      В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

      Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

      Из всего прочитанного мной можно сделать следующие выводы:

      1. Лицевые счета формируются по алфавиту
      2. №№ табельных и лицевых счетов могут совпадать и не совпадать
      3. Лицевой счет на работающего сотрудника каждый год заводится новый или при приеме на работу нового сотрудника.
      4. Значит, после увольнения, вновь принимаемый сотрудник относится, учитывая правило заведения лицевого счета при новом приеме на работу будет относиться к новым сотрудникам и на него вновь нужно заводить лицевой счет .

      В кадровой документации приблизительно такие же — если сотрудник увольняется, его карточка Т-2 подшивается в алфавитном порядке в том году, в котором произошло увольнение. Если же в течение года он снова устраивается, мы вновь заводим на него новую карточку Т-2, присваивая ей новый номер.

      По аналогии, мне кажется, так нужно поступать и с лицевыми счетами.

      По этому вопросу нет никаких нормативных актов или разъяснений (а может, я не нашла за те 3,5 часа, что искала инфу)Может, бухгалтера подскажут.

      Я думаю, организация сама должна разработать Положение о ведении лицевых счетов (или еще как-то сформулировать), просто уже голова не соображает

      Ведение лицевого счета Т-54

      Цитата: В организации работают 1700 сотрудников, ежемесячно бухгалтерия в их лицевых счетах (формы Т-54 и Т-54 (свт)) отражает сведения о заработной плате.
      Обязана ли организация хранить лицевые счета работников в течение 75 лет при том, что в настоящее время ежегодно подается информация в Пенсионный фонд РФ, где и хранится?

      Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
      Организация обязана хранить лицевые счета своих работников унифицированных форм Т-54, Т-54 (свт) в течение 75 лет.

      Обоснование вывода:
      Как вы верно отметили, Пенсионный фонд РФ обладает сведениями о заработке работников, содержащимися в индивидуальных лицевых счетах, открытыми им (ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»), а Перечень документов, необходимых для установления трудовой пенсии, утвержденный постановлением Минтруда РФ и ПФР от 27.02.2002 N 16/19па, требует прикладывать к заявлению гражданина, обращающегося за назначением пенсии, только документы о среднемесячном заработке за 2000-2001 годы или 60 месяцев подряд до 1 января 2002 г. в течение трудовой деятельности (п. 2 Перечня).
      Обязанность по предоставлению гражданином, обратившимся за назначением трудовой пенсии по старости, справки от работодателя о заработной плате за период после 1 января 2002 (после регистрации застрахованного лица в системе государственного пенсионного страхования) законодательством не установлена. Однако на практике нередко возникают случаи, когда работник обращается к работодателю с просьбой об оформлении такой справки за период после 1 января 2002. В этой связи у работодателя может возникнуть необходимость использовать информацию, содержащуюся в документах бухгалтерского и кадрового учета, позволяющих достоверно установить индивидуальный размер заработной платы за тот или иной период работы у данного работодателя, в лицевых счетах.
      Унифицированные формы N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)» являются первичными учетными документами по оплате труда, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление N 1). Указанные формы применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением N 1).
      Сроки хранения первичных учетных документов регламентированы Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (ч. 3 ст. 29 Закон N 402-ФЗ).
      Однако, по нашему мнению, требования о сроках хранения первичных учетных документов, установленные Законом N 402-ФЗ, распространяются только на те формы, утвержденные Постановлением N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, а именно расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53). Соответственно, на прочие формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением N 1, в том числе на формы N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», требования ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ не распространяются.
      Единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ (п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ), пп. 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406).
      Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558*(1).
      Согласно статье 316 Перечня выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов должны храниться в течение 5 лет. Лицевые карточки и счета работников должны храниться в течение 75 лет (статья 413 Перечня). Обратите внимание, что аналогичные сроки хранения лицевых счетов работников содержались в статье 153 документа — предшественника — Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000.
      Возможность хранения указанных документов организациями менее 75 лет положениями Законом N 125-ФЗ и Перечня не предусмотрена, что означает, что установление организацией в локальных нормативных актах либо иным способом сроков хранения графиков учета рабочего времени, меньших по продолжительности, чем указанные в Перечне, недопустимо. За нарушение правил, в том числе сроков, хранения архивных документов статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.
      Кроме того, хранение графиков учета рабочего времени менее установленных нормативно сроков означает невозможность представления их заверенных копий по заявлению работника, а следовательно, нарушение организацией положений ст. 62 ТК РФ. А в силу ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
      Таким образом, лицевые счета унифицированных форм Т-54, Т-54 (свт) организация обязана хранить в течение 75 лет.

      Ответ подготовил:
      Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
      Чашина Татьяна
      Контроль качества ответа:
      Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
      Комарова Виктория
      4 сентября 2013 г.

      Лицевой счет сотрудника (формы Т-54 и Т-54а)

      Лицевой счет работника является внутренним документом работодателя, содержащим сведения обо всех видах выплат и удержаний из заработной платы сотрудника.

      Лицевой счет открывается бухгалтером после приема сотрудника на работу и ведется им на протяжении всей трудовой деятельности работника. Данные вносятся на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

      К таким документам, в частности, относятся:

    • табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);
    • маршрутные и путевые листы;
    • приказы;
    • больничные листы;
    • рапорты о выработке;
    • наряды на сдельную работу;
    • иные документы.
    • На основании данных личного счета впоследствии заполняется платежно-расчетная ведомость по форме Т-49.

      Бланк лицевого счета сотрудника

      Лицевой счет ведется по двум формам:

    • Т-54 – унифицированная форма карточки лицевого счета. Как правило, указанная форма применяется для ведения учета заработной платы на крупных предприятиях и организациях. Небольшие организации и ИП чаще всего применяют унифицированную форму Т-49, являющейся как расчетной так и платежной ведомостью.
    • Т-54а – форма карточки лицевого счета, для ведения учета в электронной форме.
    • Примечание: если работодатель для расчета заработной платы применяет ведомость по форме Т-51, то лицевой счет по форме Т-54 не составляется.

      Как заполняется лицевой счет сотрудника

      Общие требования к заполнению

      • Данные в карточку вносятся синими либо черными чернилами.
      • Не допускается внесение исправлений, использование корректирующих средств, в том числе замазок.
      • Документ состоит из титульного листа и таблицы, содержащей 49 граф.
      • Инструкция по заполнению карточки лицевого счета

        Титульная часть: Самыми первыми заполняются строки, содержащие сведения о работодателе: наименование организации (структурного подразделения), код по ОКПО и ОКУД. Затем вносятся сведения о дате открытия счета, расчетном периоде и самом работнике.

        Примечание: Сведения о сотруднике (номер ИНН и СНИЛС, семейное положение, количество детей, дата приема на работу) вносятся на основании личной карточки (Т-2).

        Далее заполняются сведения о работнике: ФИО, дата рождения, табельный номер, семейное положение, ИНН, номер СНИЛС, должность и др.

        Графы 1-8. Содержат данные о приёме на работу, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда. В указанных графах отражаются сведения о приказе о приеме на работу (увольнении, переводе) и т.д., месте работы (структурное подразделение), должности (специальность, профессия), тарифной ставке, сумме надбавок и доплат.

        Графы 9-16. Содержат сведения об отпусках работника: период за который предоставлен отпуск, длительность, дата и номер приказа, утвердившего отпуск.

        Графы 17-21. В указанных графах отражаются сведения об удержаниях в отношении сотрудника (по исполнительным листам, приказным документам и др.).

        Графа 22. В графе указывается сумма налогового вычета, предоставленного работнику.

        Графа 23. Указывается месяц, за который составляется счет, в формате: 01, 02, 03 и т.д.

        Графы 24-27. В указанных графах отражаются отработанные сотрудником дни (часы) в отчетном месяце. Данные берутся из табеля учёта рабочего времени.

        Графы 28-37. Указываются все начисления, произведенные сотруднику за отчетный месяц: заработная плата, премии, больничные, отпускные и иные выплаты.

        Графы 38-46. Отражаются удержания в отношении работника: НДФЛ, алименты, авансы и др.

        Графы 47-48. В указанных графах отражается задолженность организации перед работником и наоборот: сотрудника перед организацией.

        Графа 49. Указывается итоговая сумма выплат работнику за отчетный месяц.

        Образец заполнения лицевого счета сотрудника

        Карточка лицевого счета работника по форме Т-54 (скачать образец)

        Карточка лицевого счета работника по форме Т-54а (скачать образец)

        Смотрите еще:

        • Транспортный налог 2018 в московской области льготы Транспортный налог 2018 в московской области льготы Изменения ОСАГО. Приоритетной формой возмещения ущерба теперь будет восстановительный ремонт на станции технического обслуживания. Подробнее Плата налога и авансовых платежей по налогу […]
        • Транспортный налог ярославская область 2014 Транспортный налог ярославская область 2014 Изменения ОСАГО. Приоритетной формой возмещения ущерба теперь будет восстановительный ремонт на станции технического обслуживания. Подробнее Плата налога и авансовых платежей по налогу […]
        • Федеральный закон 36-фз от 26032003 Федеральный закон РФ №36 от 26.03.2003 г Принят Государственной Думой 21 февраля 2003 года.¶ Одобрен Советом Федерации 12 марта 2003 года.¶ (в ред. Федеральных законов от 28.12.2004 N 178-ФЗ, от 31.03.2006 N 54-ФЗ, от 05.02.2007 N 13-ФЗ, […]
        • Приказ о назначении замдиректора по увр Примерная форма приказа о назначении на должность заместителя директора (подготовлено экспертами компании "Гарант") [ наименование организации, предприятия ] Приказ о назначении на должность заместителя директора [число, месяц, год] г. [ […]
        • Пенза ставка транспортного налога 2018 Пенза ставка транспортного налога 2018 Изменения ОСАГО. Приоритетной формой возмещения ущерба теперь будет восстановительный ремонт на станции технического обслуживания. Подробнее Плата налога и авансовых платежей по налогу производится […]
        • Работа электриком в спб с проживанием Вакансии - работа электриком Одна из наиболее опасных профессий - работа электрика. Они в прямом и переносном смысле постоянно находятся "под напряжением", от их действий зависит электроснабжение жилых домов, транспорта, предприятий. […]
        • Приказ о профосмотрах детей 1346н Приказ Министерства здравоохранения РФ от 21 декабря 2012 г. N 1346н "О Порядке прохождения несовершеннолетними медицинских осмотров, в том числе при поступлении в образовательные учреждения и в период обучения в них" (утратил […]
        • Пенсию рассчитать фсин Пенсию рассчитать фсин ВАЖНО! В калькулятор внесены изменения: с 1 февраля 2016 г. повышение пенсии составляет 69,45 процента от размера указанного денежного довольствия. Законопроект № 911762-6 принят в третьем чтении госдумой в декабре […]